在此，結合實際情況，我認為應從以下幾個方面完善實際的特種設備檔案管理:
(壹)制定規章制度，保證特種設備檔案的完整收集。
結合特種設備使用管理的實際，制定相應的規章制度，明確特種設備檔案的基本內容，包括:設備成套圖紙、出廠合格證、質量證明書、安裝使用證明、強度計算書、省級或市級勞動部門出具的使用證明、檢驗報告、認可意見。並按照《特種設備管理辦法》的相關規定，積極參與特種設備安裝整體竣工驗收，通過制度規範和經濟約束確保特種設備檔案的順利收集。
(二)明確管理責任，督促使用單位加強特種設備檔案管理。
明確特種設備管理的直接領導責任，將特種設備管理納入經濟責任制考核、獎懲。明確規定使用單位的特種設備管理人員有責任協助檔案管理人員登記特種設備運行狀況，並妥善保管檔案。使用單位技術管理人員在進行安全檢查時，應註意每臺在用壓力容器和起重設備的編號登記，並及時記錄反饋設備的運行情況。單位檔案部門還註重采取動態管理的方式，建立健全設備維修、改造和年檢鑒定記錄，不斷豐富特種設備檔案內容，實現檔案與運行設備的真實對應，真正使特種設備檔案為設備使用和維護提供準確依據。
(三)實施專項管理，提高服務利用效率
特種設備檔案在企業的管理和經營中具有很高的利用率。為方便使用，在檔案管理中，我們將特種設備的檔案提取出來，單獨分組，分類編號，形成條目，系統整理。比如特種設備檔案專項目錄，可以根據特種設備檔案進行編制，包括設備名稱、安裝地點、制造單位、出廠編號、使用證號、存放地址等。，並將目錄發放到相關單位，供檔案管理人員和生產技術人員查找和查閱，幫助技術管理人員熟悉管理範圍，加強安全檢查，使技術人員能夠利用檔案及時處理潛在隱患。
(四)突出特種設備檔案管理的監管職能。
特種設備檔案以“購置、驗收、使用、定期和不定期檢驗、維護保養和報廢”為基本內容進行組織和歸檔。如果我們今天還停留在最基礎、最壹般的層面來管理特種設備檔案，必然跟不上快速發展的生產的實際需要，必然會走過場，制定計劃。特種設備檔案管理的積極作用在於其有效的監管功能，將存放在檔案櫃內的“死”檔案，變“活”檔案為檔案櫃外的“活”檔案，直接服務於安全生產。通常情況下，設備檔案壹般分為特種設備購置臺賬、特種設備質監部門定期檢驗記錄和設備維護保養記錄。然而，在實際的生產經營活動中，設備運行狀態首先反映出來的是設備日常運行狀態的記錄。為此，我們編制了設備日常運行記錄表，以便各生產部門在每天交接時登記設備的運行狀態。這是保證安全生產需求的第壹信號，可以為設備是否正常運行提供可靠有用的依據。通過查閱設備日常運行記錄，每臺設備的運行狀態壹目了然。設備壹旦出現故障，會隨時反映在日常巡檢數據中。在特種設備的檔案管理中，我認為建立和整理設備的日常運行記錄是非常重要的。能對設備運行狀態起到有效的監控作用。及時掌握和了解企業擁有特種設備的情況和動態，在工作中及時進行查詢、提醒和跟蹤服務，是管理者的有效依據。它是危險品行業檔案的重要組成部分之壹。