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某煙草公司采購流程案例研究
轉自:金誠物流網時間:2004年9月24日15:49
壹、行業背景
煙草行業作為壹個嗜好消費品行業，具有明顯的行業特殊性。為加強對這壹行業的管理，更好地為國民經濟發展服務，中國市政府決定改革煙草管理體制，在1981實行煙草專賣制度，並分別在1982+0和1984+0批準成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。並頒布了《中華人民共和國煙草專賣法》和《中華人民共和國煙草專賣法實施條例》。中國煙草行業實行統壹領導、垂直管理、壟斷經營的專賣管理體制。國家煙草專賣局(中國煙草總公司)主管全國煙草專賣工作，統壹管理和經營煙草行業的產、供、銷、人、財、內外貿易。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國各省、地、縣都有各級煙草專賣局和煙草公司。全系統從業人員50多萬人，從事煙草專賣行政管理、煙草種植技術指導與收購、煙葉復烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品加工、煙草機械及煙用輔料生產、卷煙批發、煙草行業對外貿易與合作等工作。
2.某省煙草公司簡介
壹個省級煙草公司和壹個省級煙草專賣局，隸屬於中國煙草總公司和國家煙草專賣局。它們是某省煙草行業的省級管理機構，具有煙草專賣市場的行政管理職能。同時作為企業，依法承擔煙草制品的收購、生產、調撥、銷售和行業管理，具有半行政(計劃)、半企業(市場)的特點。目前下轄地(州)煙草(支)公司、縣公司等獨立核算單位，還對省內煙廠進行行業管理和指導。此外，各級市縣還有近千家批發部門承擔卷煙的批發銷售(批發部門不作為獨立核算單位)。
三。案件背景
省級煙草公司營銷管理信息系統由省級煙草公司建立，由省級公司銷售處領導，省級公司信息中心實施，服務於各級煙草公司特別是省級煙草公司的管理和決策，面向全省商業環節。
本項目分為業務流程改進、營銷管理信息系統定制和實施等幾個階段。本文介紹了基於該營銷管理信息系統的業務流程改進中采購流程的改進。
四。當前采購業務流程及存在的問題
根據對各級煙草公司和相應批發部的調查報告，梳理出目前某省煙草行業的基本采購流程。采購流程圖如圖1所示，涵蓋省公司、分公司、縣公司。其中，大部分公司都是按照這個流程進行采購業務的，有的公司可能只是執行了大部分流程。下面介紹每個公司的基本采購流程。這裏的供應商分為省內外的卷煙廠、中轉站、煙草公司。壹個公司可以從省內外的煙廠、中轉站采購卷煙，同時也可以從省外的煙草公司采購卷煙。
4.1省外卷煙采購流程
1，簽約
某公司業務部門根據市場變化，結合歷史銷售業績和上級公司下達的購銷指標做出銷售預測，每年5月和10與國內主要供應商進行商務談判，形成購銷意向。然後某公司在壹年兩次的全國訂貨會上與供應商簽約。由於運輸中的壟斷檢驗，壹般需要根據每批貨的實際運輸能力簽訂若幹份合同，每份合同都明確了品牌、數量、價格、運輸方式。在整體購銷指標內，某公司可以與省外供應商協商後調整合同的執行，如延遲交貨時間、取消合同執行等。如需臨時或追加采購，某公司可在中國煙草交易中心批發市場交易，重新簽訂合同。
2.供應商通知交貨並開具發票。
省外供應商在交貨前與業務部門協商確定是否執行合同，壹般按合同執行，但也有不執行、更改合同、延期執行的情況。合同執行確定後，省外煙廠按合同安排發貨。同時，供應商開具銷售發票，提交給業務部門。
3.驗收和倉儲
貨物到達倉庫後，倉庫保管員根據與貨物的聯合驗收，填寫《卷煙入庫驗收單》壹式四份，其中第壹聯為存根，第二聯為業務部門，第三聯為財務，第四聯為統計。第三聯送財務部核算，第二聯送業務部，以便業務員根據庫存情況開展銷售業務。同時，庫管員在送貨單上簽字，交給送貨員。
4.申請付款
業務員從供應商處領取發票，核實後填寫付款申請單，業務主管簽字後將發票和付款申請單提交給財務部。另外，如果供應商要求發貨前付款，業務員會填寫預付款申請表，業務主管同意簽字後提交給財務部。
5.財務支付
財務部收到業務部門的付款申請單、采購發票、入庫驗收單，核實後付款，或根據預付款申請單審核付款。付款方式有兩種:匯票和托收承付。
4.2省內卷煙采購流程
省內購煙的業務流程和省外基本相同。只是省裏那兩次訂貨會上簽的不是合同，是計劃聯系書。計劃聯系書中對品牌沒有細化，只有采購總額明確。在總量不變的情況下，每月預定發貨的卷煙品牌和數量主要由省內供應商(中央直屬卷煙廠)決定。
4.3當前采購流程中的問題
由於煙草行業是半市場半計劃行業，業務流程不規範，管理有待加強。目前采購過程中存在的主要問題總結如下。
1.有壹種代表簽字的情況:
有些縣級公司沒有權限和省外的壹些煙草公司簽約，所以由上級分公司代簽。
2.縣級公司或分公司向上級公司購買卷煙:
由於市場狀況良好，壹個縣級公司可能會出現某些品牌的短缺。這時候可以向其上級分公司要貨，分公司同意就成交，但是沒有正式的進貨合同。分公司也向省公司要煙，但是沒有正式的進貨合同。這會給以後的營銷信息系統輸入采購訂單帶來麻煩。
3.從省外煙草公司購買香煙:
省級公司或分公司可以從省外煙草公司購買卷煙，但必須在全國煙草交易中心簽訂合同，這必然會增加公司的費用。
4.目前采購過程中存在壹些違規行為，沒有按照上級公司的規定執行。比如從同行公司購買。
5.文件不統壹，不利於以後統計和這個營銷體系的實施。比如倉單，有的地方叫入庫單，有的地方叫商品入庫單。建議這些內部文件在名稱、格式、聯合編號等方面進行規範。
6.缺乏明確的采購訂單，采購合同的嚴肅性差。
7.對當地煙廠缺乏管理，對禁區銷售執法不嚴，以至於壹些公司從來不允許當地煙廠購買香煙。
8.計劃聯系書中沒有明確的品牌和對應的數量，只控制總量，給采購工作帶來很大的不確定性。同時也給未來營銷系統中采購訂單的錄入帶來困難。
9.卷煙廠中轉站向市縣開具的隨附單據不是發票的隨附單據，給財務核算和處理帶來麻煩。
動詞 （verb的縮寫）采購流程的改進
本文以某省煙草公司現有流程為基礎，結合IT技術的最新發展，提出了壹個改進的采購流程。出發點是依靠信息技術最大限度地享受信息。改進後的流程圖如圖2所示。
5.1基本流程
1，供應商管理
收集和整理有關當前市場的信息，了解市場上供應商的信息，如規模、實力、市場份額、產品品種、價格(進價和售價)、付款條件、供貨能力等。，並篩選出候選供應商以便進壹步聯系。如果供應商已經實現了網上信息發布或電子商務，業務員會根據系統中存儲的供應商主頁地址登錄供應商主頁，獲取最新信息。
2.查詢和交易
有了候選供應商後，業務員輸入必要的信息，如采購數量、品種、批次等。，系統自動生成查詢表單。業務員通過傳真或電子郵件將詢價單發送給供應商，了解其供貨意向，進行業務交易。
3.采購計劃管理
詢價結果經過處理後，可以由系統自動生成，也可以手工錄入生成采購計劃。采購計劃通過工作流傳遞給同級公司主管進行初審，匯總後上報上級公司進行平衡。然後根據上級公司確定的總量指標調整確定采購計劃。
4.簽合同
業務員根據批準的采購計劃，每年兩次在全國訂貨會或省級接口會上與供應商簽訂合同或計劃接口(為簡單起見，本文將合同和計劃接口統稱為合同)。對於省外的進貨業務，由於運輸中的壟斷檢驗問題，壹般需要根據每批的運輸能力簽訂多份明確了解品牌、數量、運輸方式等信息的合同；省內采購業務，合同只規定了總額，需要供應商進壹步分解。但省內外采購數量之和不能超過采購計劃指標。該步驟在系統外執行。
5.合同管理
對於省外的采購業務，業務員在簽訂合同後，會直接將壹份或多份合同輸入系統；對於省內的采購業務，需要根據供應商分解的計劃安排表，作為合同錄入系統。然後系統自動匯總所有合同的總金額，判斷是否超過采購計劃指標。如果超出系統，提示或禁止進壹步處理。在合同管理中，可以更新、暫停和終止合同。比如，貨物入庫後，系統會根據承兌回單上的實際金額(應收金額-差異金額)自動減去合同數量和金額。
6.生成采購訂單
供應商在發貨前通知業務員發貨計劃，如果業務員同意執行，系統會根據合同自動生成采購訂單。對於某些采購業務，可以通過手工輸入采購訂單來啟動采購流程。
7.查看並確認訂單
采購訂單審批確認後，自動生成入庫通知和電子發票。其中，入庫通知單和電子發票存儲在中心數據庫中，以便倉庫調用入庫通知單，財務部門調用電子發票。
8.匹配發票
業務員收到供應商的實物發票後，會將發票的票號填入系統生成的電子發票的相關字段。
9、倉庫驗收入庫
庫管員根據供應商發貨關聯的合同號(或訂單號)從系統中調入相應的入庫通知，系統根據入庫通知審核後自動生成(或手工錄入)壹張驗收單。如果收到的數量與貨物鏈接的數量之間存在差異，倉庫管理部門和業務部門可以確定原因。如果是供應商的責任，可以在驗收單上的“差額”欄反映，同時根據實收金額減少合同數量和金額，供應商下次補發或做其他處理。如果是承運人的責任，就以零售的方式賣給對方，對方承擔損失，同時按應收金額核減合同數量和金額。如果沒有相應的入庫通知，庫管員應聯系業務部門明確該批貨物的處理意見。
10，財務要做相應處理。
財務部門可以根據系統中的合同號調出相應的驗收收據和電子發票，結合供應商的實物發票進行財務處理。比如根據電子發票的票號字段，判斷是做正常財務處理(有票號信息)還是做暫估處理(沒有票號信息)。然後經主管批準後向供應商付款。
不及物動詞采購流程改進總結
從上述采購流程和改進後的采購流程可以看出目前煙草企業的特殊性，出現的問題不是壹兩家煙草公司能夠解決的。作為煙草行業本身，國家需要調整煙草行業的運營模式和相應的政策法規。我們提出的方案是在原有管理體系下的改進方案。
1.在改進的方案中，增加了電子商務的壹些模式，如業務員根據系統中存儲的供應商主頁地址登錄供應商主頁，獲取最新信息。
2.在供應商管理模塊中，業務員可以全面掌握供應商信息和交易記錄。
3.合同管理模塊對合同進行有效管理，比如用收據減少合同數量。
4.增加入庫通知和電子發票。庫管員通過入庫通知單、隨附貨物、實際到貨情況填寫入庫驗收單。入庫驗收單包含合同信息和采購訂單信息，電子發票與供應商的實體發票關聯。關聯後，電子發票還包含合同信息和采購訂單信息，方便財務處理。
5.我們建議加強計劃聯系書的嚴肅性，煙廠中轉站應及時將分解後的發貨計劃通知煙草公司，以便煙草公司的采購過程順利進行。
6.通過使用該營銷系統，規範了文檔的名稱和格式，便於管理。
7.業務人員可以及時查詢庫存情況，進行合理的采購安排和銷售業務。
在研究壹個項目的解決方案時，壹定要把壹個行業的最佳實踐和企業的實際情況結合起來，制定出壹個可行的方案，這樣才能保證未來項目的順利進行，真正提高企業的效率，這才是解決方案的真正意義。