企業應如何管理員工檔案？

員工檔案管理是企業人力資源管理中的壹項重要內容。每個員工都有壹份完善的人事檔案，通過查閱檔案，可以對員工的壹些個人信息有比較清楚的了解。但是，隨著市場經濟的不斷發展，員工放棄檔案，或者單位對“棄檔”、“死檔”不聞不問，以及企業人力資源部門不重視檔案管理，勞動合同解除後用人單位扣留勞動者檔案，已成為目前比較普遍的現象。企業應當不斷完善員工檔案管理制度，在管理過程中應當遵守法律規定。企業檔案管理應遵循的原則現行的人事檔案管理政策是由中***中央組織部、國家人事部發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》 (以下簡稱《規定》)。根據該《規定》，企業在員工檔案管理工作中應遵循以下原則：集中統壹、歸口管理的原則。《規定》第三條規定：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統壹、歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。”同時，《規定》明確：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。”之所以要堅持這個原則，因為：第壹。統壹管理檔案有利於國家統壹掌握各類人才的總量、專業結構、分布情況，從而制定科學的培養、吸引、使用、規劃人才的宏觀調控政策。第二，只有堅持統壹管理，才能維護人事檔案的真實性、嚴肅性，在單位用人時能起到依據作用。安全、保密的原則。人事檔案工作既是壹項服務性工作，又是壹項機要性工作。人事檔案要為人才的求職擇業、享受有關待遇、參與社會活動等提供服務，要為用人單位選人用人提供服務，如果沒有服務性，人事檔案工作就毫無意義。但人事檔案工作不同於壹般的服務工作，它是壹項保密性工作，人事檔案工作機構屬於機要部門，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強調安全。公***服務的原則。在組織人事部門成立人才交流機構之前，幹部人事檔案壹直是由組織人事部門集中統壹管理的，在性質上屬於公***服務。為了方便工作，經批準，壹些幹部人事機構健全的大型國有企事業單位可以管理屬於本單位管理的人員的檔案，壹定層次領導人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理。出於深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構後，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這並未改變人事檔案管理的公***服務性質。非公企業應當增強人事檔案管理的意識企業人事檔案是企業歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的壹個重要依據。近幾年來，隨著我國現代企業制度的逐步建立，非公有企業迅速發展。由於企業性質、管理模式的不同，非公有企業人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越突出，表現在：企業管理者檔案意識薄弱。由於企業與員工是“雇用”關系，員工的人事檔案管理在企業管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設施不到位、管理制度不到位。企業管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無檔”的現象。檔案管理面臨責任落實難、材料收集難、管理規範難的情況。具體表現在非公有企業在勞動用工上，無暇顧及檔案工作，缺乏壹套適應非公有企業自身發展的人事檔案管理制度。事實上，非公有企業已經成為我國經濟發展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應和其他工作壹樣得到企業的重視和加強，為此，建議非公有企業應註重以下幾個方面：深化認識，企業的人力資源部門應切實把企業人事檔案管理工作擺上重要位置。企業人事檔案管理工作，隨著企業的發展，將越來越顯示出它的重要地位和作用。在市場經濟條件下，企業的競爭，最終還是人才的競爭。企業管理者，應自覺提高對人事檔案的認識，增強依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業重要的基礎工作，規範管理。根據企業實際情況，建立健全制度，加強人事檔案管理的規範性。針對非公有企業人事檔案管理的特點，建立健全企業人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實性、準確性。使人事檔案不僅反映壹個人的歷史和過去，而且更應客觀、及時地反映現實情況，配合企業的“識人”、“用人”。壹個企業在日趨激烈的市場競爭中，能否構建人事檔案信息網絡，有效地開發利用信息資源，從壹定程度上講，決定著其競爭的成敗。人才乃企業競爭之本。因此，要重視運用現代設備手段，對人事檔案進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業決策者提供必要的、充分的、準確的個人信息資料，確保企業更合理地開發使用人才，最大限度地發揮人才的潛能。