如何控制軟件外包的風險

審慎地選擇合適的IT服務商、制定詳細而全面的外包合同、制定外包相關管理規定和KPI，以及引入第三方負責監督系統建設全過程的監理等這些具體的防範手段都被大多數專家提起。從以往稅務IT外包成功運營的經驗看，可以從確立外包管理工作原則，並從制度、流程、考核三方面入手，抓好外包管理工作。湖南省地方稅務局信息中心楊米加：其壹要高度重視IT外包風險。IT在稅務系統中的地位日益重要，因此對於IT外包的風險管理更要引起領導的重視。稅務部門要有壹定數量的IT專家和風險專家組成的專門管理IT外包風險的機構或組織，定期召開例會，及時通報IT外包過程中遇到的各種問題和潛在的風險。發現比較大的風險隱患時，壹定要向上壹級風險管理機構匯報，以便采取及時有效的防範措施。同時，在資本金管理方面，也要為IT外包業務提取必要的風險準備，以應對不可預料的IT外包的風險發生。其二要選擇合適的IT服務商。選擇IT服務商時，應根據項目的實際情況，結合以往的工作經驗，選擇真正符合自己標準的公司。稅務部門的管理機構必須對IT服務商進行評估以決定其財務和營運方面的能力是否能夠滿足稅務部門現有和未來發展的業務需求。在選擇IT服務商時，必須對服務商支持外包業務的技術能力和水平、關鍵技術人員的綜合素質和業務能力、業務處理的操作能力和控制突發事件的能力以及服務商的財務狀況等4個方面進行全面評估，以此選擇業務能力強、信譽好的服務商。其三重視人員配備和提高管理技術。將IT項目外包後，作為建設單位，稅務部門不能對工程項目放任自流，不聞不問，而要積極參與到項目的實施過程中，對工程項目進行過程化管理，才能保證工程的質量。如果條件允許，稅務部門應該多安排人員參與，才可能在項目過程中更多地跟蹤服務商的工作，方便未來的維護。同時，稅務部門應培養壹支自己的IT隊伍，這支隊伍能夠有效監控所提供的IT服務，能夠在問題發生前提前采取行動，避免由於IT服務措施不當而使稅務部門遭受重大損失。另外，稅務部門本身的技術人員逐步由實施轉向實施與項目管理並重，技術人員不但要學習最新的IT技術，同時要掌握壹定的項目管理知識，以適應不斷發展的技術要求。其四制定詳細而全面的外包合同。外包合同是實現外包策略至關重要的壹個環節，外包合同制定的全面與否，將直接決定著外包服務的成敗，也直接關系著稅務部門在未來的風險程度。稅務部門與IT服務商在制定外包合同時，應該註意以下幾個方面的問題：確定外包服務的定義，明確外包服務的範圍和靈活性的外包協議；明確雙方在合同中的權力和義務，尤其要明確發生問題時的賠償責任與解決爭端的程序；合理的服務級別說明和度量；安全性和保密性的要求；突發應急事件的應急方案與具體實施計劃；限制外包費用增加和終止合同的權利；分包合同與多重外包服務商的關系等。其五強化項目的監督控制。監控外包風險的目的是從定性和定量的方法來監控IT外包風險的暴露，保證足夠的控制手段和體系發揮作用，在風險發生之前徹底解決。在IT外包合同執行期間，稅務部門應高度重視對服務商的持續的、有效的監督。應成立包括IT專家、風險專家、審計專家等組成的監管組，定期和不定期地對服務商進行有效的監管，監管主要應包括以下內容：監控服務商的財務狀況和經營狀況；監控服務商的服務質量和技術支持水平；監控服務商內部關鍵人員的變動情況，尤其是服務商高層的變動，為稅務部門提供IT服務的關鍵技術人員的變動情況；監控服務商全面履行合同的情況；監控服務商把服務再次分包的情況。深圳市國稅局信息中心肖勝球：重點應把握以下幾方面：首先，要慎重選擇外包供應商。選擇壹個好的供應商外包就成功了壹半。在選擇供應商前，壹定要對外包項目進行認真細致的分析，明確提出各項具體要求，本著“做妳最拿手的，其余的讓別人去做”的原則謹慎地對供應商進行選擇，爭取為每個外包項目選擇到最適合的承包方。其次，要加強外包的溝通管理。外包項目的溝通比壹般項目更加重要，溝通管理是影響軟件外包項目質量的壹大因素。壹要確定可以采用的溝通方式，以及什麽情況下應該采用什麽溝通工具（現場交流、電話交流、電子郵件、在線交談等）。二要確定交流的時機和頻率，包括承包方提交進度報告和雙方召開項目實施交流會。另外，為能夠有效地進行溝通和監控，應註意：承包商的項目聯系人員必須是直接參與開發項目的主要人員，最好是開發組的主管。第三，要加強外包項目的計劃與進度控制。項目計劃和進度的控制對外包項目來說尤為重要，這也是確保項目順利實施的關鍵因素之壹。金稅工程三期項目管理工作千頭萬緒，工作過程千變萬化，外包過程中沒有壹個完整的工作計劃和綜合協調是無法實現預期目標的。第四，要制定外包相關管理規定和KPI。相關管理規定是指針對外包制定的壹系列的管理制度、工作規章和流程，要確保外包工作開展前雙方達成***識，並作為後序工作的基礎。最後，要引入外包的經濟責任追究制度。因外包公司責任導致信息系統開發延誤或發生故障時，外包管理執行部門將根據故障的具體情況進行責任認定、資源損失評估，編制安全責任事故和資源損毀責任事故處理報告書，對外包公司進行經濟責任追究。深圳地方稅務局數據處理中心薛海波：如果沒有風險意識，如果在項目建設過程中疏於管理，如果在項目建設結束後沒有及時實現技術轉移，幻想著“壹包就靈”是不現實和不負責任的。須知，在復雜多變的稅務系統實施信息化建設采取交鑰匙工程是註定要失敗的，應該主要從以下幾個方面規避外包帶來的風險。首先，必須慎重選擇承建商；其次，必須慎重選擇外包項目，仔細研究稅務信息化的哪些方面可以外包；第三，必須引進和培養大量的稅務信息化專業技術及管理人才。二十年多年的稅務信息化的經驗充分證明，是否建立有效的信息化管理機構和信息化專業人才隊伍是信息化建設成敗的關鍵。外包過程必須有4駕馬車——開發商、監理、IT運維和專家委員會在同時運作，而且還要建立相應的機制，催生兩個行業，制訂相應的規範，從而才能建立好的外包產業環境。現在的外包條件並不是很成熟。外包需要監理的參與，還有就是創造外包條件。參照房地產的方法，北京地稅信息系統的運維就象物業公司，首先被分離出來，監理則主要負責監督系統建設的過程，而系統運行後期的長期責任是由運維部門承擔。北京地稅也因此做了壹個利益分配，即按照責任時間長短進行利益分配。當我們把機制建設好，才能將外包做好。