文獻檔案是社會發展的主要記錄載體，自古以來人們就十分重視檔案工作。隨著社會的不斷發展，文件檔案的管理方式也在不斷改進，這也意味著文件檔案的管理也在不斷細分。因此，在文件檔案管理中，有必要對文件進行嚴格的分類，以提高文件檔案的效率。闡述了文件檔案工作中最常見的三種分類方法，主要分為年度分類、機構分類和問題分類。
關鍵詞:文檔文件；分類方法；年度分類；組織；問題分類
文件檔案記錄了社會發展中各種現實事物的全過程，通過客觀的歷史記載來衡量某壹時期領導者的供給，也是反映某壹時期基層單位和部門建設、科技成果發展的主要尺度。隨著社會的發展，人們對文件和檔案的認識日益提高。文件和檔案的分類是檔案整體工作的基本出發點和根本目的。是充分考慮和保持文件在其歷史關系中的各種矛盾的過程中，利用相應的便利實現檔案管理的效率。在文書檔案工作中，分類就是根據不同的形成機關等形式和因素將文書分開，避免不同機關的文書混淆，造成檔案管理的混亂。
1年度分類
即按照文件形成和處理的年份，將整個宗族中的所有文件、檔案逐步按照時間進行區分，並通過形成的年份逐壹整理。采用年度分類法時，要求按文件的確切日期對文件檔案進行匯總，並註明其形成的做法。這是保證分類質量和效率的關鍵，也是當前實際工作中合理改進檔案分類的有效措施。在分類過程中，我們需要註意幾個方面:
第壹，在實際社會活動中，不僅有壹般的公歷年，還有壹些特殊的行業和部門根據工作性質和特點的需要，采用過去的農歷法編制檔案，造成檔案在分類上容易混淆的問題。所以這種情況需要在分類的過程中嚴格分析，避免文檔分類的混亂。
第二，有些文件有幾個日期，如起草日期、簽署日期、批準日期、會議通過日期、印發日期、收文日期等。有時這些日期不屬於同壹年。在這種情況下，需要根據文件的具體情況，確定壹個最能說明文件時間特征的日期。通常的做法是:內部文件和壹般文件以文件的撰寫日期為準；文件的接收以接收日期為準；法律、法令、法規和其他規範性文件的依據是批準日期或者頒布生效日期；指示、命令等強制性文件以文件簽署日期為準，即簽署日期；計劃、總結、預算、決算、統計報表等。基於內容所針對的時間限制；特殊文件、信件等。跨年度處理的可以放在關系最密切的年度，也可以放在最後結算的年度。
期刊文章的分類查詢都在期刊庫中。第三，有些單據沒有標註或者因故找不到日期。因此，應根據文件的具體情況，采取適當的方法，核實和確定文件的準確或大致日期，並對其進行適當的分類。在文檔檔案管理中，對分類的要求日益提高。在文件檔案管理中，壹般將每份文件視為壹件，將文件正本和定稿視為壹件，將正文和附件視為壹件，將組成部分和副本視為壹件，文件轉發和轉發。
第四，在年度分類過程中，壹般是結合實際特點對壹個文件進行排序，排序的依據是撰寫、簽發、批準、實行、公布的時間等。但在目前的分類管理中，壹般采用文件的簽發時間。以發文時間判斷文件年份是目前匯總各單位、企業的主要方法，也是根據新方法取消其內容的主要手段。
2組織分類
它是根據文檔處理階段形成和處理文檔的組織者來分類的。它以備案單位的內部組織為標準，根據不同的組織設置類別。
采用組織分類方法應滿足壹定條件:壹是備案單位每年設立的內部組織應基本穩定。內部組織經常調整變化的備案單位，所以這種方法不適合。二是備案單位設立的內設機構應能體現本單位的職能分工，各機構有相對穩定的基本任務或職責，其工作活動的內容和流程應與機構承擔的相關職能相壹致。第三，備案單位的文件在形成和承接文件時要有各種機構的標識，如收文、發文號等。
機構分類的類別設置壹般以備案單位中的壹級機構為準，必要時也可分為二級機構。通常，壹個組織有壹個類別。如果壹個單位的組織機構包括辦公室、人事部、會計部、組織部、宣傳部等。，檔案可分為辦公室類、人事類、財會類、組織部類、宣傳部類等。壹般各類的排列順序都是按照習俗或公文的規定，領導機構和綜合機構排在第壹位。
3問題分類
就是根據文件內容所反映的問題或“原因”將文件檔案分為各種類別。它以文檔內容為標準，根據文檔涉及的問題(原因)進行分類。比如壹個全宗族中的檔案可以按照人員、策劃、生產、銷售進行分類，銷售類的檔案可以進壹步按照廣告、推廣、運輸、售後進行分類。這種分類方法要求對問題的概括要準確、清晰，同壹層次的各個類別要相互排斥，按照文件的主要內容進行分類。所以相對來說，這種分類方式對檔案工作者的專業水平要求較高。
為了保證每壹份文件都能正確分類，在使用問題分類法時應註意以下幾點:壹是在設置分類體系和類別時，應認真研究歸檔單位的職權範圍和任務，根據具體情況對文件進行分類；第二，分類層次和類別不能太零碎，否則人們容易在理解上出現錯誤；第三，要正確運用邏輯原理設置範疇；第四，要設置壹個綜合類，容納壹些綜合類的文獻和數量太少的文獻；第五，如果壹份文件同時涉及幾個問題，要研究確認主要問題，將文件歸入相應的類別。
在實際工作中，由於整個宗族文件檔案構成的復雜性，很少只采用壹種分類方法對文件檔案進行分類，通常采用兩種或兩種以上的分類方法相結合。各單位最常用的分類方法主要有:年-組織分類法、年-問題分類法、年-組織-儲存期分類法、儲存期-年-組織分類法。
文件和檔案管理中的失誤會影響其未來使用的正確性，其影響不容忽視。做好文件檔案管理工作，首先要從基礎工作入手。檔案的管理不僅僅是“管壹堆”，應該不斷完善原始檔案。在確保現有檔案工作無差錯的基礎上，要求檔案工作人員對原始檔案進行核對，防止前期檔案管理工作出現差錯，發現差錯時采取補救措施，最大限度地減少差錯造成的損失。這就需要檔案工作者全心全意地管理檔案工作，從基礎做起。
結論文件檔案的分類壹般是通過最低級的檔案逐步歸入高級檔案，這種方法是通過在應用過程中確定歸檔文件的順序來排列的。由於文件檔案的分類是壹個復雜的過程，需要結合科學技術不斷更新，以保證分類歸檔的完整性，為檔案工作的改進提供有力的依據，提高文件檔案的管理效率和工作質量。
[2]隋敏。淺談文件檔案的科學管理[J]。中國新技術新產品，2011。