除本規範規定的文件樣式外，省級衛生行政機關可根據工作需要增加相應的文件，並報國家衛生計生委備案。第四條制作的文件應當完整、準確、規範，並符合相應的要求。
文件中的衛生行政機關名稱應當填寫機關全稱。
文件本身有文號的，應在標有文號的位置書寫相應的文號，編號方式為:“地區簡稱+衛生+執法類別+執法性質+[年份]+序號”。文件本身有編號的，應在文件上標註的“編號:”後打印編號，編號方式為“年份+序號”。第二章制作要求第五條現場使用的文件應按規定格式打印後填寫。兩份或多份文件應打印在無碳復寫紙上。
應使用黑色或藍黑色墨水筆或簽字筆填寫，確保字跡清晰、書寫規範、面容整潔。
如果文件由於書寫錯誤需要修改，修改的地方應該用橫線劃掉，正確的內容應該寫在它的上面或下面。對外用文件進行修改的，應當在修改處加蓋校對印章，或者由對方簽字或者蓋章。
文檔也可以以標準格式打印。在執法過程中，需要使用手持移動執法設備現場打印文書。在文檔格式和內容不變的情況下，文檔的大小可以適當調整。第六條預置文件欄目應逐項填寫。填寫的內容要簡潔、完整、準確。簽名和日期必須清晰準確。第七條調查詢問的記錄應當具體、詳細。涉及案件關鍵事實和重要線索的，應當盡量記錄原話。不要使用推測性的詞語，以免產生歧義。
對對方的位置、狀態、程度的描述和記錄應有序、準確、清晰。第八條當場制作的筆錄、訊問筆錄、陳述和申辯、聽證筆錄等文書，應當在記錄完畢後註明“以下空白”，交有關當事人審閱或者當場向其宣讀，並由當事人簽名確認。當事人認為記錄有遺漏或者有錯誤的，應當進行補充和修改，在修改處簽名或者捺指印、蓋章。
當事人認為筆錄所記內容真實無誤的，應當註明“以上筆錄屬實”並簽名。當事人拒絕簽字的，應當註明情況。采取行政強制措施時，當事人不在現場的，應當邀請見證人到場，在現場筆錄上簽名或者蓋章。第九條各類憑證中* * *欄的填寫方法:
文件本身有“當事人”項的，按以下要求填寫:是法人或者其他組織的，填寫單位全稱、地址、電話，法定代表人(負責人)姓名、性別、民族、職務；如果是個人，應當填寫姓名、性別、身份證號、國籍、住址、聯系電話等內容。“案源”按《衛生行政處罰程序規定》要求填寫。
當文件第壹頁不夠時，可以在下壹頁記錄，但第壹頁和下壹頁都應由當事人簽名並註明日期。
案由的統壹寫法是當事人姓名(姓名)+具體違法行為+案件。有多個違法行為的，以主要違法行為作為案由。如果文書本身有“當事人”項，填寫案由時可以省略有關當事人的內容。第十條對外發文設立回執欄的，直接送達的，當事人應當直接簽收。未設置的，壹般使用服務回執。第十壹條產品樣品抽樣記錄是為鑒定和檢驗而收集的健康相關產品和其他產品的書面記錄。
采樣記錄應明確采樣人、采樣地址、采樣方法、采樣時間、采樣目的等。
樣品基本信息應當註明樣品名稱、樣品規格、樣品數量、樣品包裝或者儲存條件、樣品生產日期和批號、樣品標註的生產或者進口機構、樣品采集的具體地點。第十二條非產品樣品抽樣記錄是從相關場所采集樣品進行鑒定和檢驗的書面記錄。
非產品樣品的采樣記錄應註明采樣人、采樣地點、采樣方法、采樣時間、采樣目的、采樣設備或儀器名稱、采集樣品的名稱、數量和編號。
此外，應客觀描述物品的狀況或采集樣品的地點。第十三條《產品樣品確認通知書》是衛生行政機關為確認產品真實的生產或進口單位，對標示的生產或進口單位進行衛生監督和抽樣檢驗而出具的文件。
通知應當載明樣品的基本信息、抽樣日期、被抽樣單位或者地址、樣品標識的生產或者進口機構和地址、生產日期或者批號、標識、規格、樣品名稱等內容。還應當告知確認方式、時間、地點、聯系人、聯系電話、聯系地址、郵政編碼，逾期未回復確認的，視為對樣品真實性無異議。