1.主體:制定行政執法文書的主體是行政機關及其執法人員，具有較強的合法性。
2.職權:行政執法文書是行政機關在行政執法過程中制作和使用的。
3.內容:行政執法文書必須有明確的法律依據。行政執法文書的存在、規範和內容設計有明確的法律依據。
4.程序和表格由行政機關統壹制定，壹經形成，應當嚴格遵守。
5.具體效果，即行政約束力。
二、行政執法文書的作用
1，主題的顯著性，文檔的格式都具有單壹使用的特點。
2.材料的客觀性，特別註意客觀性和準確性。
3、內容規範，要求完整，文字書寫符合規範；內容有統壹的要求，有相應的要素。
4.形式、固定結構和標準化術語。
5、釋義的單壹性，使語言確切，用詞符合單壹釋義的要求。
行政執法文書格式使用說明
(壹)《行政處罰案件立案審批表》是執法人員發現違法行為時，向行政機關負責人報告時使用的文件。立案審批表由案件報告和行政機關負責人審批意見兩部分組成。
舉報人必須寫明當事人的情況和基本違法事實。備案時間以行政機關負責人在報告上簽署備案意見的時間為準。除按照司法行政機關行政處罰程序可以適用簡易程序的案件外，其他案件應當立案偵查，適用壹般程序。
(二)訊問筆錄是執法人員為收集證據而詢問案件當事人或者有關人員所使用的文件，是認定案件事實的重要證據之壹。
所以在使用訊問筆錄時，被訊問人的姓名、住址等基本信息壹定要寫準確。詢問完成後，必須由受訪者閱讀並簽名。被詢問人因不識字等原因不能簽字的，應當要求被詢問人按手印。
(三)聽證權利通知書用於告知當事人有要求聽證的權利。同時告知當事人違法行為、可能受到的行政處罰以及放棄聽證權利的後果。
(四)聽證通知書用於告知當事人聽證的具體時間、地點，並告知當事人有權要求聽證主持人回避。