根據《中華人民共和國會計法》的要求和學校財務管理的需要，目前，學校財務部門的組織機構如下:
(-)直屬院校(主校區):
1，財務室:全面領導學校財務工作。負責貫徹執行國家各項財務政策，制定和執行學校各項財務規章制度，管理和培訓學校財務人員。維護全校計算機化系統，編制全校月度、季度、年度決算報表。
2.管理科(財務科壹):負責全校年度財務預算的編制和分配，各種收入的歸集和分配，固定資產的登記和驗證，會計檔案的裝訂和管理，各種票據的管理，各種獎勵金和費用的發放，二級核算單位的業務指導。
3.財會部(財會二部):負責全校年度支出預算的執行，學校經費和機關部門業務經費的核算，貨幣資金的管理和核算，外匯的管理和核算，職工工資，離退休人員生活費，各種專項資金的管理和核算。
4.資金結算中心:負責學校單位的賬戶管理和資金結算以及員工工資的發放。研究生生活費，代扣代繳各種款項。
(2)校區機構:同濟醫學院財務處、東湖校區財務室。負責本校區的財務管理和會計核算。
(三)二級財務機構:工業集團公司財務部、後勤集團財務部、基建與後勤管理處計劃財務部、實驗室與設備管理處、校醫院、附中、附小均配備專職財務人員。負責二級核算單位的財務管理和會計核算。
(4)附屬機構:
1.房改資金管理中心:負責房改資金、住房基金、住房公積金、住房貨幣化補貼的核算和管理。
2.財務代理中心:代理主校區各院(系)、所各類資金的核算和管理。根據學院(系)的地域分布，分段設置7個核算點，具體如下:
東三片會計系:機械學院、材料學院、交通學院、學報編輯部。辦公地點:東三樓三樓。
東汽片會計系:經濟學院、人文學院、法學院、社會學系、公共管理學院、新聞學院、生活學院、教育科學院、體育課系。辦公地點:東七樓四樓。
南藝會計系:電信系、控制系、計算機學院、信息學院、光電系、激光研究所。辦公地點:南壹樓三樓。
科技大樓會計系:管理學院、理學院、外語系、數學系、物理系、影像學院。辦公地點:邵氏科技大廈4樓。
西部六個會計系:土木工程學院、建築學院、水電系。辦公地點:西六樓二樓。
西十二院會計系:動力系、電力系、化學系、電子系、環境學院。辦公地點:電力大樓壹樓。
雲源電影會計部:雲源管委會和網絡學院。辦公地點:雲源寫字樓壹樓。
二、年度預算的分配和執行
根據《中華人民共和國預算法》和《高等學校財務制度》的要求，財務部每年65438-2月召開學校預算工作會議，安排下壹年度預算工作。
由基層預算單位根據本單位承擔的任務，結合上壹年度的資金使用情況，對下壹年度的收入和支出進行綜合預測，並根據輕重緩急提出合理安排。
財務部根據學校總體發展規模，結合基層預算單位提供的資料，綜合考慮學校收支情況，制定學校年度預算，經學校黨委常委會討論通過後實施。
為增強資金使用的計劃性，防止盲目性，二財科根據支出預算項目設立資金結算憑證簿，按季度平均分配資金。任何個人和單位都要通過資金收付進行結算，所有資金不得赤字使用。
各項目負責人要按照華中科技大學各級行政首長經濟責任制的有關要求，嚴格控制各項經費的使用權限和範圍，厲行節約，不得超計劃、超範圍使用。學校對每個項目實行“超支不補，節余留用”的原則。當年節余結轉下年度項目使用。
三。各種收入及其分配
根據《華中科技大學學校收費管理辦法》，學校單位實施收費前，要先向學校收費管理小組申報自己的收費項目、範圍和標準，經審批後實施。學校單位自行收取的收入必須到財政部門領取統壹的收費票據，其收入將及時上繳財政部門。
(1)各類學生學費、住宿費:財務科壹科具體負責此項工作，其中各類短期培訓班、在職研究生向學院(系)所在地財務代理機構繳納費用。
學生事務處、研究生院、成人教育學院、網絡學院等招生部門應在每學年開學前提前向財務部門提供新生花名冊和老學員變動情況。
學院(系)在校內外開設新的班級，及時向財務部門提供批準後的辦班協議，詳細列明擬招收人數、專業、年級、每人學費等。原則上，壹個班級只能有壹個統壹的收費標準。如果您是教職員工，請具體說明。
1.繳費:每學年開學時，財務部會組織人力為各類新老學生收取學費、住宿費等費用。請留意屆時財務部門或學院(系)的通知。因各種原因超過規定集中繳費時間，或未安排集中繳費時間的同學，請到南三樓壹樓財務壹科。
繳納學費時，新生持學生處出具的《錄取通知書》和《新生入學手續通知書》；老學生拿著學生證。繳納其他費用時，憑相關繳費通知單辦理。
新老學生可以通過現金、銀行卡、銀行匯款或轉賬的方式支付包括學費和住宿費在內的各種費用。其規定如下:
現金:在收費處直接排隊支付。
銀行轉賬支票:武漢市學生以銀行轉賬支票方式繳費的，應在銀行轉賬支票有效期內(即發票開具次日起10天)到收費地點繳費。
銀行匯票:武漢以外的學生用銀行匯票支付的，應在銀行匯票有效期內到財務壹部辦理支付。
銀行匯款:武漢市外學生以銀行匯款方式支付的，在匯款銀行辦理電匯時，應正確填寫學校賬號，並在“匯款用途欄”詳細註明學生姓名、學院(系)及匯款用途，同時復印銀行匯款單回執備查。匯款後壹周，可以打電話(027-87543768)進行查詢。如確認匯款已到達學校賬戶，請攜帶匯款收據和有效證件到財務部領取收據。
銀行卡:在收費地點，財務部每年組織相關銀行現場集中辦理銀行卡繳費。學生到相關銀行辦理信用卡後，必須拿著信用卡單領取付款收據。
各類學生在辦理銀行匯款、匯票、轉賬時，可向財務科二科索要相關銀行賬號。
2.退費:在讀學生因各種原因要求退學或退費的，由退學學生本人提出書面申請或填寫《華中科技大學研究生退費申請表》；經院(系)領導批準，並報政教處或研究生院或成人教育學院或網絡學院批準，憑繳費收據原件，到財務部按學校有關規定辦理。
3.欠費:所有在校學生應在學校規定的時間內按時足額繳納所有費用。部分學生確實因家庭困難無法按時繳納學費和住宿費，應通過學生處下屬的學生資助中心積極向銀行申請助學貸款。超過壹個月未交費且未申請助學貸款者，視為欠費，按學校相關規定處理。
4.收據查詢:員工和學生在支付任何費用時，請註意索要收據，並妥善保管，以備日後查詢。但也有壹些員工和學生因為保管不善等原因，經常要求財務部核對他們的付款收據。由於財務部人員配備有限，資料的保管期限和存放地點，難以滿足隨時查詢的需要，所以規定查詢時間集中在每周的周二和周五下午；適當收取費用證明的查詢和重新出示費，即查詢3年以內的信息，每條查詢費收取20元；查詢3年以上的材料，每次查詢收取50元。
(2)科研收入:財務部壹負責科研收入的核算和管理。
為了讓科研經費的使用者盡快了解自己的資金到賬情況，財務部在校園網上開通了網上查詢服務，除國防項目經費外，所有科研經費都可以直接在網上查詢。查詢方法如下:進入華中科技大學主頁，搜索金融系主頁，點擊“繳費通知”。財務部每天更新壹次查詢系統。
科研經費確認進入學校賬戶後，由院(系)科研秘書到科技處辦理“國家科研項目經費通知單”，再到財務處開具收據，辦理結算發放。科研秘書及時將資金分配表發給財務代理，辦理資金入賬事宜。
(3)各種學費的結算和發放:財務壹科具體負責這項工作。
根據《華中科技大學收入分配實施辦法》規定的範圍和比例，各分院(系)按實際收入進行分配。各項所得分配後的報酬，按5%的稅率扣繳個人所得稅。
1，各類學費結算分布:
本科學費按學生人數和課時數納入預算。
成人教育和網絡學院學生學費每年7月初和6月底65438+2月分兩次結算發放。學院(系)辦班的成本和報酬分配給成人教育和網絡學院進行二次分配。財務部壹根據成人教育和網絡學院的分配名單，分配學院(系)的辦班費用，將稅後薪酬直接打在各學院(系)的教學薪酬卡上。
校外教學點學生學費實行隨時繳納，隨時結算。學校(系)上繳學費時，按規定比例扣除教學費用，余額和應納所得稅憑收據交給學校。
委托培養、定向、自費研究生、MBA、MPA、在線研究生培養費用每年7月初和65438+2月底結算發放。
我院(系)教師在所在學院(系)攻讀碩士(博士)學位，所交培訓費全額返還學院(系)。
對同等學力申請碩士(博士)學位人員的培養費用采取“隨時支付，隨時結算”的辦法，按規定比例及時結算。
對於校外班，學校采取以下兩種方式進行結算:
(1)協議中註明培訓費收據由學校提供的，學校(系)可選擇以下兩個公式之壹計算辦學費:辦學費=收據金額的X23%。或者:辦學成本=(收款金額-返還對方金額)X34%。
(2)學校僅對學校實繳部分開具收據，對返還給對方的部分不開具收據的，應支付的辦學費用按以下公式計算:學校提成金額=收據金額X29%。
對返還給合辦學校的現金，由學校按返還現金的5%代扣代繳個人所得稅，稅款在辦學(部)報酬中扣除。
2.科研經費的結算和發放:經費到達學校賬戶後及時發放。分配後，項目經費返回院(系)財務代理處進行核算，科研費在每學期末暫付，壹般為6月底和65438+2月底。繳納時，按規定比例代扣個人所得稅。
提取科研信息費，需要填寫《科技信息費申請表》，橫向經費由部門科研負責人審批；縱向經費經科技部和國防科研所批準後，由財務部門辦理。
四、費用報銷規定
第二財務部和財務代理中心負責各項費用的報銷。
(1)收據、發票等報銷憑證要求:根據會計制度，報銷各項費用必須提供真實合法的原始憑證，發票必須同時具有稅務專用章和發票專用章或開票單位的財務專用章或業務專用章。各單位內部使用的收據不能作為報銷的依據。
報銷憑證的內容必須有:憑證名稱；填制憑證的日期；填制憑證的單位或個人的名稱；負責人簽名或蓋章；接收單位名稱；經濟業務內容；數量、單價和金額。
除定額發票外，其他發票必須按規定填寫，做到字跡清晰規範。發票金額不得塗改，文字和數字金額應當壹致。其他項目變更後必須加蓋簽發單位公章。如果壹次性購買大量同類商品，無法在發票上壹壹標註，賣家可另付清單並加蓋公章，否則發票無效。
報銷憑證必須按完成審批手續，壹般的報銷憑證必須由經理簽字、項目負責人批準，購買實物的報銷憑證也必須由接受人或使用人或見證人簽字。
財務人員有權拒絕不真實、不合法的報銷憑證；記錄不準確、不完整、審批手續不全的報銷憑證有權退回。
(二)部分自制報銷憑證的使用規定
1.報銷單據較多的不同費用和類似費用時，應填寫華中科技大學的賬單。審批程序可以體現在單筆報銷憑證或華中科技大學的賬單上。
2、報銷市內交通費時應填寫《華中科技大學市內出勤報銷單》。
3、根據《許可證》領取獎勵費、各類人員經費填寫。
4.報銷國內長途差旅費時應填寫《華中科技大學差旅費報銷單》。
5.員工出差或工作需要借款時，應填寫華中科技大學付款單。
6、《華中科技大學固定資產驗收合格證》在購置固定資產報銷時，填寫驗收登記部門。
7.原始憑證分割單的壹項費用由校內幾個單位承擔時，應由財務人員填寫並加蓋財務部門公章。
㈢關於報銷特別費用的規定
1.報銷招待費時，請註明來訪單位和人數。
2、報銷修繕費、零星基建費應同時出具工程決算，50000元以上的項目應附有合同，包括使用辦學經費和結算金額超過10000元(含10000元)的項目，待審計辦公室審計後予以報銷。
3.1000元以上的加工費必須提供正式的加工清單，註明材料費、人工費等。超過2萬元的，還必須簽訂加工合同。
4.購置固定資產，必須辦理固定資產驗收和登記手續。固定資產是指通用設備單價在500元以上(含500元，下同)，專用設備單價在800元以上，使用年限在壹年以上，在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。壹些單價在規定限額以下，但耐用時間超過壹年的類似材料，也屬於固定資產。購買家具，不論金額大小，都必須辦理固定資產驗收手續後才能報銷。
後勤部門領用的固定資產也要辦理驗收登記和入賬手續。
單價雖未達到固定資產驗收起點，但200元以上的資產應作為低值耐用品管理，驗收程序同上。
報銷單價在200元以上的電腦配件不受起點限制，必須辦理固定資產驗收手續(修理更換的配件除外，須經設備部門批準)，單價在200元以下的按材料處理。
5.學生生產實習費按規定限額壹次性使用。各校(系)會根據實習人數和實習計劃向財務代理要錢，實習結束後憑學生簽到單和項目負責人的批示報銷。
6.根據財政部頒布的現金管理制度，單筆報銷憑證金額在1，000元以上的，采用轉賬支票或匯款方式支付。
7.發票或收據遺失後，必須在開具單位復印原收據(發票)存根或記賬聯，並加蓋開具單位財務專用章或發票專用章，經審核後方可作為報銷依據。
如果丟失長途出差車、船、飛機票，需要說明丟失原因和車票內容及金額。項目負責人批準後，妳要提交相關的證明單據(如住宿收據、會議登記通知、同行人員門票等。)到財務部門審批，財務部門負責人同意報銷後，按最便宜的交通工具最低價給妳報銷。
8.當年取得的報銷憑證(以報銷憑證上的日期為準)，原則上當年報銷。當年第四季度取得的報銷憑證可延至次年2月28日。
9.學校科學基金(包括學校分配的學校科學基金、專利基金、科學基金、文科基金、重點實驗室基金，基金號為“J”)必須專款專用，只能用於材料、實驗、研究、資料、論文發表等。不得報銷校貼、小費、招待費、國內(國際)會議費、通訊費、壹般設備費。
10.科研設備購置費(設備是根據科研合同為委托方購買的，設備所有權屬於委托方)只能用於科研設備的購置和采購過程中發生的必要費用。報銷時，需提供委托方財務部門或設備驗收部門的設備驗收清單和發票復印件。
11.材料費結算，從財務部領取轉賬支票和開戶通知書，在後勤集團物資供應中心新開賬戶，物資中心回單給財務部。使用以前的申請列表檢查續訂。固定資產領用應按規定辦理登記手續。
12、全校教職工工資及離退休人員生活費(包括隨工資發放的各種政策性補貼)於每月10日發放，在職人員津貼於每月24日前發放。
13、學校單位臨時聘用人員到人事處辦理審批手續，每月27日前，憑華南理工大學人才交流中心社會勞動力工資單(加蓋用人單位和人才交流中心公章)，到學院(系)所在財務機構或用人單位財務部門兌換轉賬支票(金額:工資+工資*3%管理費)或學校存款收付憑證，到財務二。
14.學校單位返聘退休人員的，應在人事部門辦理審批手續，持退回的人員登記統計表，到院(系)所在財務部門或用人單位財務部門換取調動支票(金額:工資+工資*5%管理費)或學校存款收付憑證，交財務二科。返聘人員的工資將與退休人員的生活費壹起按月發放。
15.從2002年開始，研究生生活費通過財務代理發放，財務部為每個研究生辦理了壹張中國銀行的借記卡。每月10前，學院(系)憑研究生生活費專項資金及分配清單、軟盤到財務代理處辦理支付手續。每個月15之後，研究生就可以用卡在中國銀行取錢了。
16，研究生科研補助以課題組為單位，研究生科研補助指南按規定格式填寫。如果壹次發放人數超過10，需要提供軟盤。每個月25號之前到金融代理處辦理相關手續，學生憑卡到中國銀行取款。
17、科研、教學鑒定會收到評估費，需要先填寫《鑒定(預)專家咨詢費審批表》，然後去財務代理處審批。並按規定比例代扣代繳個人收入調節稅。
18.員工探望配偶、父母返校時，需填寫《華中科技大學差旅費報銷單》，經所在單位和人事部門審核後，按規定標準在財務部二報銷。