項目風險識別是貫穿項目實施全過程的項目風險管理工作。它不是壹次性的行為,而是應該有規律地貫穿整個項目。風險識別包括識別內部風險和外部風險。內在風險是指項目團隊能夠控制和影響的風險,如人事任免、成本估算等。外部風險是指項目工作組無法控制和影響的風險,如市場轉向或政府行為。嚴格來說,風險僅指造成創傷和損失的可能性,但對於項目來說,風險識別還涉及機會選擇(正成本)和負因素威脅(負結果)。任何能識別潛在問題的信息源都可以用於風險識別,有主觀信息源和客觀信息源。客觀信息源包括以往項目中記錄的經驗和代表當前項目進展的文件,如工程文檔、計劃分析、需求分析、技術性能評估等。主觀信息源是基於有經驗的專家的經驗判斷。
這是項目風險識別的首要目標。因為只有先確定可能會遇到哪些風險,才能進壹步分析這些項目的性質和後果。因此,在項目風險識別工作中,首先要綜合分析項目的各種影響因素,找出可能存在的風險,並整理歸納成項目風險清單。
識別風險的主要來源
只有明確每個項目風險的主要影響因素,才能把握項目風險發展變化的規律,衡量項目風險發生的可能性和後果,進而應對和控制項目風險。
預測風險可能產生的後果。
項目風險識別的根本目的是減少和取消項目風險可能帶來的不利後果。在識別項目風險和項目風險的主要來源後,需要綜合分析項目風險可能產生的後果及其嚴重程度。當然,這個階段的鑒別分析主要是定性分析。
風險的範圍、類型和嚴重程度往往容易被主觀誇大或降低,使項目的風險評估、分析和處置出現偏差,造成不必要的損失。項目風險識別的方法很多,任何有助於發現風險信息的方法都可以作為風險識別的工具。以下是壹些常見的方法:
基於主觀信息源的方法
(1)頭腦風暴(Brainstorming)又稱集體思維,是以專家的創造性思維來索取未來信息的壹種直觀的預測和識別方法。這種方法由美國人Osborne於1939首創,自20世紀50年代以來被廣泛使用。頭腦風暴通常在專家小組中進行。基於“宏觀智能結構”,專家可以通過專家會議獲得未來信息,充分發揮其創造性思維。這就要求主持專家會議的人能夠在會議開始時的發言中喚起專家們的思維“靈感”,讓專家們感到迫切需要回答會議提出的問題。通過專家之間的信息交流和相互啟發,誘導專家產生“思維震蕩”,從而優勢互補,產生“組合效應”,獲得更多的未來信息,使預測和識別的結果更加準確。頭腦風暴在20世紀70年代末開始在中國吸引人們,並被廣泛重視和采用。
(2)德爾菲法,又稱專家調查法,是蘭德公司在20世紀50年代初研究前蘇聯對美國進行核攻擊的風險時提出的,並迅速風靡全球。這是壹種依靠專家的直覺識別風險的方法。現在這種方法已經應用於經濟、社會、工程等領域。德爾菲法進行項目風險識別的過程是,項目風險團隊挑選項目相關領域的專家,並與這些適當數量的專家建立直接聯系,通過信函、詢問等方式收集專家意見,然後綜合整理,再匿名反饋給專家再次征求意見。這樣,經過四五輪的反復,專家的意見逐漸趨於壹致,這是最終鑒定的基礎。該方法於20世紀70年代引入中國,並在許多項目管理活動中得到應用,取得了令人滿意的效果。
(3)情景分析由美國單反公司研究員Pierr Wark在1972中提出。它根據發展趨勢的多樣性,通過對系統內外相關問題的系統分析,設計出多種可能的未來前景,然後以類似寫電影劇本的方式,從頭到尾描述系統的發展趨勢。當壹個項目持續時間較長時,往往需要考慮各種技術、經濟和社會因素的影響,情景分析可以用來預測和識別其關鍵風險因素及其影響程度。情景分析在以下情況下特別有用:提醒決策者某項措施或政策可能導致的風險或危機後果;建議需要監控的風險範圍;研究壹些關鍵因素對未來進程的影響;提醒人們某項技術的發展會給人們帶來的風險。情景分析是壹種適用於多變量項目風險預測和識別的系統技術。在關鍵影響因素可能發生的假設下,構建多個情景,提出各種可能的未來結果,以便采取相應措施防患於未然。情景分析自20世紀70年代中期開始在國外廣泛應用,並產生了目標擴展法、缺口填補法、未來分析法等具體應用方法。壹些大型跨國公司在壹些大型項目的風險預測和識別中采用了情景分析。由於其操作過程復雜,目前該方法在國內的具體應用很少。
來自客觀信息源的方法
(1)檢查表法。檢查表壹般根據項目環境、產品或技術數據、團隊成員的技能或缺陷等風險因素,將經歷的風險事件和來源列成壹個檢查表。檢查表的內容可以包括:以往項目成功或失敗的原因;項目範圍、成本、質量、進度、采購和合同、人力資源和溝通等。;項目產品或服務的描述;項目管理成員的技能;項目可用的資源等。對於項目經理來說,將項目的潛在風險與清單聯系起來是相對簡單的。這種方法揭示的絕對風險可能比其他方法少,但可以識別壹些其他方法不能識別的風險。
(2)流程圖法。流程圖法首先要建立壹個工程項目的總流程圖和子流程圖,子流程圖要顯示項目實施的所有活動。流程圖可以用網絡圖或WBS來表示。它可以統壹描述項目的工作步驟;展示項目的關鍵環節;能把實際過程和想象的情況進行對比;檢查工作進度很方便。這是壹種非常有用的結構化方法,可以幫助分析和理解項目風險的具體環節以及各個環節之間的風險。該方法完成的項目風險識別結果可以為項目實施中的風險控制提供依據。
(3)財務報表法。通過分析資產負債表、業務報表和財務記錄,項目風險經理可以識別企業或項目的所有當前財產、負債和個人損失風險。通過將這些報表與財務預測和預算聯系起來,風險管理者可以發現未來的風險。這是因為項目或企業的商業活動要麽涉及資金,要麽涉及項目本身,這是風險管理最重要的考慮因素。