第壹條為規範公司檔案管理，確保檔案的完整性和保密性，理順工作程序，明確工作責任，防止資料丟失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1.公司檔案工作分兩級管理，壹級管理是指公司綜合管理部的全面管理；二級管理是指各部門的檔案管理。
2.綜合管理部檔案員負責公司所有檔案的統壹收集和管理，各部門檔案員負責本部門檔案的利用和管理。
3.檔案管理人員應嚴格執行公司的檔案管理規定，認真保管和利用檔案，充分發揮檔案的作用。
4.綜合管理部檔案員有責任對二級檔案的管理進行監督和指導，並每年對二級檔案的管理進行壹次檢查和驗收。
第三條備案制度
1.凡反映公司戰略發展、生產經營、企業管理、工程建設等活動的具有參考價值的文件材料，均屬於歸檔範圍。
2.歸檔範圍內的所有文件材料由公司集中統壹管理，任何個人不得擅自保管。
3.歸檔的文件材料原則上必須是原件。若原件用於審批，相關部門無法存檔或保管的，綜合部應保留復印件。
4.公司業務活動中收到的所有文件和信件，承辦後應及時歸檔；以公司名義發出的文件和信件，應保存在稿件和正文中備查。
5、業務活動涉及的財稅信息，由財務部保存原件；人力資源部保存人員信息的原件；屬於工程建設的，原件由規劃建設部保存。以上部門應抄送外事綜合管理部備案。
6.公司簽訂的經濟合同，正本三份，綜合管理部壹份，財務部和合同執行(或簽訂)部壹份。特殊情況只有壹份原件時，綜合部應保留原件。
7.歸檔範圍內的其他材料由經辦人整理，連同相關材料壹並移交綜合管理部檔案室。各部門需要使用的可以復印或復制，超出歸檔範圍的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1.公司綜合管理部應設立專門的庫房存放檔案，各部門應根據保存的檔案數量設置存放檔案的箱、櫃，並具備防火、防潮、防蟲的安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3.檔案員應科學編制分類，並根據分類編制分類目錄；根據需要，編制專題目錄，完善檢索工具，方便檢索。
4.檔案要分類、分卷、裝訂成冊，有序保管，分清輕重緩急，科學保管。
5、庫存檔案必須與圖片和帳物相符。
6、檔案管理人員應熟悉檔案管理，了解用戶需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定和公司的實際情況，確定文件的保管期限，並在每年年底進行整理和消除。
8.確定銷毀的檔案，由檔案員編造，經公司領導及相關人員共同審核批準後銷毀。銷毀文件清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案保密制度，做好檔案丟失的保護工作。
10，所有公司員工在調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1.檔案屬於公司機密，未經允許不得外借或流通。未經公司領導批準，其他單位人員不得外借。
2.借閱檔案必須經檔案保管部門負責人批準。閱讀文件必須放在辦公室指定的地方，不得帶出。需要借閱檔案的，必須經檔案保管部門負責人批準。
3.借閱檔案，必須辦理登記和接收手續。
4.檔案材料借閱時間不得超過壹周，必要時可以續借。過期文件應由檔案員歸還。需要長期借出的，必須經主管副總經理批準。
5.借出檔案時，應在借出檔案所在地放置補領卡，註明卷號、借出時間、借出單位或借出人，以便查閱和督促歸還。
6.檔案借閱者必須妥善保管檔案，不得隨意借閱或復印，不得拆封或損毀文件，歸還時要保證檔案完好無損，否則要追究當事人責任。
7.如因粗心大意造成外借檔案材料丟失，應及時追查並報告主管部門及時處理。
8.重要文件和機密文件不得外借。必須借用的由主管副總經理批準，必須借用的由總經理批準。
第六條二級檔案根據資料性質和部門需要，每三年移交壹次，必須盡量保留復印件，其余資料由綜合管理部保管。