《企業所得稅法實施條例》第四十條規定，企業發生的職工福利費，不超過工資薪金總額14%的，應當扣除。該規定改變了以前福利費按照稅前可扣除工資總額的14%計算扣除的規定，將代扣代繳改為事實扣除。但由於職工福利費扣除範圍較廣，在實際扣除中也存在不規範的問題。那麽，如何規範職工福利費稅前扣除呢？結合當前政策，筆者建議如下。
全面掌握職工福利費的財稅核算範圍
職工福利費是指企業通過舉辦集體福利設施、設立各種補貼、提供服務等方式，為改善和提高職工生活質量而提供的物質幫助。員工福利包括集體福利和個人福利兩部分，以集體福利為主。集體福利有兩個顯著特點:壹是免費或優待(包括低收費)，有補貼；二是以消費的形式滿足員工的共同需求，每個員工都有平等的使用權，如宿舍、浴室、食堂等設施。個人福利主要是對個別員工的特殊生活困難提供必要的貨幣補貼並直接支付給困難人員，如員工生活困難補貼。
財務上，《財政部關於企業新舊財務制度銜接有關問題的通知》(財企[2008]34號)明確規定:(1)補充養老保險屬於企業職工福利範疇，由企業繳費和個人繳費組成。(2)企業補充養老保險的繳費總額在工資總額4%以內的部分，從成本(費用)中列支。超過規定比例的部分，企業不承擔，由企業從職工個人工資中扣繳。個人繳費全部由個人承擔。(三)對補充養老保險建立前已經退休或者按照國家規定已經退休但未納入補充養老保險計劃的職工，企業按照國家有關規定繳納的養老費用從管理費用中列支。
稅收方面，《國家稅務總局關於工資薪金及職工福利費扣除問題的通知》(國稅函〔2009〕3號，以下簡稱國稅函〔2009〕3號)規定，企業職工福利費主要包括:
(1)尚未單獨實行辦社會職能的企業福利部門發生的設備、設施和人員費用，包括職工食堂、職工浴室、理發店、醫務室、托兒所、療養院等集體福利部門的設備、設施和維護費用，福利部門工作人員的工資薪金、社會保險費、住房公積金和勞務費。
(2)員工醫療、生活、住房、交通等各種補貼和非貨幣性福利。，包括企業支付給異地出差職工的醫療費用、未實行醫療統籌的企業職工的醫療費用、職工供養直系親屬的醫療補貼、取暖補貼、職工防暑降溫費、職工困難補助、職工食堂救濟費、職工交通補貼等。
(3)按照其他規定發生的其他職工福利費，包括喪葬補助費、撫恤費、安家費、探親假差旅費等。
值得註意的是，以下費用不屬於職工福利費支出範圍:離退休職工費用；對被解雇員工的補償；員工勞動保護費；員工在病假、產假和探親假期間獲得的補貼；員工的學習費用；員工夥食補貼(包括企業員工午餐補貼和出差期間夥食補貼)。國稅函〔2009〕3號文件規定的職工福利費範圍，相對於我們通常所說的企業職工福利費，如年貨、節日費用、節日材料、組織職工旅遊的費用等，大大縮小了。
企業發生的職工福利費應單獨設帳。
稅務對職工福利費的核算有嚴格要求，企業發生的職工福利費應單獨設置，準確核算。國稅函〔2009〕3號文件明確規定，企業發生的職工福利費應當單獨設置賬簿，準確核算。沒有單獨賬冊進行準確核算的，稅務機關應責令企業限期改正。逾期不改正的，稅務機關可以對企業發生的職工福利費進行合理核定。但有些企業在管理費下設置了管理費和職工福利費，這類企業應及時調整賬簿，將職工福利費歸集到應付職工福利費中。對此，建議企業通過應付職工福利費歸集核算職工福利費。企業也可以采取通常的預提和年終結算方式核算職工福利費，但核算比較復雜。需要註意的是，稅務上確認的職工福利費余額與會計上的職工福利費余額並不壹致。另外，現行企業所得稅法實施後，稅前扣除的職工福利費不壹定等於當年實際發生的職工福利費，應先扣除當年實際發生的職工福利費。員工福利費必須有合法憑據。
關於職工福利費的稅前扣除，《企業所得稅法實施條例》第四十條規定，企業發生的職工福利費，不超過工資薪金總額的14%的，應當扣除。在企業所得稅法下，職工福利費是否必須用合法發票支付，是納稅人非常關心的問題。根據企業所得稅法和企業所得稅法實施條例規定的合理性原則，合理支出是指符合生產經營活動常規，應當計入當期損益或者資產成本的必要的、正常的支出的說明。職工福利費屬於企業必要的、正常的支出，企業在實際工作中應根據具體事項進行處理。
比如，只要是能代表員工利益的決定，都可以作為法律證據。合理的福利費內的員工工資、補貼不需要發票。購買實物資產及外部發生的相關費用應取得合法發票。企業在企業所得稅年度匯算清繳前未將跨年度福利發票辦理到位的，壹經查實，必須進行相應的納稅調整，補繳相關稅款。目前，企業收取的職工福利費缺乏合理證據主要表現在以下幾個方面:壹是記賬憑證不合法，如企業職工食堂采購費用，未取得發票不得在稅前扣除，采購物品未開具發票或取得的發票不符合規定；二是自制付款憑證手續不全，收款人未簽字或他人簽字；三是大額支出沒有董事會決議；四是相關補貼項目沒有依據。職工福利費的核算要準確。
企業不按支出範圍核算的情況比較普遍。壹是應在職工福利費中列支的費用，在其他會計科目中列支，如食堂工作人員工資、食堂住房及設備修理費等，直接在生產成本或管理費用中列支；企業支付給職工的交通補貼、防暑降溫費等費用直接在管理費用中列支；企業運送職工上下班的專用車輛的修理費、燃油費、司機工資等費用，直接在成本和管理費用中列支。二是不屬於職工福利費範圍的費用，作為職工福利費列支。最典型的就是很多企業把禮品、食品、茶水、正常娛樂活動、安排客戶旅遊產生的費用等支出作為企業內部員工的集體福利費，在員工福利費中列支，以為只要員工福利費不超過工資薪金總額的14%就可以全額稅前扣除。如果作為業務招待費收取，只能根據扣除。三是代扣代繳的個人所得稅、代繳的社會保險費個人部分、企業領導人員個人消費支出等應由職工個人承擔的費用，作為職工福利費列支。
企業職工福利費稅前扣除是否規範、到位，應重點關註以下六個方面:壹是是否單獨設置賬簿；二是支出是否符合支出範圍；三是是否在工資總額14%的限額內扣除；四是以前年度應付職工福利費是否已先行沖減，結余金額是否改變用途；五是稅前扣除工資總額的計算是否合理；第六，列支的職工福利費是否合理真實，記賬憑證是否合法。