1.1是為了建立健全公司技術檔案，完整保存和科學管理公司技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司生產和技術部門服務。特制定本管理制度。
1.2公司技術檔案是指各技術部門(包括車間)在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中應歸檔保存的圖紙、圖表、文字資料、照片等技術資料，以及外來和外購的圖紙、資料、圖書。
1.3公司技術職能部門和車間應將技術檔案納入本單位的技術業務管理，保證其技術文件資料的積累，做到收集齊全，整理系統，按制度及時歸檔。確保全公司技術檔案工作的順利開展。
1.4根據技術檔案集中統壹管理的基本原則，公司技術部設立了綜合檔案室，由專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統壹管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立健全技術檔案工作，實現全公司技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
2技術文件的歸檔:
2.1每個技術項目完成或告壹段落後，應有完整、準確、系統的技術文件，並根據公司形成的技術文件歸檔範圍和要求，對形成的技術文件進行系統整理，形成壹個保管單位(卷、代、冊、盒)，經技術負責人審核後及時移交公司綜合檔案館。
2.2各部門或技術人員移交技術檔案或技術文件時，雙方應按規定辦理交接手續(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-02)，並簽字存檔備查。管理人員有權拒絕接收那些不符合要求的試卷或技術文件不完整的試卷。
2.3所有需要歸檔的技術文件應盡可能符合國家標準、部頒標準和企業標準的規定。確保書寫材料精良，字跡工整，圖紙按規範繪制，圖案清晰。禁止用鉛筆、圓珠筆、復寫紙打印。
2.4各部門形成的所有圖紙和文件應繪制成底圖，經技術責任人簽字後移交檔案室歸檔。
2.5有關單位在打開退回公司的外來和外購物資的圖紙、操作說明、電氣線路圖前，必須通知資料管理人員參加清點，並全部歸檔。在未辦理借用和使用手續前，任何人不得將它挪作私用或帶走。
3 .綜合檔案室的任務和管理人員的職責:
3.1綜合檔案館的任務:
3.1.1對技術檔案進行集中、統壹、科學的管理，維護技術檔案的完整性、系統性、準確性和安全性，並提供及時準確的利用。由於嚴重失職，造成原始技術檔案丟失、缺失、汙損、損毀，以致無法利用或借閱等。，管理人員要負主要責任，嚴重者調離崗位。
3.1.2協助各部門及相關技術人員進行技術文件的形成、積累、正確整理和歸檔。
3.1.3負責技術文件的接收、復印、借閱、發放和歸檔，提供技術文件為全公司相關單位和技術人員服務。
3.2技術檔案管理人員的職責:
3.2.1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。主動為生產和開發提供技術數據。
3.2.2科學管理全公司的技術檔案，承擔技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、分發、鑒定、統計和繪制檢索工具等工作。
3.2.3遵守公司的保密制度，做好安全工作。
3.2.4嚴格執行技術檔案保管、借閱和發放制度。
3.2.5保持檔案室整潔，及時修復和復制破損或變質的檔案。
4 .技術檔案的鑒定和銷毀:
4.1認真鑒定技術檔案的內容和保管期限。對於損壞或變質的文件，原始文件應在復制後保存半年。因內容變化而被替換的文件應作廢並保存壹年。
4.2所有需要銷毀的技術文件，必須經主管領導批準後，在指定銷售主管的監督下清點銷毀，以防失密。有關鑒定報告和銷毀清單必須及時歸檔。
5.技術文件的保存和借閱:
5.1對接收的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和加工，編制檔案查閱目錄，做到有據可依，妥善保管，便於利用。
5.2認真執行技術檔案保管檢查制度，每年年底全面檢查清理壹次，確保臺帳檔案的壹致性。並在65438年2月30日前整理好檢驗報告，提交技術主管審核。根據檢驗報告的結果，技術負責人責令檔案員整改問題，並重新檢查檢驗報告的真實性。
5.3做好技術檔案的安全保密工作，履行批準和借閱手續。經常保持室內清潔通風，註意防塵、防火、防水、防潮、防曬、防盜。防止檔案被蟲蛀、被老鼠咬、發黴。如有破損、變質的檔案，管理人員應及時修復，並提出復制。
5.4技術檔案保密制度:
5.4.1公司所有員工必須保密，維護技術檔案的安全。借閱重要檔案(包括外來和外購資料、隨儀器設備歸還公司的文件資料、原始底圖等。)必須經技術負責人批準方可借閱。借款人壹定要妥善保管，壹定不能丟失。
5.4.2如果技術文件丟失、被盜或泄露，應立即報告並采取措施妥善處理。
5.4.3非工作人員不得私自瀏覽技術文件。
5.5技術文件的借閱:
5.5.1本公司所有技術人員及職員因生產需要均可借閱技術檔案。管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱者簽字後方可使用。使用後應按期歸還，經管理人員檢查後方可辦理註銷手續。
5.5.2技術文件和各種設備說明書在公司內受控使用，不得將原始文件外借檔案室，僅供室內參考。如需借房，應辦理手續並借出復印件。如果沒有復印件，必須經技術負責人批準後才能借出。
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5.5.3同意借閱文件的最長時間為壹次三天。到期後需要繼續使用的，應當辦理續展手續。如遇節假日，借出的技術文件必須歸還。到期不歸還或不辦理續展手續的，由檔案員負責收集，並要求其限期歸還。到期未還的，由檔案員根據所借資料的實際價值(各類圖書定價，資料按價制作)報技術總監審核，經總經理批準後，送公司財務部對檔案借閱者進行處罰。如果借閱者事後能夠歸還所借文件，根據時間長短，可以按照1/2的違約金金額全額歸還。
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5.5.4借閱者應保持檔案的完整、安全和整潔，不得出借、拆卸、塗改、調換或丟失。借還雙方* * *壹起清點份數和頁數，核對整體情況要認真負責。如發現問題或損壞，及時向主管領導匯報。並根據其完好或損壞的程度及檔案的重要程度，由檔案管理員報技術總監審核，總經理批準後，送公司財務部對檔案借閱者進行處罰。
6技術文件的復制和技術資料的分發:
6.1所有歸檔的技術文件和資料壹般應歸檔。應制作壹份重要且常用的副本，用於日常借閱或分發。備份文件分發後，應及時復制和補充。
6.2需要加工制作的三套工裝圖紙和文件應曬幹。壹套用於工藝員分發采購部準備好的材料後，交由質量部檢查木模和毛坯，其中裝配圖分發到模具保管，用於工裝的管理；壹組配送生產部門或采購部門，用於處理訂單；壹套用於檔案室歸檔，供日常借閱。
6.3用於指導生產和作為驗收依據的鑄造圖紙和加工圖紙壹式四份，打印發放給生產車間、質量部、主管技術員和檔案室存檔。會簽的鑄造圖至少有壹份分發給客戶，其中三份由重油廠分發。
6.4用於指導生產和作為驗收依據的泥芯圖壹式四份，分發給外協辦、生產車間、質量部和檔案室。
6.5用於指導生產的工藝卡、工序卡和生產作業指導書應打印三份，分發給生產車間、主管技術員和檔案室存檔。
6.6作為驗收依據的檢驗卡壹式三份，分發給質量部、主管技術員和檔案室存檔。
6.7因工作原因，需要發放各使用場所的技術資料，應在技術檔案移交後的次日內發放到各使用場所。對於未規定發放地點的文件，應編制文件發放清單(參見PD423《文件控制程序》，表碼PD423-01)，由文件編制部門填寫，經部門負責人批準後提交檔案室。檔案應按清單要求發放到各利用場所，並註明發放地點、發放編號、發放日期、受控與否等。註明，並由接收人簽字。其他需要文件的單位或個人提出申請，填寫《文件領用申請表》(參照PD423《文件控制程序》，表碼PD423-06)，經主管領導審核，文件編制部門負責人批準後簽收。
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6.8使用者應妥善保管分布在各使用場所的文件和資料，不得損壞或丟失。因條件限制而損壞或汙損的，可在檔案館換取新的文件，原損壞或汙損的文件由檔案館回收並丟棄。使用方無法提供文件資料原件，要求檔案室重新發放的，文件使用方承擔重新發放文件的費用，金額按復印資料的實際價格計算，由檔案員交技術負責人審核，總經理批準後報公司財務部。
7技術文件和受控技術文件的變更:
7.1文件編制部門需要更改或補充技術文件時，應有更改通知單。對用戶提供的文件進行變更時，還應當有用戶同意變更的書面證明，並存檔備查。變更人員根據通知內容對技術文件進行變更。修改時，統壹標註修改，簽署技術責任，註明日期。同時，在列表中修改變更級別，並保留修改通知備查。
7.2技術文件變更後，資料管理人員應及時將變更通知單發放到相應的文件受控場所，以確保文件的使用得到有效控制。
7.3為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發放之日起使用壹年，到期自動作廢。如需重復使用，須經文件歸口管理部門審核並加蓋“確認”印章後方可重復使用。