1.古代文言文中需要和必須的含義
“需要”原本是希望、祈禱等意思。，後來表示需要的東西，通常指物品、食物、衣服等。“胡子”的本義是頭發和胡須，後來演變成了必然和應該的意思。
2.官方文件中的用法
在公文中，“需要”和“需要”壹般是指某項工作或某項規定必須執行。但“需要”多用於向下屬或群眾發布命令時，要求對方辦理相關手續或按要求提供相應材料。“許”多用於承擔責任，強調對自己或同級機構下達命令時必須嚴格遵守規定。
3.用例
比如，在正式文件中，“各單位必須嚴格執行相關法律法規”是對各單位自行出臺的規定的明確要求，表達了必要和必須的基調。公文中“申請人需攜帶本人有效身份證件及相關證明材料”是對其他群體的流程要求，表明了必須辦理的基調。
雖然“需要”和“需要”在意義上可能有重疊，但在實際使用中還是有區別的。在適當的場合使用這兩個詞，有利於更好地表達自己的意思，提高公文的準確性和規範性。
公文，簡稱公文，屬於應用文。公文有廣義和狹義之分。從廣義上講，公文是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的書面材料。狹義的公文是指黨政機關處理公務時使用的公文。
4.分類
公文按其書寫方向可分為上寫、下寫、駢文。最後壹行是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。以下文字是指上級機關給下級機關的文字，如決定、指示、公告、通知、通告、通報等。平行書寫是指同級機關之間或不同下屬機關之間的書寫，如書信。會議紀要的通知和正式文件有時可以作為平行文本。
公文按其時限可分為緊急公文、緊急辦公公文和普通公文。如果公文內容有時限，需要快速送達，則稱為緊急公文。急件可以分為加急和加急兩種。緊急公文應盡快處理。時限越高，交付和辦理的速度越快，但壹定要“快求準”。隨著社會的發展，對公文時效性的要求越來越高。即使是正規的公文也要隨時處理，提高辦文效率。
按照保密程度，公文可以分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱機要文件，是指內容涉及黨和國家秘密，範圍和對象需要控制的文件。文檔的安全級別越高，對通信、閱讀和存儲的要求就越嚴格。