“電話溝通”是個體溝通的壹種方式，電話溝通是壹種相對經濟的溝通方式。
下列情況應通過電話溝通進行:
1.當他們之間的辦公室距離很遠，但問題很簡單(比如兩個人需要在不同的辦公室討論壹個報表數據等。);
2.當他們彼此遠離，很難或不可能面對面交流時；
3.當他們已經采用了電子郵件的交流方式但問題還沒有解決時。在接電話之前，妳首先要知道打完電話後說什麽，而不是說什麽。如果內容太多，可以先打個草稿，尤其是給陌生人或名人、重要人物、老板打電話，讓對方感受到妳的沈穩和思路的清晰。當妳想確定妳接通的電話號碼是準確的時，妳應該立即簡要報告妳的身份、姓名和妳要呼叫的人。當對方答應妳“等”的時候，妳要拿著話筒等，不要離開話筒。如果對方告訴妳，妳要找的人不在，不要貿然“哢嚓”掛斷電話，而要說“謝謝”。？在邀請或通知對方的時候，要把話說得簡單明了，符合禮儀規範。如果電話交談的內容較多，在詢問對方後，以咨詢的語氣再約壹次，或者要求對方稍後回電。？因為話筒傳遞和采訪的區別，離手機太近或太遠都不合適。壹般來說，音量是在聽清楚對方聲音的基礎上，語速比平時慢。必要時，可以用升調向對方投去友好的“微笑”，讓對方感到親切，但切記不要擺架子。？在公交車上或其他公共場合打手機，要註意長話短說，不要說個沒完沒了，也不要聲調高。？[案例研究]
冰冰是國內大型旅遊公司G的電話銷售人員。她的工作是向顧客推薦旅遊服務卡。如果顧客用這張卡住酒店和乘飛機，他們可以得到折扣。這張卡是免費的，她的任務是讓客戶充分認識到這張卡能給對方帶來什麽好處，然後使用它，這樣才能產生業績。恰好她有成都機場的客戶資料。我們來看看她是怎麽說到點子上的。電話推銷員:妳好，是李經理嗎？顧客:是的，什麽事？電話銷售人員:您好，李經理，這裏是川航客服部。我的名字叫冰冰。今天給您打電話的主要原因是感謝您壹直以來對川航的支持。謝謝大家！顧客:沒什麽！電話推銷員:為了感謝老客戶壹直以來對我們公司的支持，公司特地送上壹份禮物以表謝意。這份禮物是壹張優惠卡，無論是住酒店還是以後坐飛機，都能給妳享受優惠折扣的機會。此卡由川航和G公司聯合推出，G公司發行。請問李經理的詳細地址是哪裏？我們會盡快把它寄給妳。客戶:四川省成都市...
[嫻熟的點金術]
壹般來說，電話溝通的對象主要是企業以外的人，電話回應要體現企業的風格、精神、文化，甚至管理水平、經營狀況。所以，如果在電話回應中表現不當，會導致外人做出對企業不利的判斷。所以在很多大企業，電話禮儀和技巧往往是新員工入職培訓必不可少的壹部分。1.重要的第壹聲:當我們給某個單位打電話時，如果接通了，就會聽到對方友好優美的問候，心裏會很高興，這樣雙方的對話就能順利進行，也會對單位產生好感。在電話裏只要稍微註意壹下自己的行為，就會給對方留下完全不同的印象。也打個招呼，這裏是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、明朗，給對方留下好印象，對方也會對自己的單位產生好印象。所以記住，接電話的時候，要有代表單位形象的意識。2.擁有愉快的心情:打電話時要保持愉快的心情，這樣即使對方看不到妳，也會從歡快的語氣中被妳感染，給對方留下極好的印象。因為面部表情會影響聲音的變化，即使在電話裏，也要抱著對方看我的心態。3.姿勢正確，聲音清晰:打電話過程中千萬不要抽煙、喝茶、吃零食，哪怕是偷懶，對方也能聽出來。如果妳在打電話的時候彎腰坐在椅子上，對方聽妳的聲音會很懶散，無精打采；如果妳坐直了，保持身體挺直，妳的聲音會很甜美，充滿活力。所以打電話的時候，即使看不到對方，也要把對方當成自己面前的人，盡可能註意自己的姿勢。溫雅的聲音應該是禮貌的，用認真的話表達。嘴巴與麥克風保持適當的距離，適當控制音量，以免聽不清，產生誤解。或者因為聲音大，讓人誤解為霸氣。4.回答快速準確:現代工作者業務繁忙，辦公桌上往往有兩三部電話。當他們聽到電話鈴響時，他們應該準確快速地拿起聽筒，並優先考慮長途電話，最好在三聲鈴響之內。電話響了大約3秒鐘。如果長時間沒人接電話，或者讓對方等是不禮貌的，對方在等的時候會很不耐煩，妳的公司會給他留下不好的印象。即使電話離我們很遠，聽到電話鈴聲後附近沒有人，也要盡快拿起聽筒。這種態度是每個人都應該具備的，這種習慣是每個上班族都應該培養的。如果在妳拿起電話之前，電話響了五次，妳應該先向對方道歉。如果電話響久了，對方會很不滿意，會給對方留下不好的印象。5.認真清晰的記錄:隨時牢記5w1h技能。所謂5w1h，指的是什麽時候，誰，誰，哪裏，什麽，什麽，為什麽，怎樣。這些材料對我們的工作非常重要。打電話和接電話同樣重要。電話記錄的簡潔完整取決於5w1h的技巧。6.有效的電話溝通:幾乎所有在辦公時間打的電話都與工作有關。公司的每壹個電話都很重要，不能敷衍。即使對方要找的人不在，也不要回答“他不在”或者掛斷電話。接電話的時候也要盡量問清原因，避免出錯。當對方查詢本部門其他單位的電話號碼時，應立即核實並告知，不能說不知道。我們首先要確認對方的身份，了解對方打電話的目的。如果自己處理不了，也要認真記錄下來，委婉地探究對方打電話的目的，以免耽誤事情，贏得對方的好感。耐心傾聽對方提出的問題；表達意見時，要讓他暢所欲言，不到萬不得已不要插嘴。期間可以提問，探討對方的需求和問題。註意傾聽和理解，有同理心，建立親和力，是有效電話溝通的關鍵。當妳接到壹個責備或批評的電話時，妳應該委婉地解釋，表達妳的歉意或感謝，不要和說話的人爭論。要註意電話交談的正確性，把事項完整地解釋清楚，以增加對方的認同，不允許敷衍了事。在需要數據搜索或另壹個聯系的查詢情況下，有必要估計可能的時間。如果詢價或詢問時間較長，最好不要讓對方久等。而是需要單獨回復，盡快回復。電話索要書單時，要立即錄音，把握好時效，盡快寄出。7.掛斷電話前的禮貌:結束電話交談時，壹般應由打電話的人提出，然後禮貌地與對方道別。應該有壹個明確的結論，說聲謝謝“再見”，然後輕輕掛掉電話。不要說完就掛電話。8.當妳使用網絡電話時，妳會遇到對方的詢問。為什麽妳的手機沒有號碼？可以說我用的是網絡電話，不顯示號碼。