慰問信通常有標題、擡頭、正文、結尾、落款五部分構成。標題，慰問信的標題通常由以下三種方式構成：單獨由文種名稱組成。如《慰問信》。由慰問對象和文種名***同組成。如《給抗洪部隊的慰問信》。由慰問雙方和文種名***同組成。如《朱德致抗美援朝將士的慰問信》。擡頭(稱呼)，慰問信的開頭要頂格寫上受文者的名稱或姓名稱呼。如果是寫給個人的，應在姓名之後，加上“同誌”、“先生”等字樣，後加冒號。如“鄭州市人民政府：”、“魯迅先生：”正文，正文要另起壹行，空兩格寫慰問的內容。慰問的正文壹般由發文目的、慰問緣由或慰問事項 等幾部分構成。發文目的該部分要開宗明義，寫清楚發此信的目的是代表何人向何集體表示慰問。如“中***杭州市 委慰問駐杭部隊軍烈及轉業軍人”的開頭。值此1999年新春佳節即將到來之際，中***杭州市委、市人大常委會、市人民政府、市政協代 表全市人民，真誠地向妳們及親屬表示親切的慰問，並致以崇高的敬意。
慰問緣由或慰問事項，本部分要概括地敘述對方的先進思想，先進事跡，或戰勝困難、舍已為人、不怕犧牲的可貴品德和高尚風格；或者簡要敘述對方所遭受的困難和損失，以示發信方對此關切的程度。要表現出發信方的欽佩或同情之情。結尾，結尾表示***同的願望和決心。如“讓我們攜手並進，為早日實現祖國的四個現代化而***同奮 鬥”，又如“……困難是暫時的，最後的勝利壹定屬於我們！”等。接著寫祝願的話，如“祝妳們取得更大的成績。”、“祝節日愉快”等等，但“祝”字後面的話應另起壹行，空兩格寫，不得連寫在上文末尾。落款，慰問信的落款要署上發文單位或發文個人的稱呼，並在署名右下方署上成文日期。