1.選擇軟件左上角的發票管理。
2.選擇軟件中間的發票進行填寫。
3.從彈出的發票類型中選擇普通發票或電子普通發票。
4.在發票填制界面選擇紅字。
5.在彈出窗口中填寫紅字發票的發票代碼和發票號。
6.單擊下壹步。(發票的負數數據在開票界面自動填寫)。
7.點擊右上角的打印(電子普通發票點擊右上角的保存)。
電子發票系統的功能主要體現在以下幾個方面:
1.提高開票效率:電子發票系統通過自動化技術實現了快速準確的開票，提高了開票效率，降低了人力成本。
2.管理便捷:電子發票系統可以存儲和管理大量的發票信息，方便企業進行查詢、統計和分析，有利於財務管理和決策。
3.促進環保:電子發票系統避免了紙質發票的浪費和汙染，減少了紙張的消耗，有利於環保。
4.提高客戶服務質量:電子發票系統可以將發票信息快速傳遞給客戶，方便客戶查詢和驗證發票信息，提高客戶服務滿意度。
5.增加安全性:電子發票系統采用加密技術，保證了發票信息的安全性和保密性，有效規避了信息泄露和篡改的風險。
綜上所述，電子發票系統在提高企業財務管理效率、促進環境保護、提高客戶服務質量和增加安全性方面發揮了重要作用。
法律依據:
中華人民共和國發票管理辦法
第二十三條
任何單位和個人應當按照發票管理規定使用發票，不得有下列行為:
(壹)出借、轉讓或者介紹他人轉讓發票、發票監制章和發票防偽專用品的。
(二)接受、開具、存放、攜帶、郵寄或者運輸擅自印制、偽造、變造、非法取得或者廢止的發票。
(三)發票的使用。
(4)擴大發票的使用範圍。
(5)用其他憑證代替發票。
(六)竊取、截取、篡改、出售或者泄露發票數據的。
稅務機關應提供查詢發票真偽的便捷渠道。