第壹部分:應用型公文寫作指導
壹、應用型公文概述
公文是壹種特殊的文體,它既是處理公務活動的產物,又是組織公務活動的工具。作為壹種實用性很強的文體,隨著社會經濟活動的日益頻繁,它越來越受到人們的重視和廣泛應用。
《國家行政機關公文處理辦法》指出:“行政機關公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法律效力和規範樣式的文件,是依法行政和公務活動的重要工具。”
這個概念,首先揭示了公文的含義。公文是黨的機關“實行領導,辦理公文”的文件;而行政文書是“行政機關用於”行政管理的“文件”。將公文與主要提供信息的報刊上發表的壹般文章區分開來。
其次,指出公文的性質。新聞、時事通訊、小說等。發表在報刊上,任何有興趣的人都可以閱讀欣賞,不必在現實生活中實施;而公文則具有“特定效力”或“法律效力”。在其有效範圍內,不按其要求執行的,追究相關人員責任。
最後,對公文格式的特點進行了說明。壹般的文章是“沒有肉體,但有壹般的需要”;另壹方面,公文有“標準格式”和“標準體例”,不存在隨意性。
二,應用型公文的特點
提交人的合法性
公文的作者和其他文章的作者不壹樣。其他文章的作者可以是個人,也可以是單位,也可以是組織,可以用真名或筆名發表。公文的作者只能是依法成立的,能夠以自己的名義和法定代表人行使權力、承擔義務的組織。也就是說,只有黨的機關、人大、行政機關、CPPCC機關、人民團體、企事業單位和其他合法的社會組織才有權發布公文。
以機關領導或法定代表人名義簽發的公文,不代表個人或法定代表人,而是代表法制機關(或組織),體現法制機關(或組織)的權限和意圖。以機關名義制發公文時,必須書寫機關或單位的真實名稱;如果文件是以或法定代表人的名義發出的,必須簽署其真實姓名。無論以什麽名義下發公文,都不能簽假名。任何個人不得以假機關名義發布公文,否則將受到法律追究。當然,公文的法定作者只能簽發與其法定權限和地位相稱的公文,否則此類公文無效。這是公文作者及其權利義務合法性的基本含義。
(2)權威的效力
如前所述,公文是由法律作者制作和發布的,在其職責範圍內具有法律效力和權威。要求其下屬機關、單位或個人必須遵守,不得違抗,否則將受到法律或規章制度的制裁。特別是黨和國家機關發布的公文,往往與黨的路線方針政策和國家法律法規密切相關,反映黨和國家機關的指揮意誌、政策意圖、行動要求和人民群眾的根本利益,體現黨和國家機關的法律權威,是組織黨務、管理國家的重要工具。公文的權威性是其他任何文章都無法比擬的。
(3)內容的開放性
公文是黨政機關、社會團體、企事業單位為了給予情況信息、呈現情況信息、溝通解決具體問題或達到特定目的而創制的。公文的創制,無論是他人起草的,還是個人自己起草的,都只能是為“公務活動”而創制的,都是為了反映和傳達“公務”信息而創制的,其內容範圍和性質目標由黨紀國法規定。相對於其他可以表誌、抒情、詠事的議題,具有具體的官方內容是公文的另壹個重要特征。
第三,公文語言
語言是表達思想的工具,是構成公文的細胞。寫公文時,壹定要重視語言的運用。
(壹)公文的語言特點
雖然公文、壹般文章、文學都使用語言,但由於反映的對象和內容與讀者不同,語言也有自己的特點。
1.尊嚴
公文要承載和傳達黨和國家的方針政策,發布法律法規等命令性文件,同時還要承擔傳遞信息、宣傳教育、協商工作、協調關系的重任,這就決定了公文語言必須莊重。為了使公文語言莊重,我們應該做到以下三點:
(1)現行公文在長期的公務活動和創制公文的實踐中,逐漸形成了壹套常用的規範化、定型化的公文。比如開篇的話裏就有:根據、依據、符合等。;原因有:因為,因為等。;目的是:為了,為了等。為此,特作如下規定,並將有關事項通知如下;結束語是:請回復,此處舉報,此處回復等。此外,還有稱謂語、認可語、處理語等等。
(2)書面語言。書面語因其穩定性、概括性、規範性,比口語更莊重。
(3)選擇生氣勃勃的文言詞語。因為文言文詞語簡潔、概括、莊重,如“給”、“有”、“有”、“知道”。
2.公平
平實是指公文語言直截了當、平實樸實、實事求是。它要求公文的描述要實用、準確、無誤。為此,我們必須從以下兩個方面努力:
(1)小心使用形容詞和修飾語。公文語言,因其傳達方針政策、信息、動員社會、協調關系,應真實反映公務活動和事物的本來面貌,使讀者了解和掌握實際情況。因此,慎用形容詞和修飾語是公文創作者必須註意的問題。
(2)說實話。所謂說真話,是指符合客觀事物真實情況的話。在事實面前,壹個說壹個,兩個說兩個。決不能說大話、撒謊、說空話,也不能像文學作品那樣鋪張事實、誇大氣氛、編造情節。
3.標準的
語言規範化是指語言表達的標準化和規定化。主要表現在以下三個方面:
(1)用規範詞。書寫應按國家公布的簡化字表書寫或打印,不允許出現錯別字。
(2)用詞要規範。這主要是指在官方文件中經常使用的具有特定含義的特殊短語和經常組合在壹起的詞語。如“本局”、“本部堂”、“鑒於”。
(3)文體要規範。規範公文文體,就是要使用現代書面語,從表達方式上主要使用記敘文、說明文、議論文語言,慎用描寫性、抒情性語言。
(2)官方文件中特定術語的例子
1.開場白
稱謂:如妳的辦公室(局、處)、這個辦公室(局、處)、這個同誌、這個辦公室(局、處)等。
表達依據、理由和目的:根據、為了、鑒於、跟隨、由於、檢查、做等。
2.過渡條款
如下指示,作出如下決定(決定如下),特通知(通知)如下,報告如下,答復如下,函件如下。
3.介紹術語
如果妳知道,請知道,收到,收到,收到,收到,收到,收到,收到,檢查,收到等。
4.處理條款
如經、經、商經、請經、經、經,即經,壹直、現在、將來、指示。
5.應用條款
請,請,請,請,請,請,請,請,報,望,望,望,望,請回復,請指示,請回復,請指示,請轉發,望遵照執行。
6.公式
如可行、同意、遵守、批準、不可行、不同意、統壹原則、依此辦理、依此執行、中止執行、遵守執行、參照執行等。
7.結尾詞
如果妳期待它,妳被告知,被告知,被宣布。