第壹,早在1998,最高人民法院就在《關於審理經濟糾紛案件涉嫌經濟犯罪若幹問題的規定》中提出,他人使用法人單位的公章進行違法活動,法人應當承擔民事責任:
情況1。他人借用公司業務介紹信、合同專用章或加蓋公章的空白合同,以出借單位的名義簽訂經濟合同,給對方造成經濟損失的;
情形二:行為人盜竊或者盜用法人公章、業務介紹信、蓋有公章的空白合同,或者私自刻制法人公章簽訂經濟合同,法人有明顯過錯且該過錯與受害人的經濟損失有因果關系;
情況三:企業承包租賃業務合同到期後,企業已按規定辦理了相應的變更登記,但企業未采取有效措施收回加蓋公章的空白合同、介紹信或公章,或未及時通知對方,導致原企業承包方、承租方以原承包租賃企業名義簽訂經濟合同給對方造成經濟損失的;
情形四:法人單位聘用的員工被辭退或者法人單位委托保管公章的人員被解除職務後,該單位未及時收回其公章,行為人擅自使用原公章簽訂經濟合同,給相對人造成經濟損失。
二、為了平衡業務蓋章的效率和風險控制,企業需要蓋空白頁時需要註意哪些細節?
註:1:加強印章管理,特別是制定空白紙蓋章規則。
未經企業內部批準,印章管理員不得向任何人提供蓋有公章的空白紙張,否則難以對印章安全隱患做出有效的防控措施。
註2:如確需用白紙加蓋公章,加蓋的空白頁方向應可控,使用應可追溯。
企業可以對加蓋公章的空白頁進行編號。發放時,領取者需要簽字確認,並記錄在冊,以保證責任明確,發放有序,也為後期審核和排查隱患提供有效憑證。
註3:跟蹤並記錄已蓋章的空白頁。
已使用的公章空白頁應保留原件,並記錄在案,以證明帶有編號的空白頁已被使用。已收集但未實際使用的空白蓋章頁應及時回收,以防濫用。
註4:及時公布丟失的蓋章空白頁。
如果收件人或經辦人不小心丟失了蓋章後的空白票據,企業應根據事先標註的單據號進行掛失作廢聲明,避免丟失的單據被挪作他用而帶來不必要的風險或損失。
加強對蓋章空白頁的管控和跟蹤很重要,但不能從根本上解決安全隱患。隨著互聯網應用對企業管理和業務運作的影響越來越大,實現印章管控能力與使用需求相適應是根本。
三、如何改善在空白頁蓋章的行為?
應用1:電子印章取代物理印章:打破物理印章使用的時間、地域、人員限制。企業隨時隨地使用印章,避免蓋章空白頁等不規範行為;
應用二:通過“電子印章+防偽打印”的應用模式,解決了部分用戶對紙質文件歸檔或存檔的需求,實現了網上蓋章、紙質防偽輸出;
應用三:硬件設備和軟件系統的結合由印章控制:企業的實體印章只能授權使用,防止企業的實體印章被竊取和盜用,保證企業的每壹份文件都是真正由企業授意的。
綜上所述,企業可以根據實際需要選擇合適的方式實現印章安全控制,從而消除空白頁蓋章等違規用章行為帶來的業務隱患。