加大投入,夯實檔案信息化建設基礎。軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設的必要條件,是信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。軟硬件的投入不僅包括計算機、掃描儀、服務器等硬件設備,還包括適應檢察院檔案管理實際工作的軟件設備的開發和利用,二者缺壹不可。當前,既要加大基礎設施的配置,又要充分發揮現代化設備的作用,實現照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等材料的數字化和信息化。同時,要加快檔案管理系統軟件的開發和運行,完善檢察院信息中心檔案管理網絡建設。
增強服務意識,建立以用戶為中心的檔案信息系統。與傳統的檔案服務相比,數字檔案服務的優勢在於以網絡為媒介提供服務,檔案部門應利用網絡的優勢建立以用戶為中心的服務體系。首先,站在用戶需求的立場上,對豐富的檔案館藏進行分類,引導用戶在海量的信息世界中快速找到自己真正需要的檔案信息,為用戶提供全方位、高質量的信息檢索和查詢服務。其次,要更好地配合法律監督和社會需求,重點加強編研工作,盡可能集中細化檔案信息內容,使之成為專題。要在保證檔案完整、齊全的基礎上,挖掘檔案內涵,提供更全面的信息參考和更深入的咨詢服務。同時,在不違背監督要求和保護當事人合法權益的前提下,借助互聯網的數字化平臺,通過各種傳播手段與用戶實時交流,以多種形式向社會提供,滿足社會對檢察機關各類檔案日益增長的信息需求。
加強人力資源建設,不斷提高檔案人員的整體素質。數字檔案服務是利用現代信息技術對檔案服務模式的創新,它給檔案部門的服務工作帶來了活力,也給檔案工作人員帶來了挑戰。檢察機關在招錄新人時,可以采取檔案人員職業準入考試制度,對擬進入檢察機關檔案部門工作的人員進行崗前培訓和崗位資格審查。職業準入考試制度既提高了檔案人員的整體信息化水平,又克服了用人的隨意性。要加大對精通計算機、熟悉檔案的人才的引進力度,落實優惠政策,增強吸引力。同時,要加強檔案人員的交流和培訓,提高現有檔案人員的信息化素質。