作為人事最基本的東西，就是關於人事檔案的建立。然而，傳統的人力資源管理人員檔案總是以紙質版本存檔。隨著企業的發展，檔案越積越多，不僅占用辦公空間，有時候因為職場HR的變動，找不到檔案也是很正常的事情。接下來我給妳整理壹下如何制作公司的電子檔案。希望妳喜歡！
壹、收集電子檔案信息
在制作公司的電子檔案之前，需要收集要錄入的信息，比如員工檔案，需要包括:
1.個人基本信息:姓名、學歷、專業、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息；
2.入職後工號、能力素質、入職日期、勞動合同、五險壹金、薪資狀況等信息；
3.就業後培訓資料、培訓合同等信息；
4.工作中的獎懲記錄、晉升、調動、績效考核等信息。
第二，員工檔案的輸入要健全。
員工檔案的收集整理是壹項非常基礎的工作，但也不可小覷。因此，電子檔案的制作可以根據企業的需要建立檔案。如有必要，紙質檔案可先重新分類整理，再錄入系統，以免遺漏或出錯。
三。電子檔案的分類和命名
由於涉及的檔案材料種類繁多，為了便於日後查找和後續資料歸檔，需要對電子檔案進行明確的分類和命名。可以按照年份和檔案類型分類，會方便員工查找和使用。
第四，設置權限
1，設置權限可以說是制作公司電子檔案最關鍵的壹步。因為檔案可能涉及機密文件，比如員工檔案，會涉及到員工的個人信息；商業文件可能涉及公司的商業秘密等。這些文件壹旦泄露，不僅會讓企業流失人才，還會讓企業停滯不前，影響可持續發展。
2.其實想要做好壹個電子文件，關鍵是要選擇壹個好用又安全的電子文件系統。這個電子文件系統的安全性應該是首要考慮的問題。因為，壹旦出現安全隱患，對企業和員工都是“雙輸”。
另外，電子文件系統的使用可以解決我們低效的手工用工，通過掃描解析功能，可以高效地將大量紙質文件轉換成電子文件。還可以通過設置關鍵字搜索文件，快速準確地查找和調用員工檔案。最重要的是，妳可以通過電子歸檔系統享受文檔，讓員工互相學習，互相了解。
擴大公司電子文件的作用
檔案管理信息平臺的目標是實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。
紙質檔案的信息化管理是:在電子影像技術的支持下，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。
電子信息的歸檔管理是:將應用系統的電子信息進行憑證化後，形成電子文件，將電子信息從應用系統中分離出來，形成與應用無關、不可否認、可直接閱覽的樣式的文件。
建設電子檔案管理公共支撐環境，為各類檔案的收集、管理、查詢、加載和展示提供統壹平臺，主要實現以下功能:
統壹的電子文件入口。
在圖像技術、條形碼技術、格式電子數據文件等技術的支持下，可以實現不同介質、不同類別的文件的標準化封裝，轉化為統壹的入口文件，形成電子文件最小粒度的“碎片”，以統壹的格式存儲，保證電子文件的不可抵賴性和可追溯性。
對采集的電子數據“件”進行統壹管理
根據檔案管理的有關規定，電子材料的檔案管理實行統壹規範的流程化管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、標識和銷毀、查詢和借閱、備份和恢復等。，涵蓋文件生命周期的各個方面。可以實現對流程各環節流轉軌跡的記錄和查詢操作。
系統應提供文件流管理。
使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。用戶可以自己自定義工作流鏈接和路徑。當流程發生變化時，操作人員可以通過平臺自行添加或修改流程，並可以根據業務需求為每個環節設置和分配不同的業務角色。同時滿足各種業務檔案管理流程的不同需求。
支持新業務加載。
前期主要是搭建壹個統壹的電子檔案管理平臺，在上面加載比較規範的檔案管理服務(比如公務檔案)，讓所有操作人員在同壹個平臺上管理不同類型的檔案。平臺應支持新檔案的業務加載，使業務人員只需使用平臺提供的工具，即可添加和修改其他業務電子檔案(如人事檔案、財務檔案等)。
實現電子文件的可靠性和安全性管理。
壹方面，應用支撐環境可以通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子文件及其憑證價值的不可否認性。另壹方面，必須有壹個安全機制來保證電子文件打包、傳輸、整理、歸檔、存儲和利用過程中的信息安全。要對電子檔案的安全等級進行分類標註，根據不同的等級和權限進行訪問控制。
實現靈活方便的權限管理。
該系統可以利用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系可以適應稅務系統不同的組織設置和不同的管理模式。它可以實現分級管理、* * *訪問、分組* * *訪問、單獨配置和臨時分配權限。
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