在進出口貿易中，外貿單證是指國際結算中用於辦理國際貨物支付、運輸、保險、商檢、結匯等業務的單據、文件和憑證。
文件的作用是什麽？
1，企業進出口收付匯需求
在實際的外貿業務中，無論合同條款、交易標的、交易各方，各方(貨物和貨款)追求的目的都與貨幣/貨幣有關。在實踐中，如何轉賬、如何支付貨款、如何收取貨款都是通過單據來實現的，因為國際貿易中常用的貿易術語有FOB、CFR、CIF等。這些交易最重要的特征之壹是？象征性交？當事人買賣代表貨物所有權的單據，等同於貨物買賣。
2、合同履行的手段和證明
在經營活動中提交相應的文件是當事人履行合同的手段，是當事人履行合同義務的證明。合同訂立後，履行階段可以概括為？貨物、證書、船只和付款？四個環節，無論是哪壹個環節，進出口商和合同的相關當事人只有履行了約定的義務，才能取得相關的單證。未提交應交付的文件，即未按規定履行。
3.避免和解決爭議的基礎
國際貿易當事人訂立合同的目的是為了實現自己的利益。沒有人認為自己買的是合同開頭的訴訟或糾紛。但是，由於從事國際貿易活動的人在不同的國家，市場經常發生變化，有利和不利因素不斷變化，新的情況不時出現，貿易活動中出現糾紛和矛盾是正常的。關鍵是做好自己的事？作業？，防患於未然。
因為國際貿易是跟單貿易，所以在合同訂立前、訂立中、訂立後都要嚴格核對相關單據，否則可能會因為單據的不規範、不準確以及給人下命令的漏洞而造成麻煩，或者在相關糾紛發生後，我們可能無法用法律手段(出示合格單據)保護自己，更不用說理直氣壯地與對方的無理要求爭辯？沒有嗎？。
4、直接影響國家、企業和個人的形象和利益。
做好國際貿易單證，對整個國家、每個企業、每個員工的形象和利益都有很大的影響。總的來說，發達國家的商人所做的文件是規範的，標準的，符合商業發展趨勢的。自從我國允許個人從事國際貿易活動後，新公司大量湧現，員工制作單據的水平參差不齊，必然會出現這樣或那樣的問題。
據銀行相關部門統計，新成立的公司在出貨後提交的文件中，有80%是不合格或不壹致的，這必然會影響公司的效率和形象。因此，在實踐中，壹份漂亮、工整、清晰、正確的文件會像壹部令人愛不釋手的文字作品壹樣被各方認可、接受和欣賞。
為此，培養和招聘有經驗、有技能、全面的跟單人才已成為企業對外貿易的壹項重要任務。必修課？。
5.檔案工作是企業管理的重要組成部分。
企業要對整個貿易環節進行有效監管，單證管理是最後壹個環節。即使談判、簽約、備貨、驗貨、報關、保險、出貨等環節都沒有問題，但在制作和提交單據時會出現問題，也會導致業務的放棄。因此，各企業都非常重視做單部門和文件工作，努力為每壹項業務畫上圓滿的句號。
文件的主要類型是什麽？
進出口貿易的單據種類很多，每壹種都有不同的作用。
(壹)原產地證書
原產地證書是證明貨物原產地或產地的壹種憑證，其主要目的是提供給進口國海關確定貨物的生產國，從而確定進口貨物所要征收的稅率。有些國家限制從某些國家或地區進口貨物，還要求有原產地證書來證明貨物的原產地。
在我國，中國國際貿易促進委員會是原產地證書的簽發機構之壹，商事法律服務中心承擔具體的簽發工作。
(2)檢驗證書。
檢驗證書是證明賣方交付貨物的質量、數量、包裝和衛生條件是否符合合同要求的依據；檢驗證書是清關和處理索賠和索賠的重要依據。各種檢驗證書分別用來證明貨物的質量、數量、重量或衛生條件。
在中國，與法定檢驗產品相關的證書壹般由商檢局出具。如果合同或信用證沒有特別規定，也可以根據不同情況由進出口公司或生產企業出具。但需要註意的是，證書名稱和所列項目或檢驗結果應與合同和信用證規定的壹致。
(3)草稿；匯票)
它是壹個人向另壹個人發出的書面命令，在見票時或在規定的或可確定的未來時間，無條件地支持特定的人或其持有人壹定的金額。在國際貿易中，跟單匯票多用於支付結算(即附有提單等貨運單據的匯票)。在草擬匯票時，應註意以下問題:
1.必須規定投標的基礎。在信用證支付方式下，必須說明哪張信用證是由哪家銀行在哪壹天開出的。2.在信用證方式下，付款人應按信用證的規定填寫。在托收的情況下，付款人的名稱壹般應該是進口商。3.信用證方式下的匯票收款人通常應該是議付行，托收方式下的收款人應該是代收行。4.匯票壹般壹式兩份，兩份具有同等效力。如果任何壹份被付費，另壹份將自動失效。
(4)提單
提單是由船長、船公司或其代理人簽發的證明特定貨物已經收到並承諾運至特定目的地交付給收貨人的憑證。提單是代表貨物所有權的憑證，因此也是賣方提供的最重要的單據。因此，在制作提單時，壹定要註意提單的所有內容(如提單的種類、收貨人、貨物的名稱和數量、目的港、收取運費的記錄、提單的份數等。)必須與信用證壹致。
(5)保險單和保險憑證。
保險單和保險憑證是保險人(即保險公司)與被保險人(即投保人，壹般為進口商和出口商)之間訂立的保險合同。當被保險貨物遭受保險合同範圍內的損失時，是被保險人索賠和保險人理賠的依據。
保險單(俗稱？大政策？)是正式的保險合同，壹般包括以下內容:被保險人的名稱、被保險貨物的名稱、數量或重量、嘜頭、運輸工具的種類和名稱、保險種類、起訖地點、保險期間和保險金額，還列明了保險人責任的詳細條款以及保險人和被保險人各自的權利和義務。
保險憑證(俗稱？小額保單？)是壹種簡化的保險合同，除了對保險人和被保險人的權利義務有詳細的條款規定外，其他內容與保險單具有相同的效力。但在實際業務中，我國保險公司大多出具保險單，很少使用保險憑證。
(6)商業發票
發票簡稱發票，是出口企業為向買方收款而開出的交貨價格清單，是買賣雙方發貨、收貨、記賬、收貨付款、申報納稅的重要依據。發票沒有統壹的格式，但內容基本壹致，主要包括:發票號、開證日期、有關出口合同號、信用證號、收貨人名稱和地址、嘜頭和號碼、商品名稱、規格、數量、包裝方式、單價、總值、裝運地和目的地等。發票的內容必須符合銷售合同的規定，使用信用證付款時，應嚴格符合信用證的規定，不得有差異。此外，發票必須由發貨人正式簽署才有效。
(7)裝箱單和重量單。
裝箱單和重量單是商業發票的補充文件。裝箱單主要用於工業產品。每件包裝內的商品名稱、規格、顏色都壹壹詳細描述，以便進口地海關查驗和進口商查驗。重量單多用於按重量計價的初級產品，標明每件商品的重量，有的還單獨列出每件商品的毛重和凈重，作用與裝箱單相同。
⑻普遍優惠制
普惠制是工業化國家對發展中國家的部分產品，特別是制成品和半制成品給予關稅減免的普遍優惠制度。目前，日本、加拿大、澳大利亞、新西蘭和歐洲國家已經給予中國普惠制待遇。向這些國家出口貨物時，必須提供普惠制文件，作為進口國海關減免關稅的依據。