函的類別較多，從制作格式到內容表述均有壹定靈活機動性。公函由首部、正文和尾部三部分組成。首部主要包括標題、主送機關兩個項目內容。正文其結構壹般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
涵是指不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時所使用的公文。函是壹種平行文?。函作為公文中惟壹的壹種平行文種，其適用的範圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用於不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用於上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用於上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。
內容和寫法要求如下：
（壹）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。
1、標題：公函的標題壹般有兩種形式。壹種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另壹種是由事由和文種構成。
?2、主送機關：即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
（二）正文。其結構壹般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭：主要說明發函的緣由。壹般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用?現將有關問題說明如下：?或?現將有關事項函復如下：?等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，壹般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的緣由。?
2、主體：這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單壹，壹函壹事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函，還要註意答復事項的針對性和明確性。
3、結尾：壹般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某壹問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
4、結語：通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如?特此函詢（）?、?請即復函?、?特此函告?、?特此函復?等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件壹樣，使用?此致?、?敬禮?。
5、結尾落款壹般包括署名和成文時間兩項內容。 署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。
函的範文：
請求批準函
廣州局銷售公司請求批準函
局銷辦函[xxx]5號
廣州局：
我銷售公司從去年十月成立以來，國內商務活動日益增多，經常有許多文件、合同、契約、技術資料需要復印，為便於工作，我們擬購買壹臺復印機，請給予批準。?
可否，請批復。
廣州局銷售公司(蓋章)
xxx年x月x日