1.紅頭文件壹般用於主管部門和上級(總公司)政府部門的請示、報告(法院、公安、消防出具的證明不需要)；
2.對公司各部門下發的各種決策文件、各部門負責人的任命通知使用分發的紅頭文件；
3.總行下發的各種政策或指引性文件、重要部門設置或重大組織架構變動等。；
4、壹般性會議紀要、通知等文件；
5.老板要求的其他可以用於紅頭文件；
官方文件(通常標題為紅色)
它不是壹個法律術語，而是“各級政府機關(多為中央壹級)下發的帶有大紅標題和紅色印章的文件”的俗稱。通常用於表示企業中的重大事件或重大變化及命令。
“紅頭文件”並不是壹個法律術語，它指的是各級政府機關，多是指中央層面發布的帶有紅色標題和紅色印章的文件、聲明、公告、宣傳等的通稱。
意義
“紅頭文件”不是壹個法律術語，而是“各級政府機關(多為中央壹級)下發的帶有紅色標題和紅色印章的文件”的俗稱。
從制定機關的權限來看，行政法規的制定機關是國務院，規章的制定機關是31省、自治區、直轄市人民政府，19較大的市人民政府，以及國務院各部門、直屬機構和負有行政管理職責的直屬機構。壹般的“紅頭文件”可以在行政工作需要時，由具有行政權力的行政機關制定。可見，“紅頭文件”其實有廣義和狹義之分。
廣義的“紅頭文件”，字面上是標有紅頭文件和印章的，既包括行政機關直接針對特定公民和組織發布的文件，也包括行政機關不直接針對特定公民和組織發布的文件，以及行政機關為明確某些工作事項而發布的文件。
狹義的“紅頭文件”是指行政機關針對不特定公民和組織發布的，對公眾具有約束力，涉及其權利義務的文件，即法律意義上的行政法規、規章以外的其他具有普遍約束力的規範性文件。公眾關心的應該是狹義的“紅頭文件”。現在大部分公司都把它當成機密文件、雇傭文件、緊急文件的別稱。