(1)有助於保證公***政策的連續性、穩定性和政府整體效率的提高。由於現代行政組織以及行政活動的規模巨大、管理的類型和管理的內容復雜多樣，要保證公***政策的連續性、穩定性和政府整體效率的提高，非常需要運用公文的方式開展行政事務。換言之，現代公***行政管理的效率目標決定了在政府部門的機關管理中需要廣泛運用文書手段。機關文書管理對此發揮了重要作用。
(2)有助於維護政策合法性。政府部門的行政活動大部分涉及對社會和國家的管理，是國家行政權力的行使，並受全體公民的監督，同時任何政府行為都受到法律法規的嚴格制約，法治行政是現代國家公***行政的最基本特征。而政府方針政策的提出、法律法規的頒布、行政處分的決定以及對公眾訴求的回應等，只有以公文的形式出現，才被看作是政府意誌的表達，也才具有合法性或強制性，才能被政策相對人所接受，成為政府作為或不作為的依據，同時也使人們對政府的監督具有實效性，保證政府真正履行行政責任。