從檔案的起源到今天已經有幾千年了，但是使用“檔案”這個詞的歷史並不長。
“檔案”這個詞在明朝以前還沒有出現過，各個朝代的稱謂也不壹樣。商朝稱之為“書”，周朝稱之為“鐘”，秦朝稱之為“古書”，漢魏以後稱之為“文書”、“抄本”、“案”、“書”。
根據現有史料，“檔案”壹詞最早見於清代。“檔”字出現在現存的清代檔案《聚珠》中，是在康熙十九年(1680)。關於它的文字表述最早見於楊濱的《劉辯略》(約作於清康熙四十六年)。書中載:“界外木中多書，寄件人喚牌子削木屑。存放久了的叫檔案，叫檔案，這樣就積累了很多皮條客。但是，今天在紙上寫字的人，也叫牌子，也叫地攤。”“銼”字在《康熙字典》中解釋為“橫木架銼”，意為木架；“案”字在《說文解字》中解釋為“幾屬”，有點像小桌子。由此，處理壹個事件的相關文件稱為案件，保存的正式文件統稱為“案件”或“卷宗”。“文件”和“案例”的組合就是存放在書架上的文件。300多年過去了，文件這個詞壹直被沿用至今，現在已經成為壹個科學概念，其定義仍然是本義的深化和發展。
國家機關、社會團體和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。檔案是歷史上最早的文件之壹，也是現代社會重要的信息類別。
詞源學在中國明代以前，檔案和文書的稱謂沒有區分，包括典、卷、策、漢(卷字的省形)、簡牘、文書、書籍、案卷、文案、案牘等。“檔案”壹詞最早出現在清代。康熙十九年(1680)，在《住宅筆記》中記載，康熙皇帝問:“馬哈拉的父親和叔叔都不在戰鬥中，而我也立功了。他犯了什麽罪？”大學生說:“部裏沒有檔案，起訴的時候不允許部裏討論。”楊彬大約在康熙四十六年所作的《劉姬扁略》對檔案的解釋是:“界外文字多以木寫，傳播者稱之為牌子，使伐木如牌子；存放久了的叫檔案，叫檔案，這樣就積累了很多皮條客掛在墻上。”入關後改為紙質書寫，但習慣將保存下來的文件稱為“檔案”、“卷宗”。在隨後的法律法規中，對“文件”和“檔案”的用法區分得更加明確，多處使用“書寫文件、存放檔案”、“記錄檔案”、“檔案副本”。按照漢字的本義，“檔”是橫木框架，指存放東西的架子；“Case”是指類似於小表的東西，擴展為處理事件的案例文件。“檔案”，即存放在書架上的文件，仍有其形象和內在意義，並被賦予新的科學意義。
檔案中的外來詞來源於希臘語αρρειν和拉丁語archivum，用詞和讀音相似。它的原意是行政機關所在地，後指存放公文或其他文件的地方，後指存放在這些地方的檔案。它是壹個多義詞，可以解釋為檔案、檔案、檔案等，所以在使用時往往需要加以限定或解釋。如俄語中的архив，在20世紀30年代，多指檔案館，但被稱為檔案館的архивныймате?。近年來，蘇聯國家標準文件規定архивныйдокумент (archive file)是指檔案的總稱。壹般日語詞匯中，沒有檔案，常用ぶんしよ(公文)或こぅぶんよ(公文)，日本國家檔案館稱為こぅぶ.然而，當把中文翻譯成日文時，我們使用とぅぁん(文件)或とぅし(文件)。
關於起源檔案最初產生的歷史背景和歷史時期，歷來眾說紛紜。其中，比較有代表性的觀點是階級社會產品論和原始社會產品論，也稱社會產品論。階級社會產品理論主要有兩種觀點:①認為隨著階級的產生和國家的形成，國家為了管理國家和大規模生產，進行國家之間的交流或戰爭，需要文字記錄作為管理和交流的工具，於是發明了文字。國家機關用文字記錄來記錄和傳達各種事務，所以產生了文件，這些文件保存下來就形成了檔案。(2)認為雖然在國家產生之前就有文字，但原始社會並不存在人們保存和使用檔案的社會需求。只有在階級產生、國家形成之後，國家才需要記錄事務，用文字表達統治階級的意誌，才能產生文件，儲存檔案。這兩種觀點的相同論點是，都認為文字和國家機關的出現成為檔案產生的必要條件；不同之處主要在於文字產生的時期和它們在檔案形成關系上的不同。關於原始社會的產物也主要有兩種意見:①認為在國家形成之前，原始社會後期，隨著生產的發展，社會交往的擴大和文字的發明，人們開始使用文字記錄，即產生了最早的文件，保存起來就成了檔案。②認為早在原始社會的很長壹段時期，人類就有利用和保存檔案的必要和可能。在文字發明之前，人們用打結、刻字等原始方法記錄記錄，這些打結、刻字是歷史上最早的檔案。兩種觀點的相同論點是，檔案起源於國家形成之前的原始社會；主要區別在於，打結、刻制檔案理論認為這些載體具有記錄、憑證等檔案屬性，而書寫檔案理論認為打結、刻制不能獨立、系統地體現記錄、傳遞等功能，書寫記錄在檔案史上尚屬首次。
從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案不是人類產生之初的社會現象和物質實體，而是人類社會發展到壹定階段的文明產物。迄今為止，世界各地發現的最早用文字系統記錄人們實踐活動的檔案，多為國家出現後的歷史文物，如中國的甲骨或龜甲上的檔案、兩河流域的泥板、埃及的紙莎草檔案等。但是像甲骨文這種文字體系比較完整的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這就涉及到文字被發明並應用於記錄的最早時期，以及它們與檔案產生的關系。非文字的原始形態在文字發明之前是否具有檔案的性質和程度，還有待於進壹步的調查和研究。
探索檔案的起源，有助於深化對檔案本質、檔案和檔案工作發展規律的認識，因而成為壹個具有學術價值和現實意義的課題。
長期以來，國內外學者對檔案的定義眾說紛紜，這也體現在相關的法律法規和規範性文件中。就檔案概念內涵的構成要素而言，基本上可以分為兩種類型:①限制型。強調具有永久保存價值，保存在檔案館等特定場所的歷史文獻是檔案。例如，在國際檔案理事會主持下編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為“經選擇或未經選擇的不活躍文件，由其創始人或其職能繼承人自用，或因其檔案價值而由適當的檔案館保存”。②放松型。具有壹定保存價值的歷史文獻，無論保存在哪裏，都是檔案，不考慮永久保存價值、保存地點等因素。例如，法國《檔案法》(1979)規定:“任何自然人或法人、任何國家機關或組織、任何私人機構或部門，不論其形成日期、形式和材料，均為檔案。”鑒於我國擁有由各級各類檔案館和大量機關單位檔案組成的網絡系統，對檔案實行集中統壹、分級管理的制度，規定各類需要短期、長期或者永久保存的歷史文件為檔案。
就檔案概念的屬關系而言，檔案定義大致有三種主要模式:①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳保康主編的《檔案概論》中指出“檔案是國家機關、社會團體和個人在社會活動中形成的文字、圖像、聲音等形式的原始記錄”。②以“文件”為通稱概念。例如，在美國謝倫伯格，現代檔案學-原理與技術(1956)的檔案被定義為“任何公共或私人機構的被鑒定為值得永久保存以供參考和研究，並被隱藏或選擇隱藏在檔案機構中的文件”。③將“信息”或“信息材料”和“信息載體”作為通用概念。如果我們認為檔案是在人類社會實踐中直接形成的有序的信息載體，並儲存備查。以“文件”為概念的檔案定義在國際範圍內較為流行，從“信息”的角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發展。《中華人民共和國檔案法》(1987)第二條規定:“本法所稱檔案，是指過去和現在的國家機關、社會團體以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。”該條款不是對檔案的壹般定義，而是界定了國家管理的檔案的範圍，僅限於“對國家和社會具有保存價值”。但它揭示了檔案的本質屬性，具有檔案定義的基本要素，充滿了檔案定義的理論意義，因此在此基礎上表述的檔案定義在我國較為普遍。
特點和範圍①檔案是由文件轉化而來的歷史記錄。文件經過使用和處理後，壹部分失去了社會價值，隨著描述、處理等現行功能的終結而被淘汰；另壹部分，因為以後還有參考價值，所以選擇保存為文件。因此，檔案與文件既有聯系又有區別:文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和本質。這也決定了檔案的本質屬性及其與其他文件的區別。檔案是原始的歷史記錄，不是事後寫成的材料。檔案不同於壹般的歷史文物，因為它結合了記錄性和原始性。(2)檔案是各機關、組織和個人在其特定的社會活動中積累的記錄組體。它的產生和存在總是源於特定的形成單位及其功能活動，並由此構成了檔案材料之間的內在聯系。這必然是積累性和歷史關聯性的特點，使得檔案的存在和運動形式不同於其他材料。它要求尊重檔案來源與內容的內在聯系，維護檔案系統的歷史風貌，從而有效發揮檔案信息系統的獨特作用。(3)因為檔案是歷史的原始記錄，而不是復制品，所以更可靠，也更單壹和稀有。檔案因其原始、稀有的特點而不同於其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多樣，範圍很廣(見檔案分類)。壹些歷史悠久、性質或載體特殊的檔案，往往與文物、圖書、資料有壹定的轉化關系或部分重疊關系，即具有二重性或多重性。所以收藏在博物館、圖書館、檔案館。有些國家有這方面的法律。比如《中華人民共和國檔案法》規定:“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物和圖書資料同時是檔案，可以由上述單位依照法律、行政法規的規定自行管理。”“檔案館和上述單位在檔案利用方面應當相互配合。”