公文是黨組織、國家機關、企業、事業單位、團體、學校等在黨務、政務、技術活動和經濟活動中進行公務活動的產物；公文也是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和協商國家事務的工具。公文具有直接有效的指導作用。這種引導作用包括指揮、法律、執行、指令、宣傳、教育、談判等。
寫公文不能脫離政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策、法規和法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮其特殊功能。根據國務院辦公廳6月1993+01發布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國國家行政機關公文共有12類、13類:①令(令)；2運動；3決定；4說明；(五)公告和通知。6通知；⑦通知；(八)報告；⑨請示；
10回復；信11；12會議紀要。根據中央辦公廳1996年5月印發的《我國黨的機關公文處理規定》，我國各級黨的機關公文共有14種:①決議；2決定；3說明；4意見；(五)通知；6通知；⑦公報；(八)報告；⑨請示；10回復；11法規；12調控；信13；14會議紀要。
以上兩個文件是黨政機關下發公文的依據，也成為企事業單位、社會團體、行業選擇通用公文的依據。當然，壹些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等機構，還有其他專門的公文。公文的處理程序壹般包括:①收文；(2)分開做，分批做；3提醒；4草稿；⑤審核簽發；⑥編號和打印；⑦歸檔(備案)；(8)破壞。與寫作直接相關的是草稿。
公文的格式要素壹般包括:公文的作者是公文的簽發機關，簽發機關應當書寫公文的全稱或者規範化簡稱。同級政府、政府部門、上級政府部門和下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門也可以與同級人大常委會、軍隊、人民團體、事業單位和行使行政管理職能的公司聯合行文。幾個機關聯合行文時，主辦機關應排在第壹位。前綴是發證機關的標誌。目前，中國使用的公文標題有三種類型:
1，由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成，用紅色字體設置並居中的大字，印在文件首頁上方，俗稱“大頭”。比如“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2.發證機關全稱或規範化簡稱用括號標註，俗稱“小版頭”。比如“浙江省人民政府(通知)”和“XX市教育委員會(函)”。3、印有發證機關全稱的公函紙，作為擡頭。