文件和檔案管理細則1
第壹條為加強水行政執法文書檔案的科學管理，充分發揮執法文書檔案在水行政管理中的作用，制定本辦法。
第二條執法文書是水行政執法人員執法成果的結晶和執法行為的真實記錄。建立健全執法文書管理制度是水行政執法的組成部分，是水行政執法提高效率和質量的必要條件。
第三條各級水行政主管部門在執法工作中形成的所有文書檔案，由本部門執法機構集中統壹管理。
第四條水行政執法文書檔案是指各類文件材料(包括文字、圖表、聲像資料等)。)在水行政執法中形成。
第五條各級水行政主管部門的執法機構應配備專職或兼職檔案管理人員，負責執法文書和檔案的日常管理。
第六條執法文書檔案的收集和歸檔
(壹)每次執法活動結束後，具體承辦人員應當及時將執法活動中形成的文件材料交檔案管理人員歸檔；
(二)歸檔文件材料應齊全完整，具有保存價值；
(三)應當歸檔的執法文書材料的範圍和分類；
1.涉水案件:涉水違法案件受理、立案舉報、現場勘查筆錄、調查筆錄、視聽資料、證言、責令停止涉水違法行為通知書、調查報告、違反水法律法規行政處罰(處分)決定書、送達回執、行政處罰強制執行申請、結案報告等。
2.行政復議(不適用於縣(市)):行政復議申請書、行政復議受理通知書、駁回通知書、限期補正通知書、行政復議申請人和被申請人提供的有關材料、證據和答辯、申請人撤回復議申請、行政復議裁定和決定、送達回證；
3.行政訴訟:水行政主管部門向法院提交的與案件有關的起訴書、答辯狀、代理詞、與案件有關的材料、證據、授權委托書、判決書、司法文書的復印件；
4.統計報表:水行政執法的各種統計報表和其他統計報表；
5.規範性文件:與水行政執法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關的法律、法規、規章、決議、決定、指示、批復、通知等。上級下發的，以及相應的解釋、說明和實施細則等。、以及本部門制定和發布的與水行政執法有關的文件、通知和規定；
6.其他類:人民來信、來訪記錄和處理意見，在水行政執法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片和視聽資料等。
(4)檔案人員接收文件、檔案時，必須逐壹核對，接收的材料應按類別和保管期限登記在檔案目錄內。登記要準確，字體要工整。
第七條執法文書和檔案的整理和保管。
(1)按類別和時間順序將檔案裝訂成冊，填寫檔案目錄，以便檢索和管理；
(二)根據檔案數量和類別，配置相應的存儲設備；
(三)檔案管理人員移交前應辦理移交手續。
第八條執法文書和檔案的使用
(壹)為方便檢索，檔案工作人員應編制檔案總目錄，並根據實際情況和工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料；
(二)因工作需要，可以查閱、借閱存檔的執法文書。其他部門如需借閱檔案，應經主管部門領導批準辦理借閱手續，並規定借閱期限。
第九條各區水行政主管部門，可根據本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理制度，並報市水利局備案。
文件和檔案管理細則2
1，文件歸檔
每年年初，政府文件部門或業務部門應首先制定出當年可能形成文件的文件類別，並按文件類別做好文件的收集和分類工作。在收集完整文件的基礎上，根據以下特點逐項進行分類。
(1)按年份。根據文件形成的年份將文件分開。
②分級。根據文件作者之間的關系將文件分為上級、同級和下級。上級的批文、下級的指示等相互聯系緊密的文件要放在壹起。
③分機構。根據制作或承擔的部門將文件分開。
4子問題。根據文件內容反映的問題將文件分開。
⑤時間限制。根據文件、檔案保管期限的規定，文件按照不同的保管期限進行分離。
在文檔分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文檔的特征(問題、作者、時間、地域、文檔名稱、文檔交換機構)分別組合成若幹個文件。要寫好文件的標題，簡明準確地反映卷內文件的內容。檔案正式確定後，根據歸檔時間、重要程序、問題、作者、地域、檔案名稱、文件交換機關等具體情況進行系統整理。在卷中寫入文件的頁碼；填寫卷內文件清單和參考表；拆除檔案上的金屬物品，裝訂檔案；填寫案卷封面，包括案卷標題、起止日期、頁數、件數、保管期限、案卷號等。
2.文件管理
對檔案庫房中的文件櫃和書架進行科學的排列和編號。保持倉庫清潔衛生。學習和掌握文件保護技術。倉庫應有防高溫、防潮、防盜、避光、防塵等安全設施。，以避免灰塵、有害氣體、微生物、昆蟲和老鼠對檔案的危害。
3.檔案利用
準備檢索工具。編制檔案目錄、全引文目錄、專題文獻目錄、資料卡片、檔案保管索引，編制相關文獻、參考資料等。，積極開展檔案史料的編纂和研究。經秘書長批準，查閱和借閱有關文件；對提取和復制的文件進行審核和登記，然後在提取和復制的文件上註明外出時間。借閱檔案時，應認真填寫借閱登記簿《檔案利用效果登記表》備查。借出的檔案應及時收集入庫。
4、文件統計
建立檔案進出登記簿。準確編制檔案工作統計年報，並及時上報有關部門。
5、文件標識
根據國家對檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除無保存價值的文件，確定歸檔文件的保存期限。保管期限為10年的檔案，應當移交市檔案館保存。會議形成的材料、大事記、會議紀要等也應歸檔、立卷、入館。
文件和檔案管理細則三
為貫徹國家檔案法、中國科學院檔案管理規範和文件檔案歸檔標準的有關規定，提高歸檔質量和檔案管理水平，促進歸檔規範化，有效服務我院各項工作，服務現代化建設，為國家積累檔案史料，結合我院實際情況，特制定以下實施細則。
壹、文檔檔案管理系統
1.建立以綜合檔案室為核心，各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理制度，根據上級有關規定，實行文件處理部門(即各部室職能部門)備案制。
2.部門負責人應指定專人(以下簡稱兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料，完成歸檔工作。
二、文件檔案管理職責
1.文件和檔案管理人員必須認真執行檔案法，遵守各項檔案規章制度，忠於職守，維護黨和國家的秘密，確保我院檔案的完整和安全。
2.收集、整理、保管、利用和統計研究所的文件和檔案。
3.指導和組織本所文件材料的歸檔工作。
4.積極開展檔案利用服務，提供檔案信息，為科研、管理和各級領導服務。
5.負責本所文件、檔案的鑒定和銷毀工作，定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案。
三。兼職文件檔案員的職責
1.了解本部門的工作，掌握文件歸檔的基本方法。
2.負責本部門文件資料的收集和積累，對有保存價值的文件資料進行統壹集中保管。
3.主動做好預歸檔工作，根據歸檔範圍和類別及時“對號入座”，並將文件存放在櫃臺內，遵守保密制度。
4.做好本部門文件材料的整理歸檔工作，做到完整、準確、系統，按時向檔案室移交。
四、文件材料的收集和歸檔
1.各部門在職能活動中形成的，經過處理並具有保存價值的各種文件材料，應作為文件材料保存，必須收集完整，分類整理。
2.各職能部門平時應建立預歸檔文件，每年歸檔。
3.每年6月底前，將上壹年度形成的文件、檔案向綜合檔案室移交。
動詞 （verb的縮寫）文件、檔案的歸檔範圍和保管期限
1.文件材料歸檔範圍原則:所有反映本所工作活動並具有參考價值的文件材料(包括所有應歸檔的電子文件材料)和照片、聲像材料(以下簡稱聲像材料)均屬於歸檔範圍。
2.文件和檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久期大於50年，長期為16至50年，短期小於15年。
3.確定檔案保管期限的原則:
3.1凡反映研究所主要職能活動和基本歷史風貌，對研究所和社會歷史研究具有長期利用價值的檔案，均列為永久保存。主要包括:本院制定的屬於法律、政策的文件，處理重要事項形成的文件，召開重要會議的主要文件，重要事項的請示、報告、總結、批復、計劃、綜合統計報表和機構設置等。屬於交易所主管業務的應由直屬上級機關下發執行的重要文件和資料，以及針對交易所主管業務的應由非直屬上級機關執行的重要文件和資料。
3.2凡反映本所壹般工作活動，對本所長期工作有參考和使用價值的文件和資料，均列為長期保管。主要包括本所科研管理活動中形成的壹般性工作問題的文件材料、壹般性會議的主要文件材料、人事管理工作中形成的壹般性文件材料、直屬上級機構下發的屬於本所業務範圍且需要執行的壹般性文件材料、下屬單位報送的重要總結、報告、統計報表等。
3.3凡在較短時間內具有參考價值的文件資料均列為短期保管，主要包括:交易所各職能部門的壹般性文件資料，上級機關和同級機關下發的不分管交易所但需要執行的文件資料，下屬單位報送的總結、報告、統計報表等文件資料。
3.4根據本院各職能部門的實際管理工作，文件檔案按問題可分為六類:①綜合管理類；②黨群工作類；③人事教育類；④科研管理類；⑸基建物資類；⑹後勤企業類。
六、文件檔案整理要求
1.排列原則
歸檔應遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便於保管和利用。
2.質量要求
2.1歸檔文件應完整、齊全、準確。損壞的文件應修整，字跡模糊或易腐的文件應復印。
2.2歸檔文件所用的文字材料、紙張和裝訂材料應符合文件保護的要求。
3.整理法
3.1我所文件檔案分類方案采用“年度M題M保管期”的方法；儲存期限分為永久、長期和短期。
3.2歸檔文件按“件”分類，壹般每個文件壹件。原始文件和最終文件是壹體的；正文和附件是壹體的；正本和副本是壹體的；轉發的文件和被轉發的文件是壹體的；報告、名冊、圖紙等卷(冊)為壹；壹個通信和壹個回復各是壹個；重要文件(如法律法規等)需要修改時，原稿和前稿(包括終稿)各壹份。
3.3歸檔文件應按“件”裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前面，附件在後面；原件在前面，復印件在後面；轉發的文字在前，轉發的文字在後；前回復，後請示。
3.4歸檔文件應按所屬年份分類，壹般以文件簽發日期(簽署日期)為準。跨年度會議形成的文件材料應在會議結束當年歸檔；跨年度辦理的非訴案件形成的文件材料，應當在結案當年歸檔。
3.5歸檔文件的排列方法應按照原因和文件組合的時間順序排列在分類方案的最低類別。
3.6歸檔文件應按分類方案和排列順序逐壹編號。根據分類方案的最低類別，按照文件的排列順序從“1”開始標記。
3.7歸檔文件應按分類方案和房號的順序進行整理。
3.8歸檔文件應逐壹編目。對同壹問題的溝通和答復應在備註欄中註明。
3.9負責人:填寫文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽署人。
3.10文件號:體系文件的文件號。填寫時應如實抄寫，不得遺漏。
3.11標題:填寫文檔的標題。文件沒有標題或者標題不規範的，應當根據文件內容重新起草或者補充，並加“]”。會議紀要標題需要重新起草時，應寫明會議時間和重要內容。
3.12日期:填寫文件形成時間，用8位阿拉伯數字用短橫條隔開，標註年、月、日，如2006-01-09。
3.13頁:填寫每份歸檔文件的總頁數。計算頁數時，將文檔中有圖文的頁面作為壹頁，不包括空白頁。
3.15備註:註釋文件中需要說明的內容。
3.16編制表:編制表放在箱內文件的後面。在方框中填寫文件的缺陷、修改、補充、刪除和銷毀信息，並填寫歸檔文件的組織者、檢查者和日期。
3.17歸檔年限不同、類別不同、保管期限不同的歸檔文件，不得放入同壹檔案盒內。
3.18文件盒應標有所有案件的全稱。填寫箱號、年份、保管期限、起止部位號、箱號等項目。
3.19歸檔結束後，按年度填寫“年度歸檔註意事項”。
七、文件和檔案的歸檔
1.文件、檔案由各部門兼職檔案員按規範整理後，才能移交綜合檔案室。
2.歸檔時間:歸檔部門於次年6月30日前向檔案室移交歸檔。
3.歸檔時，應編制歸檔文件移交目錄壹式兩份，簽字後由歸檔部門和綜合檔案室各保存壹份。移交檔案時，雙方應認真辦理交接手續，並認真驗收。
4.文件歸檔後，綜合檔案室應按有關工作程序進行整理、分類和編目，以便查找和利用。
八、文件和檔案的保管和利用
1.我院各種文件、檔案由綜合檔案室管理。
2.檔案部門應配置適合檔案安全保存的專用庫房，落實“八防”措施，保持庫房整潔，確保檔案保管安全。
3.定期檢查庫存檔案，發現問題及時處理和解決。
4.建立必要的文獻檔案檢索工具，積極為檔案用戶提供便利服務。
5.自覺遵守檔案借閱和保密制度，嚴格履行借閱手續。
6.每個工作人員都必須愛護檔案，自覺維護檔案的本來面目。任何人不得塗改或損壞檔案。違反者將被追究責任。
7.檔案人員調動工作或退休時，必須認真辦理交接手續。
九。文件和檔案的鑒定和銷毀
1.根據文件、檔案的保管期限，定期進行檔案鑒定。
2.文件、檔案必須經文件、檔案鑒定小組鑒定，報主管領導審批後方可銷毀，並辦理相關備案手續。
3.銷毀檔案需要編制壹份銷毀清單；銷毀時，應當指定兩人以上監銷，監銷人應當在銷毀清單上簽字。
X.獎勵和懲罰
1.將備案工作納入院年度考核工作，每半年檢查壹次部門預備案情況，每兩年進行壹次檢查評比。對能夠完整、準確、系統、及時完成歸檔工作的部門和兼職檔案員給予表彰和獎勵。
2.凡未完成年度備案任務或備案不符合要求的部門和個人，取消年終評優資格。備案證明由檔案室提供，並通知人事部門和研究所綜合辦公室，由人事部門負責實施。
XI。本細則適用於本所的文件檔案工作，由綜合檔案室負責解釋。
十二、本細則和上級有關檔案管理的規定，按上級規定執行。
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