現代企業的經濟交往主要以合同的形式進行。合同管理作為現代企業管理制度的重要內容之壹,是現代企業管理成敗的重要因素。
壹、合同管理組織和管理模式
首先,合同應該由企業法律顧問部管理。在市場經濟條件下,企業為實現壹定的經濟目標,明確相互權利義務而簽訂的合同是民事合同,企業通過合同建立的民事關系是壹種受法律保護的民事法律關系,因此通過簽訂合同建立民事法律關系的行為是民事法律行為。由此,由於合同本身的特點,決定了合同不同於企業內部的生產、人事、財務管理,已經超越了企業本身的界限,使其成為壹種受法律調整和調節的社會關系,涉及大量的法律專業問題,因此合同應當由企業的法律顧問部門進行管理。
其次,合同管理應采取由企業法律顧問部集中管理,各業務部門和單位分別管理的模式。法律顧問部作為企業合同的統壹管理部門,負責監督、檢查和指導企業合同的簽訂和履行。具體來說,合同是分級分塊管理的。各業務部門和下屬單位作為合同的二級管理單位,負責本部門、本單位合同的簽訂和履行,並定期向法律顧問部報告相關合同的執行情況。這樣,企業及其下屬部門和單位就可以從組織、人員和制度上實施合同管理,形成完善的合同管理體系。
二、合同管理的具體內容
合同關系自始至終是壹種法律關系,所以現代企業的合同管理也應該是自始至終的全過程、全方位的管理。根據我國企業多年的合同管理實踐,合同管理應做好以下工作:
1.建立健全規章制度。要使合同管理規範化、科學化、法制化,首先要完善制度,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括:合同歸口管理、合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記備案、法人授權方式、合同示範文本管理、合同專用章管理、合同履行和爭議解決、合同定期統計和審查、合同管理人員培訓、合同管理獎懲和掛鉤考核等。企業通過建立合同管理體系,實現管理層次清晰、職責明確、程序規範,使合同的簽訂、履行、考核和爭議解決處於有效控制狀態。
2.加強合同管理人員的培訓和教育。合同管理人員的專業素質直接影響合同管理的質量。通過學習培訓,合同管理人員可以掌握合同法律知識和簽約技巧,既增強了責任意識,又提高了合同法意識。
3、重大合同評審管理。企業重大合同主要有:中外合資合作合同、企業並購合同、合資合同、獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發及交易合同等。挑出這些對企業生產經營活動和經濟效益影響較大的合同,作為合同的重點管理對象。合同項目論證、對方資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽訂、履行或變更解除、爭議處理等全過程均有法律顧問部門參與,嚴格管控,防止合同糾紛,有效維護企業合法權益。
4.執行監督和結算管理。簽訂合同的主要目的是保證合同的及時有效履行,防止違約行為的發生,所以;企業法律顧問監督合同的履行是非常必要的。通過監督,了解企業各種合同的履行情況,及時發現影響履行的原因,以便隨時反饋給各部門,排除障礙,防止違約事件的發生。此外,合同結算是合同履行的主要環節和內容,法律顧問部與財務部密切配合;做好合同結算很重要,既是合同簽訂的審核,也是合同履行的監督。具體來說,我們可以采用或制定貸款支付審查程序,並實施有效的管理。
5.及時處理違約糾紛。合同關系是壹種法律關系,違約是違法行為,將承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律後果。法律顧問部門在審查合同時,選擇合適的違約條款和爭議解決條款是非常重要的。出現違約時,法律顧問應區分情況,及時采取協商、仲裁或訴訟等方式,積極維護企業的合法權益,減少企業的經濟損失。
合同管理是企業法律顧問事務中的壹項重要工作。不再是簡單的要約、承諾、簽約等。,而是壹個全過程、全方位、科學的管理。現代企業如果能夠有效地管理合同,將會極大地推動企業管理水平和經濟效益的提高。