(壹)、基本素質
1,身體素質:健康的身體應該是做好任何工作的重要前提。有壹個健康的身體。身體不好的人不能勝任秘書工作。
2、心理素質:始終保持良好的心態,精神狀態要正常,不要受情緒影響。每天都要以平和的心態從事自己的工作。壹個有心理障礙的人,壹個對社會充滿仇恨的人,壹個喜怒無常的人,是不可能做好秘書工作的。
3.思想素質:這是更高的要求。作為現代社會的高級管理者,在國際知名組織工作,應該具有愛崗敬業、實事求是、開拓創新的精神。此外,他們還應該有寬廣的胸懷,廣闊的視野和高度的社會責任感。
現代社會,人們工作生活節奏加快,社會日新月異,外面的世界精彩紛呈。幾乎每天都有讓妳感到難過的事情發生,更不用說每天的國內國際局勢了。就在我們身邊,經常會有壹些新奇的,意想不到的事情。今天,妳的壹個親戚玩股票賺了很多錢。妳的壹個朋友明天會在房地產上損失壹大筆錢;昨天妳哥們當了大官。前天,妳的壹個熟人被揭發貪汙進去了。。。。。。這些都會讓妳深有感觸,但是不要被各種情況影響。妳不能因為人家有錢,就覺得做人要大膽。我壹看到不對勁,馬上就想到了。還是謹慎為好!
(二)、職業素質
1,理論知識:壹定要認識到理論學習的重要性,壹方面要掌握紮實的基礎知識,包括法律、外語、經貿等對業務工作有幫助的知識。另壹方面,我們也註意收集新的信息,關註法律領域的新發展趨勢。
2.實踐經驗:工作中要註意總結好的經驗,盡量少走彎路,經常交流經驗,向有經驗的人學習。
3.處理能力:秘書的工作復雜瑣碎,要求我們有很高的處理能力。無論是辦案、開會還是處理日常事務,都要註意訓練自己的辦案能力,提高辦案效率,掌握壹定的辦案方法和技巧。(詳見“第四章”)
(3)、文化素質
1,社科學專業知識應該是最低要求,壹點文史哲知識,有壹定的文化素養也是必須的,可以培養生活的興趣,對工作有益。相傳清朝某年,皇帝派朝廷官員到南方招官,先後派了幾個人卻沒能完成這個崗位。為什麽?只是因為南方的文人認為這些官員文化素養低,寫不出詩,做不好。皇帝發了之後
壹個叫王爾烈的人又去江南處理這件事。江南那些才子,以寫對聯的方式嘗試王者文化,第壹聯說:江南錢山有千士,王爾烈當即做了壹副對聯與之對照:塞北天天有聖人。語言很神奇,很受歡迎。江南學者接著問,先生的學問有多大?王隨口念叨:天下文章歸三江三江,家鄉文章歸哥哥,我為哥哥改文章。
章。結果壹副對聯,壹首詩,完成了招聘工作。
2.自然科學:有各種仲裁、調解案件,往往涉及到自然科學的相關知識,如機械設備、建築工程、醫用化學等。壹方面要註意平時的積累;另壹方面,在處理這個案件的過程中,也要從中學開始學習這些知識。
3.外語:在我們辦理的案件中,涉外案件占了很大比重,而且往往涉及到外方當事人。在對外交往中,無論是書面還是口頭,我們都應該使用外語。要把自己打造成既懂業務又懂外語的“兩條腿”人才。
此外,學習壹些有用的技能也是有益的,比如電腦、開車、下棋、書畫。
俗話說“藝術不負重”。如果妳有壹定的素質,掌握了壹定的技能,總會有露骨的壹天。同樣,如果妳在那方面還有缺陷,肯定會有羞愧的壹刻。
但有壹點必須明確:我們必須始終以自己的工作為中心,在做好自己工作的前提下,可以充實自己的其他知識和技能,決不能淡化我們的“主題”,更不用說“無為”。
第四,秘書要掌握壹定的工作原則、方法和藝術的工作原則:工作中應遵循的規律,並使之成為我們行為的規範。工作方法:實現工作目標的手段和方法。比如過河:可以選擇遊泳、劃船、架橋等。關鍵是要選擇實用的方法。工作藝術:運用高超、巧妙、富有創造性的工作方法,圓滿完成工作任務,給人以美的感受和享受。
作為現代社會的秘書或管理者,要學會堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術,為此,要做到以下幾點:1,要協調好各種關系:包括與本部門領導、同事的關系;與仲裁員/調解員的關系;與當事人的關系,以及與律師的關系;與相關部門的關系等。
在協調與部門領導的關系時,要尊重領導,維護領導的威信,適應領導的工作習慣、方法、風格和特點。比如有的領導邏輯性很強,每段愛情都有因果。對於這樣的領導,談工作要講事實,提意見,分析,講道理;而且有的領導喜歡開門見山,開門見山,所以要言簡意賅,直奔主題;而且有的領導很幽默,妳不妨跟他(她)開個玩笑。了解領導的工作風格和特點,以便更好地開展工作。當然,在尊重領導的前提下,要敢於提出自己的觀點,要有維護真理的精神。那種壹味的迎合領導,無原則的服從,是不值得拿的。那樣的話,別人會懷疑妳的人品和性格,領導也不壹定會欣賞這樣的人。
對待當事人熱情周到,莊重大方,舉止得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要以官僚衙門自居,不要沾染士人的狡猾習氣。
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成為壹名好秘書的獨特技能
秘書這個職業讓很多人羨慕,但也讓很多人望而卻步,因為這個職業的性質決定了必須要和老板有直接的接觸,稍有不慎就有可能招惹到老虎。以下是幾位“先鋒”關於如何做好秘書的經驗,相信對想做秘書的朋友會有幫助!壹個全能秘書的全部內涵莫妮卡年齡:28歲:4歲傳統上,秘書被認為是“年輕人的飯”,但我想澄清壹下,這是壹種誤解。目前外資企業越來越多,秘書是企業經營管理中不可忽視的壹個環節。俗話說,“壹個好的秘書應該是很有潛力和素質的。”我覺得我們秘書這個職業有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能”秘書。首先,硬件條件必不可少。掌握壹門外語——通常是英語——是最基本的條件;文秘人員在辦公室工作,有大量的文字處理工作,所以掌握壹些現代化的機器尤其是電腦是最基本的能力就不用說了。其次,秘書的職業道德是很受重視的,每壹行都有自己的規矩,秘書也不例外。日常工作中難免會接觸到公司的壹些內部文件,所以保密尤為關鍵。另外,秘書是和老板共事最親密的人。老板出差的時候,我們要處理壹些文件,有時候需要馬上給他回復。所以壹個好的秘書,除了能說壹口流利的英語,熟練使用電腦,撰寫各種文檔外,具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、壹定的決策能力和隨機應變的能力也是非常重要的。這些有時需要數年的鍛煉和訓練。所以很多大公司在挑選秘書的時候都會看重工作經驗。最後,壹定要註意公私的區分。千萬不要搞老板秘書戀愛。壹個真正優秀的秘書是不會用這種手段在職場上往上爬的。溝通是最重要的。鞠波年齡:22歲,職位:1歲。經常聽到壹些對秘書的籠統描述:精明、細心、謹慎、周到。另外,秘書要有氣場,善解人意,團結壹致。我能提出創造性的建議,我知道如何區分每件事情的重要性。在我看來,最重要的是溝通和交流技巧。我和領導在壹個辦公室,但是客戶壹進門看到我,形象當然很重要。其實我不需要打扮的時尚和與眾不同,只要大方得體,外表看起來舒服就好。我的工作要求我有良好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司裏的人保持良好的人際關系。領導常說,我可以算是領導和下屬之間的橋梁,夾在上下級之間,壹定要找好平衡點,正確傳達領導的意思,不要造成雙方不必要的誤會和矛盾。做助理、秘書,不僅僅等同於做雜事、跑瑣碎事務,還要求人的知識面廣。在我的工作中,難免會給客戶打電話催他們交費。說白了有點像“討債”,但這是我工作的壹部分,我必須直面。現在習慣了這些東西,總結了壹套經驗和技巧,這也是壹種溝通能力。小心那些潛在的危機。艾小姐年齡:26歲。我在壹家公司做了三年秘書,老板是臺灣省的。再努力壹點。我最怕我老板是個好色的半老頭子。當我發現他想占自己便宜的時候,我就深深的覺得壹個女秘書不好,尤其是遇到這樣的老板,無論我多麽端莊嚴謹,有時候也會覺得很無奈!當時我就隱約意識到潛在的危機:如果工作出了問題,被他抓住,我要麽被工作威脅,要麽被開除。我不會失去原則,因為我想保住我的工作。畢竟我知道我是為了什麽而工作,所以我開始偷偷找機會辭職。壹個月後,我遞交了辭呈。現在我的老板是個女的。讓我安心了很多。我的工作重點是安排壹些重要的會議和活動,聯系各種旅行日程,起草財務或人事報告,有時還幫助老板做壹些決定。但也有擔憂。作為壹個女老板,她不耐煩的時候容易發脾氣。平時也經常和工作有關。我再次意識到,如果她在老板心情不好的時候處理不當,要麽讓老板看不起妳,要麽激化雙方矛盾,後果不堪設想。
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高級秘書應具備的素質。
毫無疑問,享受高薪,受到職場女性青睞的高級秘書。隨著各種中外秘書證書的湧入,很多初級秘書都會認為考證是攀登高峰的唯壹捷徑。但是經驗告訴我們,理論知識固然重要,實踐經驗和專業素養才是兩個不可或缺的法寶。要成為壹名全能的高級秘書,需要具備以下素質:
1,高效的工作能力。
能讓瑣碎繁忙的工作有條不紊,能適應各種環境的變化和工作節奏的突然變化。危機中做,忙而不亂。
2.善於人際交往。
秘書最重要的職能就是上傳下達。當老板與員工的溝通出現障礙,甚至影響到團隊關系和公司行動時,秘書要運用間隙能量的藝術,化解上下級之間的尷尬和猜忌。
3,有外交官的平衡。
置身於公司各種勢力之中,善於巧妙處理,能把握各種利益,找到最佳平衡點。
4、能承擔重要責任。
高級秘書負責領導之間的溝通聯絡,甚至為上級起草文件、制定計劃。大膽而謹慎地扮演管理者的角色。另外,作為領導最親近的人,非常容易暴露缺點,犯錯誤。所以,言行謹慎,放松心情,深入了解領導的喜好,才是有用的護身符。
5.有良好的社交能力。
熟悉當地政府官員、公司客戶、上級親友等與上級有關的“人脈”,並與之建立良好關系。這個時候,公關技巧的運用就必不可少了。
另外,服務不同的行業,對高級秘書也會有不同的要求。比如律所需要懂相關法律知識的秘書,商務公司需要良好的商務談判和協調能力,最好有商務管理知識和財務知識。作為實際工作,需要長期經驗的積累,所以30-40歲左右的女性最適合。