如何提高律師事務所的辦公效率

壹、信息應用背景律師發展的規模化、專業化對律師管理提出了現代化要求。隨著IT行業的快速發展，實施網絡化管理已經成為實現律師行業現代化管理的重要途徑。律師行業相對於其他行業來說，專業性和獨立性非常強，律師在事務所的工作除了* * *辦理的案件之外，很少相互重疊。實踐中，根據不同案件的需要，組合若幹律師和助理，分工負責，承辦同壹案件。在律所，尤其是有壹定規模的律所，每個律師都根據自己的優勢有自己的專業化方向。比如負責知識產權的，不會涉及刑事案件；主管訴訟案件的，不會幹預非訴訟部分；專門負責涉外部分，很少涉及國內案件。律師不是“萬能的”，他們在復雜的案件中各司其職，相互配合，以壹種最優的方式實現案件的處理。所以在實踐中，往往是每個律師都有若幹個不同的案子，每個案子都不相關，當事人和合夥人都不壹樣，但每個案子都在同時進行。在復雜的合作辦案過程中，壹個律師涉及到與幾個不同合夥人的關系，他們很可能不在同壹個地方工作，因此他們之間共享聯系人、交換文檔和數據，以及無障礙地相互溝通和合作是非常重要的。此外，律師行業非常重視證據保全。因此，文件和郵件在日常工作中占有很大的比重，其證據和數據的安全性和保密性始終放在首位。目前，局域網和廣域網接入已在律師事務所得到廣泛應用。這種應用主要表現在兩個方面:主要的內部應用是網絡會議、案例討論、信息發布、資源共享、人事管理、財務管理、業務管理以及事務所內機構間的溝通與合作；對外，主要體現在事務所之間的業務交流，事務所與主管部門的工作聯系，事務所與社會的公眾監督。OA系統應用的特點目前，律師行業的信息化建設與律師行業本身的特殊要求相差甚遠。主要表現在以下幾個方面:■集成問題:使用多種通訊工具和不同的電子郵件客戶端工具導致信息存儲在不同的介質和文件中，無法快速查詢；大量郵件中的正文和附件都是自成壹體的，在查找文件時往往會出現混亂；很多常用文檔泛濫，其導入、存儲、檢索、修改、維護方法各不相同，應用起來費時費力；■協作:網絡會議往往流於形式，因為律師對案件的理解不同，準備不充分；不能* *享受其他律師掌握的案件和聯系方式，相互之間會有重復工作；難以及時了解其他合作律師的日程安排，難以及時召集合作辦案人員開會討論案件，導致合作辦案過程中出現困難，工作受到延誤；■動態問題:壹份文件往往要由多名律師辦理，但每個人的側重點和權限不同，文件流轉過程中往往會出現交叉和錯誤；由於律師經常外出取證，信息變化快，難以實現對案件進程的動態監控；涉案人員，包括律師、助理、委托人、證人，在案件過程中有壹定的動態變化，溝通困難；■移動性問題:外出辦案時，往往脫離局域網環境，無法及時與事務所進行信息和案件的互動；長時間在車輛和飛機上，大量的時間碎片不能很好的利用，工作效率低；■保密性:由於律所工作的特殊性，如果大量的保密信息和文件只能通過外部電子郵件或外部通訊工具傳輸，很容易被截獲和獲取，安全性得不到保障；2.景尚科技OA解決方案經過對律師行業的深入研究，景尚科技總結了以往的實踐經驗，采用國際先進的協同應用管理思想為主要理論依據，提出以下觀點:律師行業要想解決現階段面臨的管理問題，滿足律師行業的發展需求，就必須引入先進的協同應用管理理念和律師事務所的協同應用系統。實行協同申請制度後，會給律所帶來哪些好處？根據律師行業的需求特點，景尚科技OA搭建的協同應用平臺將為律所帶來完美的解讀，幫助律所實現壹切隨需而變的目標。通過晶尚科技在律師行業的解決方案，律師事務所可以獲得專門為律師行業設計的各種管理工具和業務流程，提高競爭力，最終獲得利潤。景尚科技OA可以將最先進的協同技術與景尚科技對律師行業的深入理解全面結合，為律師事務所提供最佳的技術服務，最終解決信息資源即時傳遞、流程配置、流程管理、用戶行為跟蹤分析等跨組織流程的核心問題。該系統使用戶真正享受到協作軟件帶來的商業利益，如與分散在全國各地的律師事務所客戶或業務夥伴直接溝通，享受信息，有效提高辦案效率，規避行業風險。該系統幫助律師事務所規劃和安排各種業務關系，從而更好地維護客戶關系和合作關系。系統支持使用手機和pad。為經常走動的律師提供了壹個很好的工具和手段。律師在進行實地調查取證時，幫助分散在全國各地的律師快速有效地發現案件存在的問題，發出取證信息、實地要求和請求相關法律法規的支持，及時高效地與機構交流信息。同時，英特爾倡導的系統與移動計算的完美結合，幫助律師在出差途中充分利用時間碎片進行辦公和交流，大大提高了工作效率。在系統中建立律師業務協作區，不僅可以滿足律師機構內部協同工作的應用，還可以實現律師機構與客戶之間的交流與溝通。合作區可以幫助律所對分散的辦案人員和委托人，以及整個案件受理周期進行管理、跟蹤和控制，使其了解各種成本和履約情況，同時也可以讓委托人更有效地了解案件受理進度，讓律所和委托人徹底打破信息孤島，全方位交流案件狀態。合作區還可以為律所提供決策所需的各方面準確實時的信息。通過這個協作平臺，律所可以改善與競爭對手的關系，交流辦案經驗，提高客戶增長率，實現共贏。也可以進壹步鞏固與現有客戶的關系，傾聽客戶的聲音，擴大業務分類，提高服務質量，實現共贏；還可以實現事務所內部的信息共享和傳遞，使律師與不同時區、不同地域、不同系統的業務夥伴形成動態的合作關系，以適應不斷變化的市場需求，提高其敏捷的市場反應能力。對於固定流程中的問題，律所可以通過系統工作流引擎，根據行業特點定制流程，使得律師業務處理的流程更加自動化和高效，從而全面提升運營效率。這樣才能提高律師事務所的市場反應速度、應變能力和市場競爭力。