實質性響應是訂立合同的基礎。
政府采購的過程實際上是壹個訂立銷售合同的過程。當事人訂立合同采用要約和承諾的方式。要約人提出訂立合同的條件，受要約人完全接受，表明雙方意思表示壹致，合同訂立結束。要約是壹方當事人向另壹方當事人提出的訂立合同的條件，是希望對方當事人能夠完全接受這壹條件的表示。提出要約的壹方稱為要約人，接受要約的壹方稱為受要約人或允諾人。要約是招標和政府采購中經常使用的技術術語，它與投標人的承諾形成了矛盾的統壹體。沒有要約，巧婦難為無米之炊，承諾不可能存在。在承諾出現之前，只能提出要約。要約存在於承諾中，或者承諾包含在要約中，這叫實質性回應。如果壹個要約不能在壹個承諾中得到充分體現並被打折扣，就不能說是實質性的回應，或者只能說是回應不充分。招投標本質上是壹種買賣行為，但這種買賣完全遵循公開、公平、公正的原則，按照法律規定的程序和要求進行。與傳統的物資采購相比，它在管理思想和采購方式上都有很大的不同。對招標人來說，采購的所有要求和條件都充分體現在招標文件中，是評標委員會衡量投標人能否中標的依據，不允許有任何附加要求和條件。對於投標人來說，投標文件必須完全按照招標文件的要求進行編制。如果投標人未能按照招標文件的要求對招標文件中提出的要求和條件作出響應，或響應不完整，或某些重要方面和關鍵條款未作出響應，或此響應與招標文件的要求存在重大偏差，這些都可能導致投標人的投標失敗。比如壹份招標文件確定投標有效期為90天，但有的投標企業不響應，但在招標文件中，明確其投標有效期為60天。這樣，即使妳的投標文件很優秀，其他承諾也很好，但在評標開始前的符合性檢查中，這壹項就會被淘汰。
實質性回應的基本要素
招標文件的內容大致可分為三類:壹是關於投標文件編制和提交的規定，列入這些規定是為了盡量減少合格的供應商或承包商因不清楚如何編制投標文件而處於不利地位或其投標被拒絕的可能性；二是關於招標文件的評審標準和方法，這對於提高招標過程的透明度和公正性是非常重要和必不可少的；第三，合同的主要條款，主要是商務條款，有利於投標人了解中標後簽訂的合同的主要內容，明確雙方的權利和義務。其中，技術要求、投標報價要求和主要合同條款是招標文件的內容，統稱為實質性要求。所謂招標文件對招標文件要求的實質性響應，是指投標文件應當滿足招標文件的所有實質性要求，沒有重大差異或保留。如果投標文件不符合招標文件規定的實質性要求，可以認定該投標文件不符合招標文件的要求，招標人可以否決該投標，並且不允許投標人修改或取消不符合要求的差異或保留，使其成為具有實質性響應的投標。投標文件的實質性響應應從以下幾個方面考慮:
1.對基本條件的實質性響應:投標人是否符合參加投標的基本條件(見《政府采購法》第二十二條)，供應商只有符合上述條件，才能視為基本符合投標條件的供應商。如果投標超出經營範圍，資質文件不全，投標文件沒有法定代表人簽字，或者法定代表人有效授權委托書和相關身份證明不符合招標文件要求，則投標可能被拒絕。
2.具體條件的實質性響應:《政府采購法》第二十二條規定“采購人可以根據采購項目的特殊要求指定供應商的具體條件”，投標供應商除基本條件外，還應當符合特定項目的具體條件。壹方面，投標人必須明確招標人是否要求那個特定的資質，妳是否有這個特定的資質，並且投標人提供的各種資質證書必須是投標人自己的，名稱相同(如果使用其子公司或者子公司使用母公司的證書，母公司將不被認可)。另壹方面，對某些產品的具體要求。如果通信產品需要工信部頒發的進網許可證；安全產品，需具備公安部計算機信息系統安全專用產品銷售許可證和中國信息安全產品測評認證中心國家信息安全認證產品型號證書；對於軟件產品，可能會要求投標人具備國家版權局的計算機軟件著作權登記證等壹些具體要求。此外，投標人有時會要求投標人提供原廠商對某些重要產品的特別授權。第三，是技術規範的實質性響應。每個政府采購項目都有其特定的技術規範要求，招標文件只能滿足或超過(正偏離)主要技術規範要求，而不能低於(負偏離)主要技術規範要求，否則其投標肯定會被拒絕。這些都是具體資質的實質性回應。
3.合同條款的實質性響應:是否接受招標人提出的合同條款。壹般招標人會在招標文件中告知投標人合同條款，要求投標人接受報價，避免中標後在合同條款上扯皮。
4.質保期的實質性響應:質保期是壹個非常重要的指標，也與投標報價密切相關。
5.投標保證金的實質性響應:為防止投標人在投標有效期內隨意撤回投標文件，或違背對招標文件的響應和承諾，從而影響招標工作，對其他投標人造成損害，招標文件中明確規定投標人應提交投標保證金。對於投標保證金，本地企業只需要帶支票，非本地企業需要知道中標人的賬號和開戶行，提前將投標保證金匯至賬戶，以便在投標截止時間前(考慮到不同銀行之間的轉賬時間)，或者開出匯票和銀行保函，在投標時或投標前當場交給招標人。
6.對聯合體投標的實質性響應:除非本項目招標文件明確規定不接受聯合投標，否則可視為招標人接受聯合投標。
7.投標報價的實質性響應:投標報價應按照招標文件規定的格式進行，報價內容不得有重大遺漏，如投標函的格式，是否填寫了價格、工期、質保期等要求的內容，是否按要求提供了報價表中的公開報價、折扣、匯率、人民幣報價格式等。
8.投標有效期實質性響應:投標人在投標時必須滿足招標人的投標有效期要求，在投標有效期內對雙方具有約束力。
9.對投標截止時間的實質性響應:投標截止時間後遞交的投標文件，招標人肯定會拒絕。
10.對投標文件密封的實質性響應:投標文件必須按要求密封。
11.無效投標條款的實質性響應:必須按要求響應招標文件中的相關無效投標條款。
12.實質性響應交付(工期)時間:招標文件規定的招標項目的完成工期不能超過招標文件規定的工期；必須按照招標文件中規定的交貨時間做出響應。
13.其他實質性響應:招標文件規定的貨物包裝方式、檢驗標準和方法不符合招標文件要求；招標文件規定的貨物包裝方式、檢驗標準和方法不符合招標文件要求的；投標人應在提交投標文件截止時間前將投標文件送達投標地點；投標企業在投標截止時間前對投標文件進行必要的補充、修改甚至撤回，在法律上是允許的；以及其他帶有招標人不能接受的條件的投標文件，都不是對招標文件的實質性響應。
做出實質性回應的有效方法
對招標文件的要求做出完整、實質性的響應，關系到每個參與投標的供應商能否中標(成交)。作為壹般供應商，做好壹個項目的招標文件，有美好的願望只是壹個方面，參與每壹個投標政府采購項目，都要經過深思熟慮，科學安排，才能吃到勝利的果實。該方法有以下幾個方面:
第壹種是塊方法。招標文件壹般有價格、技術、服務等幾個方面，如上所述，那麽如何保證三塊能得到恰當準確的解讀而不被遺漏呢？最有效的方法是對招標文件進行分解，讓熟悉公司價格、技術、服務等方面的人員分別理解招標文件的相關章節，並按照招標文件的文本格式起草招標文件。這比壹個人困在衣櫃裏要科學簡單得多，同時也起到了集體的作用，是不可多得的好方法。
二是詢問法。政府采購是壹項朝陽事業，在我國實施時間不長，需要投標人不斷探索，總結經驗，吸取教訓。最可行的辦法就是去問制定招標文件的政府采購中心，對壹些妳看不懂的概念、規定、要求，書面征求意見。同時妳可以給他們看看妳自己的標書樣本，看看妳有沒有充分響應。如果沒有充分回應，如何改進，可以請他們正面回答。
第三是接入方式。政府采購是壹項邊學邊成熟的工作。沒有人天生就是老師，只有不斷學習才能不斷進步。要正確理解招標文件，必須從多方面、多渠道學習，如互聯網信息查詢、供應商互學、圖書館信息查詢、政府采購監管部門咨詢等。
第四是守法。政府采購在國內方興未艾，學習培訓課程種類繁多，相關業務知識講座和研討會也層出不窮。作為壹個有誌於在政府采購領域有所作為的供應商朋友，或多或少可以抓住機會，把它作為學習和提高的加油站，對提升政府采購活動的勝算大有裨益。