(1)檔案管理應納入法制化軌道。
利用相關法律法規和檔案規章制度保證人事檔案的正常利用，是中美人事檔案利用的共同特點。我們翻開中美兩國的檔案法規、檔案條例、檔案條例或檔案法，對檔案的利用都有專門的規定。這些規定和章程為利用者利用檔案提供了法律保障，使利用檔案的權利不受侵犯。
(2)註重檔案的利用價值。
人事檔案是國家機關和社會團體在人事管理活動中形成的反映個人社會經歷、品德、才幹、能力和業績的數據和信息的原始記錄。中美兩國各級政府、部門領導和檔案工作者充分認識到，人事檔案是現代社會人力資源管理的重要工具，在促進人才合理流動、實現人才優化配置方面可以發揮重要作用。利用人事檔案信息資源可以使機關工作正常運轉，社會秩序良性運行。
(3)檔案管理遵循保密原則。
人事檔案作為壹種信息資源，記錄了檔案主體的個人自然信息(姓名、性別、出生地、出生日期、家庭成員)、個人健康狀況、婚姻狀況、財產收入、職業經歷、獎勵、專業特長等方面，包括個人隱私。中美兩國在收集和使用人事檔案時，都規定必須尊重檔案主體的隱私，不得隨意泄露和擴散檔案主體的隱私信息。
2.中美人事檔案管理的差異:
(1)文件管理對象不同。
在美國，所有人事檔案只對自己或其授權的人開放，不對外公開。在某些州，未經人事檔案主體授權的人閱讀他人的人事檔案是違法的，執法人員也不例外。在為人事檔案利用提供服務的對象上，中國的人事檔案利用與美國形成了鮮明的對比。我國人事檔案的主體不能隨便查閱自己的檔案，但各級黨委和人事部門對這些檔案壹目了然。
(2)文件管理程序
美國使用人事檔案的不同程序主要包括以下三個步驟:第壹步，提交書面授權。如果用戶是文件主體本人，提交壹份有官方簽名和日期的申請信。如果使用者不是檔案主體本人，且檔案主體還健在，提交檔案主體授權的簽名函。如果檔案主體已經死亡，應提交死亡證明。如果檔案主體超過100歲，則不需要提交死亡證明。第二步:提交文檔中心確認文檔所需的信息，包括檔案員的全名、出生日期、社會安全號、機構名稱、任職時間和離職時間。第三步:列出要使用的文檔或信息，並說明使用目的。
我國人事檔案管理程序不同。對於負責管理本單位人事檔案的上級領導和部門領導，可免辦手續，而非上級領導或非組織人事部門領導則需辦理審批手續，並查閱登記。對於外地單位，必須是黨員中的幹部，必須憑工作證、考察介紹信、行政介紹信，在咨詢單位填寫查(借)用人事檔案審批表，征得領導同意後方可咨詢。
(3)檔案利用的實施方式不同。
利用互聯網查詢人事檔案信息是美國使用人事檔案的主要方式(如果想查詢更多私人的個人信息，可以咨詢相關的人事檔案)。壹方面，美國人事檔案的使用遵守《信息自由法》的規定，積極倡導保護主體的知情權，采取“依申請公開”的方式。只要是在法律允許的範圍內，人事檔案都必須向符合條件的用戶開放。另壹方面嚴格遵守隱私法的規定，人事檔案的提供和利用必須以尊重檔案主體的隱私為前提，堅決保護不能公開的內容。在我國，許多單位的人事檔案管理還處於手工管理階段，全國人事檔案網絡尚未形成。查閱或復制人事檔案信息，需要經過壹系列的審批程序，檔案管理員才能提供人事檔案原件為用戶服務，並且在整個使用過程中，檔案工作人員會根據用戶的需求提供相應的材料。