按照國內某位著名教授的說法,隨著信息時代的到來,在我國大型國有企業中除了設置總工程師、總經濟師和總會計師這三個重要的控制崗位之外,還應該增設壹個在權力上不遜色於前三者的總信息師(cio)的管理崗位,以全面規劃和領導本企業的信息化建設與信息管理,這個建議不僅恰如其分地指出了信息管理在現代企業管理中的位置,也突出了現代企業中信息管理機構的重要作用和地位。至於如何制訂和規範總信息師領導下的信息管理機構的職責範圍和管理權限,需要企業的決策者們從戰略角度和企業的根本利益出發予以綜合考慮,在目前階段,可能並沒有現成的經驗可循。
企業信息管理機構職責授權問題的另壹個重要方面,表現在企業的管理信息系統建設的整個過程中。企業信息系統建設壹般需要經歷管理模型調研、系統管理需求分析、企業戰略數據規劃、系統總體設計、系統詳細設計與開發、系統測試與驗收評估,最後要進行用戶培訓和系統的運行維護。在這個過程的每個環節,無不需要進行大量的計劃、組織、協調、指揮和控制工作;尤其是采用信息工程方法開發的信息系統,需要系統最終用戶自始至終全過程的參與系統建設。要知道,整個企業不可能因為需要建設壹個管理信息系統而停止所有的業務,所有的員工、尤其是各職能管理部門的業務骨幹都有屬於自己的本職工作,參與系統的開發只是他們崗位責任之外的事情,他們(特別是業務骨幹)可以用來參與系統建設的時間是有限的,而且,各部門的領導受自身水平或者考慮局部利益等因素的影響,對信息系統建設抱有各不相同的看法,因此在工作配合(準確的講,應該說是信息管理部門在配合他們的工作,因為系統作為壹個工具最終是被他們使用的,是服務於用戶的)的積極性上也不太壹樣。在這種情況下,作為負責系統建設的信息管理機構必須具有履行上述職責的足夠的權力和資源配備,只有這樣,才能調動企業內部的壹切積極因素,形成壹定程度的協調和制約機制,保證系統建設過程的順利進行。
另壹個需要提出的方面是關於項目經理授權的問題。在信息系統建設中,有的企業將系統的建設任務以合同項目的形式委托出去,通過招投標方式從企業外部選擇開發承包商,這種情況下,企業為了實施對該合同項目的管理和控制,通常需要任命壹位與承包商項目經理對等的業主項目經理。業主項目經理不可能由站在企業戰略決策高度的總信息師來擔任,但作為對該項目獨立負責的責任人,從嚴格的項目管理的意義上說,他承擔的責任是相當重的,從人員組織、項目資金來源、項目計劃制定,到技術路線選擇、承包商管理、項目質量進度和成本控制、項目階段驗收和最終驗收、甚至系統質保期內的運行與維護等方面,他都需要親自參與組織和指揮,並對系統的最終結果負責。因此,項目經理同樣必須具有履行職務的相應權力,否則他也無法對項目進程實施有效的控制。
關於員工素質,員工是企業生產力要素中最積極、最活躍的因素,員工既可以成為企業興旺發達的力量源泉,也可能成為企業破產倒閉的罪魁禍首。對於管理信息系統建設來說,人的因素同樣具有決定性的作用,在系統建設的各個階段,對處在企業不同崗位上的人員素質都提出了較高的要求。
壹、對企業決策人員提出的要求
對於決策人員,首先是要在戰略的高度懂得企業建設管理信息系統的重要性,但僅做到這壹點是不夠的,還必須重視並且知道如何重視系統的建設。有的企業決策者可能太註重生產,將幾乎所有的時間都用在抓生產管理上,或者受環境、自身經歷以及視野的限制,看不到現代企業管理的發展趨勢,並不懂得信息管理對於企業發展的戰略意義;另外壹種情況是,決策者雖然懂得采用計算機進行信息管理的重要性,並且也下決心建設壹套管理信息系統,但並不知道應該如何重視這項工作,不知道重視就做不到真正的重視。有些領導甚至以為信息系統建設就是買計算機或者建網絡之類的事情,是計算機專業人員的事情,最多派幾個手下給予壹定的配合即可,而不懂得搞準企業信息化的大思路,搞好系統的高層構思和策劃。如果信息系統建設過程中出現了上述兩者之壹的情況,可以肯定地說,該系統已經具有了壹半以上的失敗可能性。所謂牽牛要牽牛鼻子,企業決策者就是信息系統建設的“牛鼻子”,他必須經常關註系統建設的動態,在必要的情況下,需要親自布置工作、提出要求、出面協調和處理其它人員解決不了的問題或困難。
二、對企業中層領導或管理人員提出的要求
企業中層領導和管理人員是信息系統建設的核心力量。首先,他們是實現企業上下層人員之間信息溝通的橋梁,他們既是決策者布置的任務的執行者,也是企業基層管理或生產人員任務的制定者,在信息系統建設的問題上,他們同樣也起這方面的職能作用;其次,中層領導或管理人員壹般是在基層工作了壹段時間以後提拔到現在的崗位的,他們對企業的業務內容和業務流程最熟悉,並且有壹定的分析能力和工作設想,信息系統建設的需求分析階段需要的正是他們在這個方面的經驗和背景;再其次,企業中層人員也是未來信息系統的主要用戶之壹,他們需要從系統中得到屬於他們這個層次必須了解的信息,以便進行必要的分析和加工,向企業的決策層提供各方面的決策依據,有時他們自己也需要進行決策,因此他們對系統的期望可能是最高的,提出的要求也應該是最具體和最全面的。最後,中層人員在企業中壹般都握有壹定的實權,他們在很多方面可以利用這些權力推動系統的建設和使用,達到壹些意想不到參加效果。
綜上所述,企業信息系統的建設在很大的程度上取決於中層企業領導或管理人員的自身業務素質、他們對信息系統意義的把握和理解,另外也有賴於他們對信息系統建設的熱情和態度,如果他們能夠正確對待的話,系統建設成功就會有很大的把握和保障。
三、對企業基層管理人員提出的要求
企業基層管理人員對信息系統的建設和應用也能起到十分重要的作用。第壹、他們是信息系統基礎數據的直接提供者和錄入者,沒有這些數據也就無所謂數據的增值,因而也就無所謂信息;第二,基層管理人員是中層管理人員所布置任務的執行者,在系統建設階段,中層人員往往不能拿出足夠的時間參加系統建設工作,很多時候可能是指派基層人員參與工作配合,所以他們必須正確領會和貫徹上級的思想意圖,並且需要經常向上級匯報工作以便系統的建設不至於走向歧途;第三,基層管理人員必須具備壹定的計算機和管理信息系統的基礎知識以及對業務的分析處理能力,因為他們是系統的主要操作者,除了需要能正確處理各種日常問題外,還必須能夠站在壹定的高度對系統提出修改和完善的意見,他們是系統是否具有生命力的壹個關鍵所在。
四、對人員素質提出的其它要求
管理信息系統的建設是整個企業的事情,企業所有員工都有責任承擔自己力所能及的事情。除了個人能力方面的因素之外,還有壹個提高思想覺悟和觀念的問題,努力培養和提高自身的法律意識、風險意識、協作意識、科學意識等。每個人都應該積極主動地迎合時代發展的潮流,勇於改造或拋棄壹些不良的、過時的工作習慣或做法,探索提高管理水平的新途徑。對於直接從事系統設計、開發以及維護或管理的系統工作人員,系統用戶對他們的工作寄予了很高的期望,他們更應該時刻註意提高自己的業務素質,作好自己本質崗位上的工作,保證項目正常有序地進行。
綜上所述,企業信息化工作中授權和員工素質的確是壹對矛盾,如何保證充分授權,同時確保員工具有與該授權相當的素養,需要我們在實踐中不斷地探索,這個問題解決不好,制約著信息化建設目標的實現。