照片檔案是指國家機關、社會團體或個人在社會活動中直接形成的，主要以靜止攝影圖像反映的具有保存價值的歷史記錄。照片檔案壹般包括底片、照片、描述三部分。
形式
傳統的照片檔案由底片、照片和文字說明組成。
負片負片分為原版負片和盜版負片。原底片是指照片形成過程中產生的原始底片，是照片檔案的原始材料，是照片檔案的關鍵部分。
拷貝底片是為了保護原始底片而翻拍照片形成的底片，也稱為拷貝底片。作為壹般單位，大部分都是原版底片。對於重要和珍貴的照片，原始底片和盜版底片應同時形成或保存。
照片。是通過負片沖洗出來的，和主體壹致。存檔的照片文件包含照片和底片。照片易於識別，是照片檔案的重要組成部分。
文本描述。就是照片的標題、文字補充、說明材料。壹張照片，不管它有多珍貴，如果缺少文字描述，它的價值就會大打折扣。尤其是歷史老照片，因為事物發生了變化，後人無法識別和理解，將無法準確揭示和表達事物的本來面目。所以照片和文字描述是相輔相成，不可分割的整體。