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拿到收據到底怎麽處理?出納千萬要註意這些風險!

出納和會計對於收據可不陌生,工作中經常被這個磨人的小妖精到處犯難得罪人。今天深空網講講有3種情形都避免不了要跟收據磨壹磨,再給大家講講詳細的分錄處理。

支付個人的零星支出

公司的下午茶啦、節假日的團建啦、修鎖修電器的支出啦這些小到二三十塊、大到壹兩百的支出事項,壹般都找小額經營的個體戶解決了。如果妳跟對方說要代開發票稅前扣除啥的,對方就算聽懂了妳說的話,可能也不願接妳這單生意了,麻煩!頂多給妳開個收據。

拓展延伸:收據換發票的賬務處理,如何做會計分錄?

能拿到收據也行。畢竟這可以作為這些支出的真實憑證,入賬沒問題,會計分錄就寫:

借:管理費用等科目

貸:庫存現金/銀行存款

那小店老板出具的收據能不能稅前扣除呢?當然可以。

《國家稅務總局關於發布

企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法

的公告》(國家稅務總局公告2018年第28號)第九條明確了:

首先我們可以確定收據是可以作為稅前扣除憑證的,上面要註明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關信息。

之前有粉絲跟我擡杠:我們找了壹個維修工師傅修空調,對方就是個小店,哪來的單位啊?

這位粉絲的想法就有點死板了,師傅開了什麽店就寫那家店的名字唄,如果不開店的(比如賣水果的攤販),那就不用寫收款單位名稱了呀。“等相關信息”這幾個字,不是要求妳把前面所說的都寫上。

備用金報銷還款

比如深空網員工小張出差前,可以跟公司申請2000元的備用金。等到出差回來,小張歸還沒有用完的500元給公司,這時候出納就可以開張收據給小張,收據上註明事由、小張簽名。分錄如下:

申請備用金時:

借:其他應收款--小張2000

貸:庫存現金2000

報銷時歸還500元,出納開收據後:

借:銷售費用--差旅費(或管理費用--差旅費等等)1500

庫存現金500

貸:其他應收款--小張2000

有些公司可能在員工發起備用金申請的時候就填寫收據了。規範的收據開具流程為:

給員工開具三聯單,內容上註明借款事由、借款人簽名以及相關領導簽字確認。其中,存根聯作為將來報銷核對的依據,會計聯提供給會計記賬,收款人聯交給員工保管,將來報銷時拿來核對借款金額,多退少補,出納在收款人聯上簽字確認。

收據換發票的業務處理

有些經濟業務可能沒辦法在付款的時候就拿到發票,往往可以先拿到收據,等到期末去催時才能拿到發票。比如深空網從A公司購買了壹臺設備作為固定資產,A公司先開了收據給深空網,收據上也要註明收款單位、金額、項目等信息,後期會計催票時才拿到發票入賬。

收據入賬時:

借:應收賬款等科目

貸:銀行存款

拿到發票後:

借:固定資產

應交稅費--應交增值稅(進項稅額)

貸:應收賬款等科目

收據也要規範!

有很多小夥伴可能會覺得,反正自制的收據也是內部憑證,就不太重視。這是錯誤的認知,如果涉及金額較大,可能還會引起審計的註意,存在壹定的風險。下面來考考大家,以下兩張收據合規嗎?

上面這張收據在很多企業都能見到,從這張收據不難看出其中的不規範之處:

(1)人民幣金額為3000元,“佰”“拾”“萬”單位前應填寫“零”;

(2)“會計”壹欄不能空白!且會計壹處的簽名不能與收款人為同壹人。如果賬務對不上,很難進行核實。此外,填票人、收款人、會計都為同壹人的話,容易出現挪用資金

(3)蓋章問題。開出去的收據,需要財務確認的,除了蓋財務專用章,還要加蓋企業公章,這樣比較穩妥。

上面這張收據的問題大同小異。

(1)人民幣金額“佰”“拾”“萬”單位前應填寫“零”;

(2)沒有蓋章!即使是內部的收據,該蓋什麽章還得蓋什麽章,否則壹旦發生了內部經濟糾紛,難以厘清責任;

(3)收據的日期沒有填寫。

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