壹、行政機關公文格式
(壹)用紙、排版和裝訂規則
(1)公文采用A4紙，開本尺寸為:210mm×297mm。
(2)公文紙頭(即上邊距)為37mm 1mm；；做壹個紙縫(左白邊)28mm 1mm。核心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。
(3)公文頂邊到發文機關標識的距離，除字母為零外，命令為20mm，請示、報告為80mm，其他為25mm。用來標註公文的數量、密級、緊急程度。
(4)公文正文使用3號仿宋體，每邊22行，每行28字。如果不能在正文的空白處加蓋印章，應調整正文的間距和行距，保證正文和印章在同壹頁，不能出現“本頁無正文”字樣。
公文從左到右橫向排列。在民族自治地方，可以同時使用漢字和通用的少數民族文字。少數民族語言是按照他們的習慣書寫和排版的。
(5)公文應雙面打印，頁碼正確，雙面誤差不超過2mm。
(6)公文應左側裝訂，不得掉頁。封面和書芯不脫落，背面平整不空。兩個頁碼之間的誤差不得超過4毫米。對於騎馬訂或平縫，兩個釘鋸的眼距為書芯上下1/4，允許誤差為4毫米..平訂書針鋸與書脊的距離為3 mm ~ 5 mm。
(二)行政機關公文的格式
新的《國家行政機關公文格式》(以下簡稱《公文格式》)將公文分為眉頭、主題、印章三部分，共18個要素。細分如下:
1，眉頭部分——也就是公文的頭部分，位於公文首頁紅色反線的上方。
(1)文件編號
《行政公文管理辦法》規定，絕密和機密公文應當標註份數序號。公文的編號簡稱，即同壹文件的序號，用於方便文件的登記、分發、核查和統計。在版本中心左上角的第壹行用7位數字(如果少於7位數字，將在前面加0)標記序列號。
(二)保密級別和保密期限
有保密要求的公文，應當在版次右上角第壹行標明密級。秘密分為三級:絕密、秘密、秘密。標註時使用3號黑體，頂格標註在版本中心右上角第1行，兩個字之間的空格為1(無保密期)。2001 1國務院辦公廳關於貫徹<國家行政機關公文處理辦法>具體問題的意見規定:“涉及國家秘密的公文，應當標明保密期限。”公文如需註明保密期限，應在密級與保密期限之間用★隔開，密級兩個字之間不能有空格，如“秘密★6個月”、“機密★1年”、“絕密★26年”。特殊情況下，保密期限為長期的，可以標註為“絕密★長期”。還有標準保密期限的豁免，比如“絕密”，就是按照密級的最長保密期限處理(絕密30年，秘密20年，秘密10年)。
(3)緊急程度
這是對公文送達時間的要求，分為“特急”、“急件”，電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“普通”。頂格標誌在版本右上角，1行，兩個字之間有1；如果需要同時標識秘密級別和緊急級別，則在1行中標記秘密級別，在2行中標記緊急級別。
公文的數量、密級、保密期限和緊急程度根據公文的需要確定。
(四)發證機關的識別
簽發機關的標識，也稱文件名稱，位於公文首頁的眉心中央，壹般用紅色套印，所以公文俗稱“紅頭文件”。
發證機關的標誌通常由發證機關的全稱或標準化簡稱加上“文件”字樣組成。例如，國務院文件和上海市政府文件主要用於發布方針、政策和重要工作部署，批準和轉發下級機關的重要通信，轉發上級機關的正式文件。用小標宋體，字體大小要醒目美觀，但應小於22mm×15mm。
還有另外三種方法來標記發證機構的標誌:
(1)只寫發證機關名稱(全稱或規範化簡稱)。如“國務院辦公廳”、“XX省政府”等。，主要用於通報重要事項、答復下級請求、發布任免通知等。
(2)發證機關名稱(全稱或標準化簡稱)加語種名稱。比如《中華人民共和國國務院令》、《國務院任免通知》等，主要是生活(法令)、任免通知、會議紀要等少數幾種語言。
(3)有壹些報告、請示，以及壹些事務性的公文和信件等。，括號內的文字可加在發證機關後面，如××商業局(請示)和××公司(函)。
聯合行文的，標識簽發機關時，主辦機關的名稱應在前面，“文件”字樣應放在簽發機關名稱的右側，自上而下排列在中間；聯合行文機關過多的，要保證公文首頁顯示正文。
(5)文件編號
文檔編號是文檔的特定代碼。聯名書寫時，只需註明主辦單位的文號。如果是“命令”文件，以指揮官任職期間發布的文件序號為文號。文號用3號仿宋標註在發文機關標識正下方，兩個空行紅色反線上方4mm。沒有發行人標識時，安排在中間；當有發行人標識時，左邊空格為單據號1，右邊空格為發行人1。由發證機關代字、年份、序號三個要素組成。如“國辦發[2006 54 38+0]5號”、“胡夫發[2002]654 38+0號”。
代辦處的代字應由代表代辦處名稱特點的字組成，盡量簡短，壹般不超過五個字。可以分為三個層次:第壹個層次是發文機關的代表字，即以什麽名義發文，“國辦”是指以“國務院辦公廳”的名義發文；第二個層次是部門代字。如果文檔是由簽發機關內的某個部門主辦的，可以在機關代字後面加上部門代字。比如“國家機關機密”是指文件由國務院辦公廳秘書處主辦；第三個層次是文檔類型或語言生成。比如“國辦發”就是國務院辦公廳的壹般性文件；“國營批準”指國務院辦公廳的批準；“國辦函”是指國務院辦公廳的函，以此類推。
年份要標全稱，不能簡寫，用阿拉伯數字寫，用六角括號括起來。
序號是按年份統壹編制的文件序號，用阿拉伯數字標識，前面不加“無”和“0”字樣。
(六)上述發行人
凡上報的公文，應標明批準、簽發文稿的機關負責人姓名，以示公文的具體負責人，即“簽發人”，這是公文生效並對其負責的標誌。新的《公文處理辦法》規定，在上述條文中註明簽發人、會簽人姓名，在“請示”的附註中註明聯系人姓名和電話。
“簽發人”二字仿宋體3號，後加全角冒號，名稱用3號斜體字，與文號並列排列在1右空格。
聯合發文時有多個簽發人的，在第壹行標註主辦單位簽發人的名稱，其他簽發人的名稱從第二行起按簽發機關的順序上下排列，同時將文件編號下移，使其與最後壹個簽發人的名稱在同壹行；紅色反線也同時下移，與帖子字號的距離保持4 mm。
簽發人姓名可以打印，也可以用鉛字打印，不需要親自簽字。
(7)紅線
在文件編號和簽發人下方4mm處打印壹條與版心寬度相同的紅色反線(即156mm)。
2、主要部分——反映公文的主要內容，位於首頁紅線下方，末頁主題詞(不含)上方。
(1)公文標題
標題為紅色反線下兩行，以2號小標宋體居中排列，可以是壹行也可以是多行；回歸時，詞的意義要完整(不要拆解雙音詞或固定詞組；行首不要放“得”字)，對稱排列，間距適當。如果標題行數太多，可以將標題上移1到2行，即減少其與紅色反線之間的空行或非空行，以保證正文出現在第壹頁。
標題應準確概括公文的主要內容，並標明語言。在標題中，除法律法規名稱和書名外，壹般不使用標點符號。頭銜有三種形式:
壹種是完全型。由發證機關、理由、語言三部分組成。例如，國務院關於出版的通知。
二是省略。有三種情況。壹種是省略簽發單位，壹般用於單位內部行文，如關於XX同誌任職的通知；二是省略原因，壹般用於內容單壹、文字短小、讓人壹目了然的文章，如《中華人民共和國主席令》；三是省略發文單位和理由，主要用於已發布的公文，如公告、通知等。
第三種是附加型。也就是在語言前加附加詞。比如《國務院關於轉發國家發展改革委關於制止電站無序建設意見的緊急通知》。
出版的正式文件還應在標題下加上括號，註明文件的通過形式和日期。可以稱之為“字幕”。
(2)主要送達機關。
主送機關是指公文的主受理機關，也稱接收機關或接收機關。應使用全稱或標準化簡稱，統稱。
主送機構在標題下留1行空，左側頂盒標有3號仿宋體，返回時仍為頂盒；最後壹個主要傳遞機制後面是壹個全角冒號。
發布的公文，如命令、通知、公告、會議通過的公文等，可以不標明主送機關。
主送機關的名稱可以用下列方式書寫:
①單名或專名。用來寫壹個特定的器官。跨地區、跨單位行文，以及以上行文的主送機關，應註明單位全稱，如“山東省人民政府”。規範的簡稱，如“省政府”、“市政府”，只能在本地區、本單位使用。
2合起來。用於發送到下壹級的多個器官。如“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委”，“中央直屬機構”，“人民團體”。
③規模遞減。用於多級寫法，如“市、區、縣人民政府”。
(4)調用或轉移。用來同時給兩個以上的機構寫信。如“黨中央、國務院”、“財政局、稅務局”、“市政府、省政府”。
(3)文檔文本
正文是公文主題的核心部分，壹般包括引言、正文和結語三個部分。具體寫法會用各種語言詳細說明。正文放在主送機關的下壹行，每個自然段留2個字，頂行靠後。數字和年份不能返回。壹般正文兩邊各排22行，每行28個字，選擇3號仿宋體為宜。
(4)附件說明
附件是用來說明正文的文件，應視為正文的組成部分，與主文具有同等效力。公文如有附件，應在正文後註明附件的序號和名稱。書寫方法是，正文結束後，在最下面壹行“留白”二字用3號仿宋標註，如“附件:×××××××”;當有兩個或兩個以上附件時，應以阿拉伯數字表示序號，如“附件:1。××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日×月×日
公文如有附件，壹般隨主文分頁打印，但主文後應註明附件的序號和名稱。附件應當與主文件裝訂在壹起，並在附件左上角第壹行上方標註“附件”字樣，有序號的還應當標註序號。文中所有上報、下發、批準、轉發、轉發、公布的文件，無需在正文下方標註“附件”字樣。
附件按文件要求進行標記。
(5)書面日期
書面日期以負責人簽發的日期為準；聯合行文以上壹機關負責人簽發的日期為準；會議通過的正式文件以通過日期為準；法律、法規的正式文件以批準日期為準；電報是以發送日期為準的。
寫的日期是仿照宋3，還有“○，壹，二，三……”是用小字寫的。
(6)密封
發證機關不在簽字處簽字，只蓋章。
印章是公文中表明簽發單位有效無誤的壹種憑證，中間加蓋年、月、日章。正式文件，除會議記錄和電報外，均應密封。聯合報送的公文，應當由主辦單位蓋章；聯合發文，應加蓋發文機關印章。沖壓方法如下:
壹、單個機關發文時，印章應適當蓋在成文日期上方，以免壓文，而是壓騎年蓋月，即要端正居中，成文日期壓4-7個字左右，印章應為紅色。會簽處不簽發文機關名稱，發文日期在版本右側空白處4個字；印章應距離文字2mm-4mm，並加蓋紅色印章。印章下弧無文字時，下弧按以下方式壓在書寫日期上；印章下弧有文字時，中線壓在中間的書寫日期上。
二、兩個印章合在壹起時，書寫日期要分開，左右各7個字，主辦單位的印章在前面，兩個印章都壓著書寫日期，互不相交，互不相切。兩個印章之間的距離不超過3 mm，具體的蓋章方法應該是壹樣的，就是要麽下壹套，要麽中壹套。印章下弧無文字時，下弧按以下方式壓在書寫日期上；印章下弧有文字時，中線壓在中間的書寫日期上。
第三，當聯合發文需要加蓋三個以上印章時，發文機關名稱(可用簡稱)應安排在發文日期與正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹兩個印章，都排在中間；密封件不相交或彼此相切；在最後壹排印章的底部，右邊的2字表示書寫時間。
(7)註意事項
附註是其他需要說明的事項，包括文件的閱印範圍有限，公文使用註意事項的說明，註明“請示”聯系人的姓名和電話，如能否登報轉載，如“本文件送縣級”“本文件不可轉載”等。備註位於書寫時間和印章下方的壹行，留有兩個字空白，用括號括起來。註釋不應理解為對正式文件內容的解釋或評論。
附在手表文件上需要標註。
3.印章部分，即公文的尾部，位於公文最後壹頁的下部。
(1)關鍵字
主題詞是指能夠準確概括公文主題的名詞或名詞短語。現在正在實施的是國務院辦公廳秘書處局於2月20日編制的《國務院公文主題詞表》，1997，包含***15個地域詞、57個類別詞、1049個通用詞(參見文末附錄)。標註時，先標註公文的類別詞，再標註通用詞，再標註語種。三類的組合就是公文的主題詞。
《公文處理辦法》規定，主題詞應當按照上級機關的要求標註。“主題詞”用3號粗體字，在左上角的方框中，後面是全角冒號；詞目為宋體，3號副標題，詞目間1字，無標點符號。壹般有3-5個中心詞，位於版背線上。
(2)抄送
抄送是指公文除主送機關外，其他需要執行或者知曉的機關，使用全稱或者規範化簡稱。如果有公文副本，設置主題詞的下壹行；左虛詞1是用3號仿宋標記“抄”出來的，後面是全角冒號；返回時，應與冒號後的機構名稱對齊；在機構名稱之間使用逗號，並在最後壹個機構名稱後使用句號。抄送機關可以不是主送機關的上級機關，而是主送機關的上級機關的辦公室(廳)。可以是主送機關的平行機關，也可以是下級機關。
如果有很多機構送復印件，上級機關應該在最前面，下級機關和下級機關應該在最後。
當主送機關過多，無法在正文第壹頁顯示正文時，應將主送機關名稱移至主題詞之下、抄送之上，並在中間加壹反行，與抄送隔開。鑒定方法與抄送機關相同。
(3)發證機關和發證日期
簽發機關是指負責印制公文的主管部門，壹般為簽發單位的辦公廳(室)或文秘部門；簽發日期是指正式文件的印刷日期。簽發機關和日期位於抄送機關下(沒有抄送機關的直接在主題詞下)，占1行；用3號模仿宋體，簽發機關左空格1，日期右空格1，用阿拉伯數字標註，後加“簽發”二字。
公文如需復印，應在“印制機關及印制時間”下註明復印機關名稱及復印日期，方法同上，但應在復印日期後註明“復印”字樣。
(4)版本顛倒。
在板塊的每個元素下加壹條與板塊中心等寬的反線，稱為板塊反線。“版本”的所有要素必須放在公文最後壹頁最後壹行的上方。下壹頁的反線是35mm，但是字母是20 mm。
第二，黨的公文的格式
(壹)黨的公文的構成
《中國黨的機關公文處理條例》(以下簡稱《黨的公文處理條例》)第三章規定，黨的公文由字首、份數、密級、緊急程度、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、簽發機關簽名、行文日期、印章、簽發範圍和傳達方式、主題詞、抄送機關等組成。
(二)黨的公文與行政公文的異同。
與行政公文相比，黨的公文格式有以下區別:
(1)行政公文的“簽發機關標識”在黨的公文中稱為“前綴”。
(2)行政公文的簽署(簽章)只需標註“寫日期”和“印章”，當事人的公文還應標註簽發機關名稱。
(3)行政公文的“成文日期”用小寫漢字書寫；該黨的官方文件使用阿拉伯數字。
(4)黨的公文的“前綴”(即發文機關的標識)也不同於行政公文。
《黨的公文處理條例》第十條規定，黨的公文標題有以下四種:①中文* * * * *文件。用於各級黨委發布、傳達、貫徹黨的方針政策，作出重要工作部署，轉發上級文件，批準下級重要報告和請示。(2)制作方中國* * *委員會(* *)。用於各級黨委通知重要事項、任免幹部、答復下級機關請求、向上級機關請示報告等。語言類型用括號表示(下同)。(3)××××辦公室(室)文件，××××辦公室(室)(* *)。用於各級黨委辦公廳(室)傳達黨委指示，根據授權答復下級黨委指示。轉發上級文件，批準下級報告和指示，發布有關事項，向上級報告和請示。(4)部* * * *文件，部* * * * (*)。用於除辦公廳以外的黨委各部門發布職權範圍內的事項，向上級報告和請示。
(5)行政文件紅色反線為橫線，黨的文件紅色反線中間要加五星。
(6)行政公文只能使用A4紙；黨的公文可以是A4紙，也可以是16開紙。
至於字體大小，書寫格式，裝訂規定等。，它與國家行政機關的公文格式基本相同。詳見教材附錄1、附錄2、附錄3。