草稿。就是起草文件的初稿。這是簽發文件的第壹道程序，是關系到文件質量的基礎工作，必須非常細致。
簽名。各職能部門需要以黨委或黨委辦公室名義發文時，由部門領導在公文稿紙“核稿”欄簽字；涉及其他相關部門的事項，應事先與相關部門會簽，經核實或會簽後送黨委辦公室。黨政聯合行文應由主管領導或主要負責人會簽。
檢查草稿。即審閱文檔草稿。草稿送主管領導審批前，辦公室分管文字的負責同誌會根據公文的基本要求，對草稿的文風和內容進行全面審查。黨政、兩辦聯合行文的，稿件由校長辦公室把關。
問題。簽字是領導對稿件的最終認可。文件草案經領導簽字後，即成為終稿，文件相應生效。
號碼。稿件經領導同誌簽發後，要進行編號登記，防止發文混亂。編號要按照新的公文格式方法編排，壹般由代字、年號、年份序號三部分組成。
校對校對是文件制作和分發過程中的重要環節，也是辦公室的重要工作職責。我們應該堅持三校制。第壹個學校是由起草人主持的。第二校由審稿人進行，第三校最好由系主任進行。校對要以文件的最終版本為依據，認真校對，連標點符號都不放過，保證文件簽發的最終水平。
使用打印。即公文加蓋公章，是公文生效取信的證明。印章的使用要正確、清晰、恰當，即所謂“上不壓文，下不騎年，上遮月”。
分銷。簽發文件時，要建立簽發文件登記簿，嚴格履行領用簽字手續，確保文件簽發無誤。
返回齒輪。這是簽發文件的最後壹道工序。要制作的文件，連同文稿，按正文和底稿的順序收集，年底按文件檔案管理要求整理歸檔。
發布文件的內容:
公文處理是指機關內部為印發公文而進行的準備、處置和管理活動。簽發文件的壹般程序是:起草、咨詢、審核、簽發、簽發、登記、打印、印刷或簽字、分包、簽發和處理已完成的文件。