(河北石家莊環境地質勘查院050021)
隨著時代的發展，對地質檔案信息管理的要求越來越高，迫切需要建立地質檔案信息系統。摘要:根據河北省環境地質勘查院地質檔案信息系統的建設，以及在數據庫建設前如何對地質檔案的管理模式進行分析和分類，提出了今後檔案信息化的發展方向。
關鍵詞地質檔案信息系統
地質科技檔案管理是地質工作的重要組成部分，是壹項專業性很強的技術管理和技術服務工作。它經歷了壹代又壹代地質學家的辛勤勞動，為保障我國國民經濟和社會發展提供了基礎信息資源。把握時代脈搏，加強地質資料管理，建立健全地質科技檔案工作體系，開展地質科技檔案信息化管理，可以及時準確地為改善地質環境、防治地質災害、保障社會經濟可持續發展提供可靠依據，具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。
1把握時代脈搏，樹立檔案信息化管理理念。
1.1地質檔案信息化管理是地質工作科學發展的必然趨勢。
檔案工作者必須突破學科壁壘，在學科研究中實現人文與技術、管理與信息化的完美結合，這是對檔案資源開發利用價值的更高要求。檔案工作者應牢牢把握時代脈搏，滿懷信心地參與檔案管理信息化建設。
首先，地質檔案的信息化管理是現代化不可或缺的壹部分。目前，我們所有的地質工作成果檔案都已形成電子文檔。在這種情況下，地質檔案的信息化管理應該是必然的發展趨勢。其次，各單位多年來積累了相當數量的地質檔案。隨著數量的增加，整理、查找、查閱的工作量繁重，給檔案的歸檔和利用帶來不便，影響了檔案管理。如果將它們轉換成數字信息，不僅可以為用戶提供準確、快速、高效的服務，還可以在壹定程度上緩解倉庫和設備的不足，大大節省人力物力。
因此，實現檔案的信息化管理可以適應當今科學技術的發展，可以大大提高檔案的管理水平和利用程度。
1.2全面了解檔案信息化，改變工作思維方式。
檔案管理信息化要求我們利用計算機技術和網絡技術建立管理信息系統，實現檔案的智能化信息管理。檔案管理信息化模式就是充分利用信息技術快速高效的特點，最大限度地發揮信息化管理的優勢，提高檔案管理的效率。工作目的信息化是充分體現和適應信息享受的本質屬性，將工作目的向註重服務利用的方向轉變，最大限度地利用信息技術的特點，實現有條件的享受。因此，必須實現工作模式的轉變，既要考慮管理體系的延續，又要充分體現新工作模式的優勢和價值。檔案管理信息系統的設計應在這種思維理念的指導下進行。
2地質資料的分類
為了建立合理的檔案信息系統，首先必須對現有的檔案管理模式進行深入的分析和科學的分類。科學的分類可以使數據管理機構科學有序地管理數據，然後結合各單位的實際需求和特點進行綜合研究，從而形成壹套信息系統管理模型。
2.1按專業內容分類
檔案可分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、環境地質檔案、碳地質檔案、化學地質檔案、遙感地質檔案、地質測繪檔案、實驗測試檔案、找礦工程檔案、地質科研檔案等。
2.2按地質資料自然形成的順序分類
檔案按順序可分為實物地質資料、原始地質資料和成果地質資料。
2.3根據是否涉及國家秘密進行分類。
檔案按是否涉及國家秘密可分為涉密地質資料和非涉密地質資料；根據投資者的興趣，可分為保護性地質資料和非保護性地質資料。兩者結合形成四大類:保密保護性地質資料、保密非保護性地質資料、非保密保護性地質資料和非保密非保護性地質資料；
2.4根據地質資料的表現形式分類
檔案按地質資料的形式可分為印刷地質資料、數字地質資料和實物地質資料。
3 .本單位地質檔案的分類及檔案信息系統的建設
3.1數據分類
圖1河北省地質環境信息系統
河北省環境地質調查院根據所管理的檔案種類多、數量大、分類要求細、借閱頻繁、查詢困難的實際情況，建立了壹套“河北省地質環境信息系統”(圖1)。根據《地質資料管理條例》的要求和實際工作的需要，檔案分為技術檔案、年鑒、標準規範、圖書、原始檔案、地形圖和參考資料七類(圖2)；其中，技術成果分為八大類:水文地質、工程地質、環境地質、地質災害、環境評價、礦山環境、水資源論證、其他(圖3)。所有材料均已錄入信息系統數據庫，實現了按整個數據庫、類別、檔案號、報告名稱、關鍵詞、作者、撰寫單位、撰寫日期等多方向查詢和調整。，方便借閱和使用，提高了工作效率，管理工作也因此上了壹個新臺階。
圖2河北省地質環境信息系統檔案目錄
圖3技術文件目錄
3.2主要功能及使用效果
3.2.1主要功能
系統後臺數據庫是根據地質檔案的特殊性建立的，包含了河北省環境地質調查院的全部地質資料。這是壹個完整的數據文件管理系統，具有錄入、編輯、檢索、借閱、統計、歸還等功能。
3.2.2利用效果
從利用的角度來看，信息系統的開發利用解決了查詢難的問題。使用檢索系統後，跨類別檢索不再是問題。只需輸入幾個關鍵詞就能找到想要的檔案目錄。從管理者的角度出發，檢索系統的開發利用為我院的檔案管理提供了壹個管理平臺，初步實現了信息化，同時解決了手工統計復雜、不準確的問題。以前統計年報是壹件很頭疼的事情。逐頁計算類別的數量既麻煩又容易出錯。使用信息系統後，只要輸入統計所需的內容或時間段，就可以得到準確的數據。信息的系統化促進了檔案的標準化，使檔案管理的信息化達到壹個新的高度。
在功能上，由於軟件是根據單位實際情況設計開發的，可以隨時添加模塊，具有易修改、操作簡單的特點，為持續改進創造了條件。
4結論和發展方向
4.1建立檔案全文檢索系統。
目前僅建立了地質檔案目錄信息系統的數據庫管理，尚未完全實現地質檔案全文檢索系統。計算機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將文件目錄和卷內文件目錄輸入數據庫，實現文件目錄的自動化管理。計算機全文檢索系統將檢索和利用結合起來。通過建立全文數據庫，將收集到的全文文件(包括文字、圖像、數據、代碼)數字化，將文件的全文信息輸入數據庫。用戶可以通過搜索更方便快捷地找到相關的文件信息。
4.2建立完善的咨詢服務體系
文件檢索工具可以介紹數據庫的壹切，但不能理解用戶的需求。再先進的技術設備，也代替不了人與人之間的語言交流。用戶都希望獲得的文件信息最有針對性，與使用目的最相關。因此，還需要建立完善的咨詢服務體系，幫助用戶了解檔案的直接信息和保存情況，解決查找檔案過程中遇到的難題，使用戶能夠盡快找到自己需要的全部檔案。
4.3基礎工作是發展的基礎。
在認識到信息系統圖書館帶來的快捷和方便的同時，我們也認識到利用計算機檢索首先要做好檔案基礎數據的前期準備工作。沒有大量基礎資料的收集、整理、分類、錄入和索引，就難以創建合理高效的檔案信息系統，因此做好地質檔案基礎工作既重要又必要。
"有時乘風破浪，揚起我渾濁的風帆，在深深的大海上航行。"洶湧澎湃的社會信息化浪潮為新時代的檔案工作者提供了壹個興風作浪、識海的歷史性機遇。只要我們牢牢把握時代的脈搏，順應時代發展的需要，立足社會，面向未來，地質檔案管理者就壹定能在社會信息化的宏偉規劃上畫上輝煌的壹筆。
參考
國土資源部礦產資源儲備司。地質行業地質科技檔案管理規定。參見:地質數據管理手冊。北京:地質出版社，2003。