(壹)嚴肅、認真、細致；
(二)壹案壹卷，文電合壹；
(3)材料和手續齊全；
(4)科學編目，方便檢索；
(5)裝訂規範易於保護。第三條備案包括以下內容:
(壹)立案:物價檢查記錄表、物價檢查登記表、舉報記錄表、立案審批表、案件移送通知書、案件移送報告表、案件移送通知書、案件受理通知書等。
(2)調查材料:調查筆錄、檢查筆錄、委托調查書、委托鑒定書、核實提取材料登記表、調查終結報告等。
(3)定案:案件討論記錄、價格違法案件處理審批表、處罰決定書、強制轉移通知書、銷售者銷售產品清單、吊銷營業執照建議書、行政處罰建議書、追究刑事責任建議書等。
(4)結案:結案登記表、罰款收據、送達回證、辦案登記表。
(五)復議或訴訟案件:
1.復議:復議立案登記表、復議駁回通知書、調取材料通知書、補充調查通知書、復議延期通知書、復議案件處理審批表、復議決定書等。
2.價格監督檢查機構的申辯和申訴。
3.被處罰單位或個人提出的復議申請、申訴和上訴。
4.人民法院作出的判決、裁定和通知。
(6)其他材料。第四條各級價格監督檢查機構應當選派具有壹定專業知識和責任心強的人員管理文書檔案。有條件的應建立檔案室。第五條各級價格監督檢查機構負責人應當定期對本單位和上級價格監督檢查機構對下級價格監督檢查機構的文書檔案管理工作進行監督、檢查和指導。工作成績突出的要獎勵。對工作不負責任的，要批評並限期改進。第六條立卷歸檔應當按照文書形成的順序排列，即調查階段(立案、檢查登記、調查材料、終結結論、其他復議階段、訴訟階段(提起復議或訴訟的案件)的順序。第七條卷內文件應以原件和後面的附件為準；原件在前面，復印件在後面；前有回復，後有請示；重要的文件先定稿，修改的按最後的順序排列。第八條被檢查單位或者個人提供的材料應當裝訂成冊。第九條收據後附罰款沒收收據、辦案登記表。第十條卷內資料頁碼和目錄的編制:
(1)在所有文件的右上角按其排列順序逐頁用阿拉伯數字寫上頁碼；
(二)卷內材料的內容根據卷內材料的排列順序和內容填寫。第十壹條辦案人員應當在結案後及時將全部案件材料按規定移交給檔案管理人員；管理人員驗收合格後，裝訂歸檔。第十二條文件、檔案壹般保存十五年，重要檔案可根據情況適當延長。第十三條文件和檔案必須妥善保管，不得丟失或損毀。對丟失或損壞文件、檔案的單位和個人，應根據情節輕重，按有關規定處理。第十四條各省、自治區、直轄市物價局(委員會)可根據本辦法制定具體實施辦法。第十五條本辦法自印發之日起實施。