商務信函是指在對外貿易中使用的信件、電報、電傳、傳真、電子郵件和其他通信方式。商務信函的類型包括:談判函、詢價函、回函、請求函、通知函和聯系函。從商務信函的具體使用功能來看，可以分為:信函處理回復信函、訂單信函、預約信函、祝賀信函、感謝信、介紹信函、邀請函、聯系信函、道歉信、慰問信函、吊唁信函、推銷信函。
商務信函的作用
壹種是詢問信息或者傳遞信息。
二是處理業務溝通中的相關事宜。
三是聯系溝通感情。商務英語函電也是公司聯系客戶的工具，在對外貿易中起到溝通買賣雙方的媒介作用。它涉及到外貿業務的各個方面，包括建立業務關系、詢價、發盤、還盤、接受和執行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。商務英語函電的寫作應註意七個要素:完整、具體、清晰、簡潔、禮貌、理解和正確；
遵循三個原則:求同原則、委婉原則、言行壹致原則。
商務信函有多種風格，包括專業的、簡潔的和莊重的。書信格式的自由化主要體現在信頭、地址和信函中的地址等方面。隨著貿易雙方業務往來的增加和貿易關系的加強，相互了解和溝通日益加深，有個人內容向公函滲透的趨勢，這也促進了其格式的自由化。
在商務函電的寫作過程中，除了因格式的自由化而簡化外，語言的使用也簡化了。