1.會議通過的正式文件以會議通過的日期為準;
2.領導簽發的公文,以簽發日期為準;
3.聯合行文應當以最終簽發機關領導人的簽發日期為準;
4.監管機構的正式文件以批準日期為準;
5.電報和普通信件以實際發出日期為準。
日期要用阿拉伯數字標上年、月、日全稱,年要標上全稱,月、日不能填空數字(即1不能填01)。發文日期,又稱簽發日期,是指公文印發的日期。標註這壹要素是為了準確反映公文的生成時間,其確定應以公文付印的日期為準,並在公文版本中的“抄送機關”下用阿拉伯數字標註。要特別註意書寫日期和印刷日期在時間上的同壹性和差異性,即可能壹致也可能不壹致。但如有不壹致,出具日期只能晚於書面日期,決不能提前。
《國家行政機關公文處理辦法》第二十五條公文的起草應當做到:
(壹)符合法律、法規和國家其他有關規定。如果提出新的政策法規,要切實可行,並加以說明。
(二)情況真實,觀點明確,表達準確,結構嚴謹,組織清晰,用詞規範,標點正確,篇幅短小。
(三)公文用語應根據行文目的、發文機關的職權以及與主送機關的關系確定。
(四)準備緊急公文,應當反映緊急情況的原因,並根據實際需要確定緊急程度。
(五)名稱、地名、數字和引文是否準確。引用公文時,應先引用標題,再觸發文號。引用外文要註明中文意思。日期應標明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第壹層為“
第壹層是,“,第二層是”
①”,第三層是“1。“而第四層是“(1)”。
(7)應使用國家法定計量單位。
(八)文中使用不規範的縮寫,應先使用全稱並註明縮寫。使用國際組織的外文名稱或簡稱時,應當在首次出現時註明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除書寫日期、部分結構層次的序數和詞、短語、成語、縮略語、修辭語句中用作語素的數字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條擬制公文,涉及其他部門職權範圍內的事項,主辦部門應主動與相關部門協商,並達成壹致意見後方可行文;如有分歧,主辦部門主要負責人應出面協調。不能達成壹致意見的,主辦部門可列出各方理由,提出建設性意見,與有關部門會簽後,報上級部門協調或裁決。
第二十七條公文送負責人簽發前,應當經辦公廳(室)審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否恰當,是否符合行文規則和擬行文的相關要求,公文格式是否符合本辦法的規定。
法律依據:《國家行政機關公文處理辦法》第十條壹般由密級和期限、緊急程度、簽發機關標識、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、簽發機關、簽發日期等內容組成。
(壹)涉及國家秘密的公文,應當標明密級和保密期限,其中“絕密”和“機密”公文還應當標明份數。
(二)緊急公文應根據緊急程度分別標明“緊急”和“特急”。其中,電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“普通加急”。
(三)發證機關的全稱或者規範化簡稱應當用於發證機關的識別;聯合寫作,主辦方排第壹。
(四)文件編號應包括機構代、年份和序號。聯合行文,只註明主辦單位的編號。
(5)簽發人和會簽人的名稱應在上述條款中註明。其中,“請示”應在附註中註明聯系人姓名和電話。
(六)公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容並標明公文的類型,壹般應標明簽發機關。除法律法規名稱和書名外,公文標題壹般不使用標點符號。
(七)主送機關是指公文的主受理機關,應當使用全稱或者規範化簡稱或者通用名。
(八)公文如有附件,應註明附件的順序和名稱。
(九)除“會議紀要”和電報外,其他公文均應加蓋公章。聯合報送的公文應當加蓋主辦機關印章;聯合下發的公文,應當加蓋發文機關印章。
(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最終簽發機關負責人簽發的日期為準。電報是以發送日期為準的。
(十壹)公文如附註(其他需要說明的事項),應加括號標註。
(十二)公文應當標註主題詞。以上文字應按上級要求標註主題詞。
(13)抄送機關是指除主送機關以外的其他需要執行或者知曉公文的機關,應當使用全稱或者規範化簡稱或者通用名。
(十四)文字從左至右橫平豎直書寫。在民族自治地方,可以同時使用漢字和通用的少數民族文字(按其習慣書寫和排版)。