電子郵件存檔的意義僅僅在於保護企業的健康、合規運營，包括:
1.電子郵件備案系統有助於企事業單位或機構審計和提供證據；
2.電子郵件歸檔系統有助於企事業單位或機構的知識管理和風險分析；
3.電子郵件備案系統有助於企業、機構或機關遵守法律法規的要求。
擴展數據:
郵件存檔功能:
1.郵件存儲:郵件歸檔產品可以從不同的地方導入歷史數據，包括。PST文件(Microsoft Outlook的個人信息存儲)。可以通過MAPI、POP3或IMAP從您的郵件服務器獲取新郵件和現有郵件。
即使郵件服務器的日誌功能失效，只要使用郵件存檔產品作為SMTP轉發代理轉發郵件，公司內部郵件就可以和外部郵件壹起存儲在郵件存檔產品上。郵件存檔產品也可以用作SMTP收件人，與密件抄送日誌或反垃圾郵件網關的日誌功能壹起使用。
2.智能存儲管理:智能存儲管理可以管理郵件歸檔產品正在使用和可用的存儲空間。內置存儲存儲在可插拔的驅動器磁盤上(高端型號支持熱插拔)，可在企業網絡中提供額外的控制和郵件管理，並便於將郵件從昂貴的事務級存儲遷移到相對經濟的存儲。
管理員還可以使用存儲鏡像來實現數據冗余和增加外部存儲空間，從而無限擴展存儲容量。
此外，單實例存儲功能可以使郵件歸檔產品智能地刪除發送給多個用戶的重復郵件和附件。通過在存儲之前壓縮郵件，存儲容量被最大化。
3.支持訴訟和法規遵從性:郵件歸檔產品通過標準和自定義策略支持不同的公司和法律規則。除了可接收內容策略，郵件策略還管理保留郵件的時間長度。
當系統檢測到有違反規則的情況時，會發出警告，只要有必要，方便存儲郵件的導出機制和訪問記錄可以快速提交給法律顧問。
4.防篡改架構:用戶和管理員只對存儲在郵件存檔中的郵件擁有讀取權限，這樣存儲的郵件就不會被有意或無意地損壞。
5.查詢和恢復:電子郵件歸檔Web界面中的存儲搜索工具可以執行快速的基於標記的全文搜索、電子郵件內容搜索或電子郵件附件搜索。
用戶可以輕松地搜索和查看個人郵件，並將其轉發到郵件服務器。管理員和審計員可以對郵件存儲進行分類，以便可以在導出的文件中按關鍵字、數據和發件人/收件人編輯壹些相關信息。
6.索引:通過郵件組件的完整列表，可以通過內容和附件徹底搜索郵件存檔中的郵件，並且可以通過添加標簽來定義搜索。
7.功能:Mail archiving支持基於功能的權限系統，允許個人用戶進行審計訪問。用戶只能訪問和搜索自己的郵件，而審計人員有權查看、跟蹤和監控所有用戶的郵件。
8.統計和報表:郵件存檔內置報表功能完善，提供各種操作和法律方面的統計。默認報告包括郵件存儲的增長、違反策略和存儲的流量。
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