1.信訪的回應特征
1針對性。如投訴人反映有問題，將在回復中回復對此問題的調查核實情況。
②準確性。準確表達相關政策法規的內涵，以免讓投訴人在理解上產生歧義。
③公平性。表達符合政策、法律、法規的有關規定，不在矛盾中偏袒任何壹方。
2.通用信息格式
(1)擬出壹個標題
？關於什麽？信訪回復(回復)？針對具體目的，還可以註明是辦理意見、復查意見還是復核意見，給人壹種清晰的感覺。
②確定稱謂
在頂格中，有些還可以加上某些限定條件和修飾語，如親愛的。
③寫課文
信訪回復的正文應當寫得清楚、具體、有針對性。壹般分為？被誰？事情？壞了？分三部分寫。
？被誰？:具體信訪事項的受理情況，收到信訪事項的日期，受理的信訪事項等。
？事情？認定事實，認定信訪事項發生的時間、地點和事實。法律依據，意見所依據的法律、法規和政策。在處理意見時，要註意對信訪事項的是非認定，對多個信訪事項要逐壹作出答復和回復。
？壞了？:常見的結尾？如有異議，可以自收到答復之日起30日內向上壹級行政機關申請復核？。
④標記簽名。
3.常見寫作模板
關於什麽？回復來信來訪
(對誰):
妳好，關於_ _ _ _ _ _ _ _ _ _的問題。
(投訴舉報日期，投訴舉報受理)收悉，現答復如下:
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(事實調查)
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(法律依據)
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(處理意見)
如有異議，可在收到答復之日起30日內向上壹級行政機關申請復核。
(發證機構名稱)
(發布日期)