管理
業務文書是國家機關、政黨、企業、事業單位和社會團體在處理日常事務過程中形成的管理工具。商業文件具有行政或法律約束力。它的重要職能是管理日常事務。交易單據的管理，有些是顯而易見的，直接的，比如法規；有些比較微妙間接，比如考核。
(2)實用性
商務文件具有很強的實用性。商務文書必須從實際出發，了解和收集大量涉及對象的第壹手材料，然後在掌握大量材料的基礎上進入具體的寫作階段。只有在熟悉和了解基層對象情況的基礎上，才能寫出好的交易文書。實用性還表現在實踐的驗證上，必須在實踐中具有指導性和可靠性才有價值。比如計劃是否可行，只能在工作的實施中證明；規章制度制定是否合理，也要在單位和社區進行壹段時間的檢驗。
(3)靈活性
商務文件在使用、制作和書寫上都很靈活。應用範圍廣，使用頻率高，功能多樣。在生產目的、生產者和語言類型方面存在多樣性。寫作格式比較靈活。
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交易單據的作用
業務單據的作用大致可以概括為以下幾個方面:
(壹)溝通、指導。
國家機關、政黨、企事業單位、社會團體等。通過交易文件發布消息，交流信息，可以溝通情況，總結工作中的成功經驗和失敗教訓，更好地指導工作。比如簡報和調查報告，把基層的情況反饋給上級，便於上級指導工作。規劃是未來工作步驟和方法的指南。總結和述職報告分析了工作中得與失的原因，以避免以後盡可能少的重蹈或犯類似的錯誤。
(二)宣傳政策，教育群眾。
業務公文在指導工作的同時，還起到宣傳黨和國家的方針政策、教育廣大人民群眾的作用。比如，大部分會議文件都不可避免地向聽眾講述當前的政治形勢、國家的大政方針和當前的任務，號召大家同心同德，實現目標和任務。簡報除了交流信息外，還有宣傳政策、教育群眾的作用。考試文件、規範性文件在規範行為、約束行動的同時，也起到了宣傳教育的作用。
(3)規範行為，約束行為。
商務文書可以告訴人們該做什麽，不該做什麽，該做什麽，不該做什麽，從而起到規範行為，約束行動的作用。例如，規範性文件壹旦通過並生效，就具有約束力，有關組織或個人必須遵守。審查文書通過肯定當事人的優點，指出當事人的缺點，間接規範和約束當事人的行為。