所謂現代化管理，就是將計算機技術和網絡技術應用於房地產檔案管理，改變傳統的檔案管理模式，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢和利用的現代化，提高檔案管理水平和利用效率，為房地產經濟發展服務。
壹、房地產檔案的特點
房地產檔案管理與壹般檔案管理有很大的區別，因為房地產檔案有幾個明顯的特點:
(1)專業精神
房地產檔案，由房地產專業部門制作，是依法進行的房地產權屬登記管理中形成的歷史記錄，其他任何部門都不能代替。不動產權屬登記管理工作涉及面廣、政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上明顯不同於普通公文。在內容上，它們反映的是不動產權屬和不動產的位置、面積，文件名多為不動產專業術語；在形式上，結構規範，多為表格格式和填充式。
動態
房地產檔案形成後，房地產的權屬和房地產狀況並不固定。隨著產權人的變更，房屋的毀損、貶值，城市建設的發展，房地產市場的活躍，房地產交易、交換、繼承、贈與的發生，房地產的權屬不斷發生變化，房屋拆遷、改建、擴建、滅失、土地分割、合並等變化不可避免。因此，房地產檔案是不斷轉移和變化的，具有很強的動態性。房產檔案作為房屋變動的原始記錄，必然隨著房屋和房屋所有人的變動而變動，只有全面真實地反映房屋變動的全貌，才有其利用價值。
(3)房地合壹
前提是不可分割的，房子永遠建在土地上。因此，房產檔案應遵循房屋占用範圍內房屋所有權登記與土地使用權權利主體壹致的原則，對房產檔案進行登記管理，保證土地、房屋檔案的完整性，不能破壞房產檔案之間的有機聯系。
(4)圖紙和文件的結合
房產檔案的主要內容有圖、檔、卡、冊。地圖是指不動產的平面圖，包括分丘圖和等級戶圖，反映權屬範圍，直觀；檔案是指產權的文本文件，反映產權的來龍去脈，詳細、真實、可靠；卡片是指不動產卡片，包括輸入計算機的不動產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖件的不足，體現了簡明清晰的產權關系；簿，即不動產登記簿，包括登記回執簿、發證記錄簿、房屋產權發證審批總簿，根據房屋權屬登記結果和分類管理的需要填寫，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖紙和檔案相結合，才能真正準確地反映產權。
二、房地產檔案信息系統的總體設計
根據房產檔案的特點和現代化管理的要求，房產檔案管理系統的設計如下:
(壹)房地產文件系統的網絡結構設計
如圖1所示，本系統的網絡結構由兩部分組成，即內網和外網。內網是企業內部的局域網，負責房產數據和圖形的錄入、檢索、修改、統計、打印等房產數據的日常管理和維護，是房產管理系統的核心。外網主要完成房產信息的對外發布和查詢。
本系統的運行模式采用C/S(客戶機/服務器)模式和B/S(瀏覽器/服務器)模式的混合模式。對於企業中的用戶來說，采用C/S模式可以降低系統開發的難度，提高信息安全性。對於企業外部的用戶，采用B/S模式，充分利用Internet和Intranet的便利，隨時隨地提供服務，用戶可以通過網絡查詢有關不動產檔案的信息。
(二)房地產檔案管理系統的功能模塊
1.房地產數據登記模塊。該模塊主要完成房產數據和圖紙的輸入和打印，由數據輸入、平面圖掃描、證書和報表打印三個子模塊組成。
檔案使用者可以通過計算機直接輸入文本形式的原始檔案，也可以通過掃描儀導入房屋平面圖等圖形文件。還可以提供打印服務，達到理想的效果，使產權檔案信息得到完整、全面、準確、系統的提供和利用。
2.產權文件變更和修改模塊。因為房產檔案在形成後並不是壹成不變的，是不斷移動變化的。利用計算機對房屋產權轉移、房屋變更、滅失的原始產權檔案數據進行標註、修改和調整，形成產權變動數據目錄，確保產權檔案數據庫的有效性和準確性。
3.房地產檔案檢索與統計模塊。包括兩個子模塊:
(1)房地產檔案檢索模塊，根據計算機管理的特點和用戶的需求，編制檢索工具，包括房地產權利人姓名、房地產位置、房地產產權證號和模糊條件檢索等。通過使用這些檢索工具，給產權檔案的使用帶來了極大的便利。
(2)房產統計模塊，可根據需要利用計算機信息處理功能編制各種統計報表。比如可以統計房屋設施、建築結構、房屋質量、產權、各區建築數量、層數、建築面積、使用面積等。統計結果可以用三維彩色條形和三維彩色餅形比例尺圖顯示或打印。此外，我們還可以編制和打印不動產清單、權證索引、名稱索引等檢索工具，對部分產權檔案進行人工檢索或公開查詢。
4.房地產數據發布和檢索模塊。房產檔案是壹種社會化的信息資源，其中壹部分需要公開。該模塊可以通過互聯網發布房產檔案，用戶輸入有效身份證號後即可查閱相關信息。
5.系統維護和安全管理模塊。該模塊可以實現存檔數據的備份，不僅可以保存存檔數據，還可以在系統被破壞時恢復數據。
由於整個系統運行在壹個網絡平臺上，工作站之間的數據是共享的。為了保證數據不被濫用，訪問管理模塊可以根據不同用戶的功能為其設置不同的權限(比如可以修改或查詢，或者只能查詢不能修改)，從而達到合理使用數據的目的。
三、房產檔案的社會作用
隨著住房制度改革的深入和發展，作為不動產權屬登記活動記錄的不動產檔案越來越被人們所認識和重視。它不僅服務於房地產權屬登記管理，而且在市場經濟中發揮著重要作用，服務於整個房屋建設和管理。
(壹)房地產檔案是房地產權屬登記和管理的重要依據。
《城市房地產管理法》規定，國家實行土地使用權和房屋所有權登記發證制度。登記發證的中心環節是根據不動產檔案確認產權，提高發證的準確性。同時，在房地產交易中，產權清晰是交易的前提。房地產管理人員必須充分利用房地產檔案，糾正偽造、塗改、虛報、遺失和重復申領《房地產權屬證書》的行為，維護正常的房地產管理秩序。利用房地產檔案中記載的不同時間、地點、房屋類型，公平、公正、科學地評估房屋交易價格，建立有效的數據庫。
(2)房產檔案是實施保障性住房建設的可靠證據。
統壹的住房福利政策取消後，建設經濟適用房成為解決中低收入家庭住房問題的有效途徑。為解決幹部職工住房困難，改善住房條件，房產檔案將發揮重要作用。為了使經濟適用房的建設符合國家政策規定，房產檔案要對單位性質、人員編制、實際人數、人均收入、單位出售公房面積、人均住房面積、擬建房位置、單元數、總層數、建築面積、總投資額、 詳細說明資金來源和出售政策，並按程序上報，使保障房建設符合法律和政策的框架要求。
(3)房產檔案是房屋拆遷管理的有效憑證。
二級市場開放後，鼓勵利用保障房政策，拆除危舊房建設保障房。房產檔案中記載的每戶居民的居住狀況、經濟狀況和人均面積，為制定住房規劃、分批解決幹部職工住房困難提供了依據。同時，也為保障性住房拆遷安置區的建設提供參考數據。
(D)房地產檔案是司法和稅務工作的有利基礎。
房屋拆遷、買賣、繼承的發生，必然會引發壹些糾紛。要消除這些糾紛，房產仲裁和司法部門要查閱房產檔案，查清房產的權屬關系。同時，由於房產檔案記載了每戶房產的面積和價值，可以作為稅務機關征收房產稅和契稅的計稅依據。也是查處通過各種非法手段侵占國家財產的腐敗分子，以建立有序的市場經濟的有利證據。
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