機密文件和資料管理系統
為加強鼓樓區委辦公室保密文件資料管理，規範相關工作程序，根據《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)及有關保密規定，制定本制度。
第壹，收據制度
接收國家秘密文件和資料時，保密包應當由辦公室保密人員開啟。同時應單獨設立登記簿，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽字等手續。
第二，簽發文件的制度
國家秘密文件、資料的分發必須嚴格按照規定的範圍進行，不得擅自擴大範圍。簽發文件的人員應辦理登記、編號和收文手續，嚴格分發文件，並遵守有關規定；簽字的時候壹定要壹壹清點核對。
保密文件和資料的傳遞應由保密人員進行，並嚴格按照規定對文件進行包裝和密封、登記和簽名。
第三，生產(印刷)系統
制作國家秘密文件、資料，要按照保密法的規定，遵循保密程序，標明密級和保密期限，標明分發範圍和制作數量，絕密、機密文件要編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網絡連接。機密文件應在內部打印室打印，嚴格按照批準的數量制作，不得復印或私自保存。
四、閱讀(流通)系統
機密文件和資料應按規定範圍傳達和閱讀，不得擅自擴大範圍，也不得向無關人員透露文件內容。傳閱機密文件時，辦公室保密員應負責專門的文件夾閱看，並填寫“傳閱單”，記錄文件夾內機密文件的數量、編號和閱看時間。看完後要簽字並主動交回，不得劃掉。對於緊急文件，安全文員應及時催促。機密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密文件閱讀後應立即批準並歸還，並有警衛人員在場。
動詞 （verb的縮寫）借貸系統
閱讀和使用保密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行。如確需在辦公場所以外閱覽、使用，應履行嚴格的借閱、記錄手續。借閱者對文件的安全保密負責，借閱前自覺按時歸還。嚴禁將機密文件帶回家或帶到其他公共場所。機要文員應根據期限及時收回借出的文件。
未經確定密級的機關、單位或者上級機關批準，禁止復印、復制、摘抄或者匯編密級文件、資料。復制、摘抄、匯編機密、保密文件的，必須得到批準，辦理審批手續。同時，妳不得改變密級、保密期限和知情範圍，視同原管理。
六、清退制度
按照規定應當清理的保密文件、資料，原則上應當按規定退回原機關、單位。特殊情況下，應說明原因，並報原發證機關批準。
七。銷毀系統
需要銷毀的保密文件和資料，由保密員清點，報辦公室領導審批，清點登記，不得擅自銷毀。送到指定造紙廠銷毀的必須由兩名或兩名以上保安人員護送和監督。禁止將秘密載體作為廢物出售。
保密文件管理規定
第壹章壹般原則
第壹條為加強機要文件的收集、傳遞、閱看和保密管理，確保國家秘密安全，根據中央辦公廳和省委辦公廳的有關要求，結合我校實際，制定本規定。
第二條本規定所稱涉密文件，包括中央、省委和其他上級部門的涉密文件，未經有關媒體授權公開發布的文件，以及學校工作中列為機密或內部事項的文件和資料。
第三條保密文件的保密管理應當遵循嚴格管理、嚴密防範、確保安全、方便工作的原則。
第四條學校黨委辦公室保密室負責保密文件的日常管理，保密工作人員應認真履行職責，嚴格保密管理。學校保密委員會負責指導、監督和檢查。
第二章機密文件的收發和傳遞
第五條收發機要文件時，必須指定機要交通、機要通信或者專人負責，並采取相應的保密措施。不允許通過普通郵政或非郵政渠道遞送。機密文件應包裝密封，信封上應標明密級、編號和收發單位名稱。
第六條機要人員必須對交付的機要文件進行清點、登記、編號和簽收。第三章機密文件的閱讀和傳遞
第七條主管領導收到保密文件後，應根據文件的密級、簽發機關的要求和工作需要，確定知情人員的範圍。
第八條閱讀和使用保密文件，應當辦理登記和收文手續。
(1)循環。
公文應附“XXX大學公文處理單”，由辦公室負責人根據公文內容和性質閱簽後，交校領導和承辦部門閱批。傳閱機密文件和資料時，必須有專人負責，讀者不得擅自取出、保存、抄錄或復印內容。讀者應及時閱讀文件、簽名和註釋。文件閱後應清點、登記並送交他人傳閱，不得交叉傳遞。
(2)傳達。
機密文件應在符合保密要求的會議室傳送，與會人員應詳細登記。通信過程中不得錄音、錄像、錄音，不得使用無線話筒等無保密保障的設備，不得進行新聞報道。
第九條閱讀保密文件應當在符合保密要求的辦公室進行。機密文件不允許帶回家或帶到公共場所閱讀。
第四章保密文件的安全管理
第十條機要文件按機要文件接收和管理，嚴格文件交接和簽字。文件必須保存在安全可靠的保密設備中，並由專人管理。
第十壹條保密文件不得復制或匯編；機密和保密文件原則上不得復制或匯編。確需復制或匯編的，應向學校省委辦公廳報告，省委辦公廳應嚴格履行審批手續。復制和組裝的文檔被視為原始文檔管理。
第十二條秘密文件原則上不得外借。因工作需要確需帶出的，應當采取保護措施，使文件處於承運人的有效控制之下。
第十三條任何單位和個人不得擅自變更或解除機密文件的密級；在文件解密前，文件的全文、摘要、標題、文號、印刷和傳播範圍等信息不得在非保密的內部刊物的內部文件、簡報材料和內部網站上使用；中央、省委等上級文件中未歸類或未標明“公開發布”的內容，在有關媒體未經上級授權發布前，不得在公開文件、出版物、會議、新聞媒體和互聯網上使用。中央、省委等上級機關的文件刪除後公開發布的，公開使用時以公開發布的版本為準。中央和省委的文件編號不得公開使用。
第十四條保密文件每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求分類、清點。如發現無法檢索，應寫出書面報告，及時提交辦公室領導，學校向上級發文部門報告。
第十五條按照規定應當退役的涉密文件，及時移交上級保密部門或者按要求銷毀；允許保存的文件應存放在機要室，並保存文件目錄備查。
第十六條涉密人員離崗或者離職前，應當按照規定辦理交接手續。
第十七條用於記錄機密文件接收、使用、清除和銷毀情況的登記簿，應當由專人妥善保管。第五章機密文件的銷毀
第十八條銷毀文件必須嚴格履行審批登記手續，由兩名以上保密人員到保密管理部門指定的單位監督銷毀，確保文件不丟失、不遺漏、涉密信息不可恢復。
第十九條禁止將涉密文件作為廢物出售。
第六章處罰規則
第二十條保密人員或保密文件管理人員違反本規定，情節輕微的，由學校保密委員會給予批評教育；情節嚴重，造成重大泄密的，向上級保密部門報告。
第二十壹條違反本規定泄露國家秘密的，依照有關規定給予責任人行政或紀律處分；情節嚴重構成犯罪的，依法追究刑事責任。
保密管理報告
1.安全機構設置進壹步完善安全管理，加強信息安全保密的統壹管理。我公司成立了保衛工作領導小組，下設保衛辦公室，全面負責公司的保衛工作；安全辦公室負責安全工作制度的制定、實施、監督和檢查，是安全工作的執行機構。總經理為保密工作領導小組組長，保密辦公室成員包括:技術、財務部、人力資源部、項目管理部、市場部、技術部、行政部等保密崗位的負責人。
安全(保密)工作小組成員，負責建立、完善和落實相關安全(保密)管理制度，組織公司安全(保密)教育和知識學習。定期組織對公司安全(保密)工作的監督檢查，及時解決安全(保密)工作中存在的問題。
二、保密制度建設
1.嚴格遵守各項安全保密管理制度。公司要求各級領導和全體員工嚴格遵守各項安全(保密)管理制度和規定，加強信息安全保密防範，嚴格遵循各項工作的業務流程，認真履行和相互監督，及時發現和消除隱患。加強安全管理。以涉密人員、涉密載體、涉密計算機的安全管理為重點，進壹步加強對安全工作的領導，強化安全管理，強化監督檢查，狠抓各項安全措施和安全責任制的落實，杜絕重大泄密事件。
2、分類人員管理
從事保密業務服務的人員(包括外聘專家)應當按照有關規定進行安全審查，與單位簽訂安全保密責任書，明確安全保密責任和義務。離開涉密業務咨詢服務崗位時，應清退涉密載體，實施保密管理。
3、涉密項目管理絕密或涉密項目，應當明確保密領導小組組長負責保密管理，並嚴格控制知情範圍。
4.涉密載體管理為確保涉密載體的安全，本著嚴格管理、嚴密防範、確保安全、方便工作的原則，嚴格按照要求，加強了涉密載體的生產、收發、傳輸、使用、保存和銷毀的管理，使涉密載體管理步入了規範化軌道。在制作過程中，無論是紙質介質載體還是其他介質載體，均由配方人員統壹制作，不需要歸檔的材料及時銷毀。
在收發和傳遞過程中，應嚴格履行清點、登記、編號和發放程序，傳遞時應指定專人負責，並采取相應的安全措施。在使用環節，嚴格知曉人員範圍，對擅自擴大知曉範圍的，嚴格追究相關人員的責任。凡不允許錄音、錄像的，事先說明復制載體必須經主管領導批準，並辦理登記手續。在保管方面，嚴格按照國家檔案法規歸檔，指定專人負責，配備必要的保密設備。在銷毀方面，要認真履行審核、清點、登記等程序，並采取相應的不公開方式，防止涉密載體被當作廢品出售。
5、分類計算機管理？
涉密計算機及其移動存儲介質應當集中管理，並建立臺賬；
機密計算機和信息系統應與互聯網和其他公共信息網絡物理隔離；？
機密計算機不得配備任何無線通信設備；？
涉密信息系統投入使用前，必須經過國家保密部門的系統評估和驗收；？
非涉密計算機和信息系統不得存儲和處理涉密信息；？
涉密信息的遠程傳輸應當按照國家保密部門的要求采取密碼保護措施；？
涉密計算機和信息系統使用的移動存儲介質應當采取綁定或者有效的技術控制措施，信息的進出口應當符合國家有關保密要求；
？存儲、處理國家秘密的計算機和信息系統，應當按照有關法律、法規和標準進行技術保護。
？實施計算機網絡安全防護檢查，采取局域網殺毒軟件每周定期升級殺毒等措施。堅持“互聯網信息不涉密，涉密信息不上網”的原則，防止泄密。
6.保密通信和辦公自動化設備管理？
涉密辦公自動化設備不得接入互聯網或者其他公共信息網絡；？
不使用具有無線互聯功能的辦公自動化設備處理機密信息；？
不得使用普通通信設備傳輸機密信息；？
不使用普通電話(手機)談論機密事項；
不要在保密的地方使用無繩電話。
7.加強檔案安全管理為了加強文件檔案借閱流通中的安全保密，完善了檔案管理制度，嚴格執行了檔案的交接、銷毀和借閱制度。
8.認真執行安全(保密)“三級檢查”制度。公司安全(保密)工作組為三級；各部門經理為二級；員工個人是第壹層。逐級落實安全(保密)工作責任制，把安全(保密)管理工作抓細抓實。
三。涉密人員的審查和教育管理
1.嚴格執行涉密人員考核。公司加強對所有涉密人員的管理，嚴格審查涉密人員及其親屬是否有犯罪記錄。有記錄的，不得列入涉密工作人員。經調查，公司目前涉密人員符合要求。
2.加強公司保密宣傳教育的管理為使公司保密宣傳教育工作制度化、經常化、規範化，提高全體員工的保密意識，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法和有關規定，進壹步加強員工各種形式的日常保密培訓，特別是新員工的入職培訓。
3.明確保密宣傳和培訓的職責分工。公司保密團隊領導、指導、協調公司保密宣傳教育工作，指導制定公司保密宣傳教育計劃；組織安排公司範圍內的保密宣傳教育活動和公司相關人員的年度保密培訓。為公司其他保密宣傳教育活動提供信息、教材、教學和咨詢。
4.加強業務保密管理，強化各部門業務保密管理意識。對於涉及機密的項目，主動與客戶簽訂保密協議。
5.加強員工保密日常培訓，提高員工保密意識和宣傳教育，是增強員工保密意識、提高保密技能的重要途徑。接受保密宣傳教育，努力提高保密意識和技能，是公司員工的法定義務。
保密宣傳教育是公司保密工作的壹項基礎性、長期性工作。定期對所有員工進行保密知識培訓，主要內容包括:
國家保密法律法規和保密部門的有關規定；？
公司的各項保密規章制度；？
安全工作和安全管理的基本知識；？
安全技術防範的知識和措施；？
計算機信息系統安全知識及防範措施；？公司保密項目的實施和流程、保密知識和防範措施；
6.嚴格履行員工離職手續，進壹步細化員工離職特別是涉密員工離職的交接程序，進壹步收緊勞動合同管理。四、機密關鍵部位管理
1，職能部門郵箱加密。公司財務部、人力資源部、項目管理部等涉密職能部門的郵箱全部加密，避免郵件泄密。
2.人力資源部:？所有人事檔案入櫃，密封，專人保管；
與新老員工簽訂保密協議。未經批準，員工不得向外界傳播或提供有關公司的壹切文件和資料，也不得交給無關人員，否則應賠償公司因此而遭受的壹切經濟損失。必要時，追究法律責任。保密條款不因勞動合同的終止而失效。？嚴格加強離職人員交接流程管理，細化員工離職交接程序，規定交接時間。
3.項目管理部:？保密項目與用戶簽訂保密協議。？機密項目文件都是紙質或其他介質，不得通過網絡發送。電子版是pdf格式，設置了密碼。？嚴格項目資料歸檔、借閱審批程序。？合同由專人管理。
4.業務技術部:所有機密電子資料由部門經理或項目負責人保管或存儲，並上鎖。
5.辦公室:？建立檔案管理的專人保管和借閱審批制度。？加強辦公區域的安全防盜管理，項目機密資料單獨設立文件櫃，並上鎖。？為確保公司服務器的安全，未經公司計算機系統維護人員同意，不得操作服務器。
五、安全設備設施建設
該公司為機密項目配備了專用計算機和打印機。電腦不聯網，提供專用電源插座，設置專用辦公區。所有的資料都存放在機密資料檔案櫃裏。
不及物動詞涉密媒介使用管理公司專門制定了涉密項目涉密媒介管理措施，具體如下:
第壹條機要文件、資料的收發、內部傳遞和傳閱必須進行編號登記，並與非機要文件、資料進行分類。交接時必須履行簽字手續。
第二條學習、傳遞、調查、借閱、閱讀保密文件、資料、檔案，應當嚴格控制知情人範圍。知情人範圍由公司保密負責人確定。
第三條涉密項目工作人員不得利用工作之便隨意將涉密載體帶出。出差的人不允許隨身攜帶秘密病媒。特殊情況需要隨身攜帶的，必須事先經公司保密負責人和主管領導批準，並辦理登記手續。攜帶秘密載體時，必須裝在文件袋或密碼文件箱內，並乘坐安全的交通工具。嚴禁在沒有安全措施的情況下攜帶秘密載體外出。不準攜帶載體出入公共場所、遊覽觀光、走親訪友。
第四條秘密載體的集中統壹管理？並建立歸檔、借閱和登記制度。借用秘密載體需經本公司主管領導批準。批準後，只提供給我。未經批準，不得借閱。咨詢秘密載體，必須在保密區域使用保密電腦，未經授權不得帶回家。不準用非涉密電腦查閱，不準隨意將文件資料借給他人。
第五條涉密載體的歸檔應嚴格按照公司制定的保密管理辦法進行分類、歸檔和裝訂成冊。將其與非機密文件分開存放在單獨的櫃子中，並存放在有安全保證的安全設備中。
第六條復制保密信息和載體應按照以下規定辦理:
1，機密項目資料未經批準不得復制。
2.因工作確需復印保密檔案的，必須經公司保密負責人批準？並辦理註冊手續。
3.未經公司保密負責人許可，任何人不得復制或翻印保密內容的存儲介質、光盤及其他檔案。
第七條保密信息及其載體的傳遞和銷毀必須在公司保密負責人的監督和指導下進行嚴格管理。
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