通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在壹起。大型會議想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，使用計算機作簽到。如果人員較多，規模較大，最好使用專門的會議簽到系統，尤其是租賃使用能兼顧到方便性和節省成本的目的。壹般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。 如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
會議簽到系統是為了實現各政府、機關、企事業單位所召開會議的簽到數據采集、數據統計和信息查詢過程自動化，實現會議管理自動化專門研制的所開發的非接觸射頻卡會議簽到系統。本系統采用了目前最先進的非接觸RFID技術，與會人員只需通過會議簽到機區域，便可快速同時完成多人會議簽到操作。它方便了參會人員的出席簽到、會議管理人員的統計和查詢；為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了輕松的解決方案。