建築工程文件歸檔整理規範
通則
1.0.1為加強建設項目文件的歸檔整理，統壹建設項目檔案的驗收標準，建立完整準確的項目檔案，特制定本規範。
1.0.2本規範適用於建設項目文件的歸檔整理和建設項目檔案的驗收。專業工程按相關規定執行。
1.0.3建設項目文件的歸檔和整理除應符合本規範外，還應符合現行的相關標準。
學期
2.0.1建設項目
批準按照總體設計、經濟上統壹核算、行政上獨立組織形式、統壹管理進行建設。它由壹個或幾個內部相關的項目組成。
2.0.2單位工程(單項工程)
具有獨立設計文件，建成後能獨立發揮生產能力或工程效益，構成建設項目組成部分的項目。
子項目
在單位工程中，可以獨立組織施工。
施工項目文件
工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備文件、監理文件、施工文件、竣工圖紙、竣工驗收文件等，也可簡稱為工程文件。
2.0.5工程準備階段文件(建設項目階段文件)
項目開工前，立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等項目準備階段形成的文件。
2.0.6監理文件(項目管理文件)
監理單位在工程設計和施工監理過程中形成的文件材料。
2.0.7施工文件(施工文件)
建設單位在項目建設過程中形成的文件材料。
竣工圖
工程竣工驗收後真實反映建築工程施工成果的圖紙。
2.0.9竣工驗收文件(移交文件)
建設工程竣工驗收活動中形成的文件材料。
2.0.10建築工程檔案
在工程建設活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可稱為工程檔案。
2.0.11文件
由幾個相關文件組成的文件存儲單元。
2.0.12歸檔
按照壹定的原則和方法，把有保存價值的文件整理成冊，也叫組卷。
2.0.13存檔(放入記錄)
文件形成單位完成工作任務後，對形成的文件進行整理歸檔，然後按規定向檔案管理機構移交。
基本規則
3.0.1建設、勘察、設計、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節及相關人員的職責範圍。
3.0.2在工程文件和檔案的整理、歸檔、驗收和移交中，建設單位應履行以下職責:
1在進行工程招標，與勘察、設計、施工、監理單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的份數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；
2收集、整理項目準備階段和竣工驗收階段形成的文件材料，並歸檔；
負責組織、監督、檢查勘察、設計、施工、監理單位工程文件的形成、積累和歸檔；也可以委托監理單位對工程文件的形成、積累和歸檔進行監督檢查；
4.收集、匯總勘察、設計、施工、監理單位歸檔的工程檔案；
5 .在組織工程竣工驗收前，應當提請當地城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收批準文件的，不得組織工程竣工驗收；
6對納入城建檔案館(室)接收範圍的工程，在工程竣工驗收後3個月內，向當地城建檔案館(室)移交壹套符合要求的工程。
3.0.3勘察、設計、施工、監理等單位應將本單位形成的工程文件歸檔並移交給建設單位。
3.0.4建設工程實行總承包的，總包單位負責收集、匯總分包單位形成的工程檔案，並及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理歸檔後及時移交給總包單位。建設工程由幾個單位承包的，各承包單位應負責所承包工程的工程文件的收集、整理和歸檔，並及時向建設單位移交。
3.0.5城建檔案管理機構應對工程文件的歸檔進行監督、檢查和指導。工程竣工驗收前，應當對工程檔案進行預驗收，驗收合格後出具工程檔案驗收文件。
歸檔要求
4.1工程文件歸檔範圍
4.1.65438+
4.1.2工程文件的具體歸檔範圍應符合本規範附錄A的要求。
4.2歸檔文件的質量要求
4.2.1歸檔的工程文件應為原件。
4.2.2工程文件的內容和深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理的技術規範、標準和規程。
4.2.3工程文件的內容必須真實準確，符合工程實際。
4.2.4工程文件應使用耐用材料書寫，如碳素墨水、藍黑色墨水，不得使用易褪色材料書寫，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆復寫紙、鉛筆等。
4.2.5工程文件應字跡清楚，圖紙清晰，圖表工整，簽字蓋章手續齊全。
4.2.6工程文件中文字材料的格式尺寸規格應為A4幅面(297mmX210nmm)。圖紙應采用國家標準頁。
4.2.7工程文件用紙應具有高韌性和耐久性，能長期保存。圖紙壹般是藍圖，竣工圖應該是新的藍圖。計算機圖形必須清晰，不得使用計算機圖形的副本。
4.2.8所有竣工圖應加蓋竣工圖章。
1竣工圖章的基本內容應包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。
2竣工圖章示例如下:
竣工圖章
3完成後的郵票尺寸為:50毫米x 80毫米..
竣工圖章應由不褪色的紅色印泥制成，並覆蓋在圖標欄上方的空白區域。
4.2.9使用施工圖繪制竣工圖時，必須標明變更和修改的依據；施工圖在結構、工藝、布局等方面有重大變更，或變更部分超過圖紙的1/3時，應重繪竣工圖。
4.2.10不同格式的工程圖應按照《技術圖樣復制折疊方法》(GB/GB/1089)折疊成A4格式(297mm×210mm)，並露出圖標欄。
垂直體積
5.1申報原則和方法
5.1.1歸檔應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便於檔案的保管和利用。
5，1.2建設項目由多個單位工程組成時，項目文件應按單位工程分組。
體積5.1.3可采用以下方法:
1工程文件按施工程序可分為五部分:工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件；
2項目準備階段的文件可按建設程序、專業、形成單位進行分組；
3監理文件可按單位工程、分部工程、專業和階段分組；
4施工文件可按單位工程、分部工程、專業和階段分組；
5竣工圖可按單位工程和專業分組；
6.竣工驗收文件按單位工程和專業分組。
5.1.4歸檔過程中應遵循以下要求:
1檔不宜過厚，壹般不超過40 mm。
案卷中不應有重復的文件；壹般情況下，不同載體的文件應單獨分組。
5.2卷內文件的排列
5.2.1書面材料按項目和專業順序排列。同壹事項的請求和答復，同壹文件的印本和定稿，主文和附件不能分開，並按答復在前、請求在後、印本在前、定稿在後、主文在前、附件在後的順序排列。
5.2.2圖紙應按專業排列，同壹專業的圖紙應按圖號順序排列。
5.2.3有文字資料和圖紙兩種文件，文字資料在前，圖紙在後。
5.3文件的編目
5.3.1文件在匯編卷中的頁碼應符合下列要求:
1卷內的文件按照有文字內容的頁碼進行編號。每卷都單獨編號，
頁碼以“1”開頭。
2頁碼書寫位置:單面書寫的文檔在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊的圖都在右下角。
3 .成套圖紙或印刷的科技文獻資料，形成壹個卷的，原目錄可以替換卷內目錄，無需重寫頁碼。
4案卷封面、卷內目錄、卷內參考表不寫頁碼。
5.3.2卷內目錄的編制應符合下列要求:
1卷中的目錄樣式應符合本規範附錄B的要求。
2序號:以壹份文件為單位，從1依次用阿拉伯數字標記。
3.負責人:直接形成文件的單位和個人。有多個責任人時，選擇兩個主要責任人，其他用“等”代替。。
4文件號:填寫工程文件的原文件號或圖號。
文件標題:填寫文件標題的全稱。
6日期:單據填寫的日期。
頁碼:填寫卷內文件的起始頁碼。填寫最後壹份文件的起止頁碼。
8卷內目錄排列在卷內文件第壹頁之前。
5.3.3卷內參考表的編制應符合下列要求:
1卷中參考表的樣式應符合本規範附錄C的要求。
2卷參考表主要註明卷內文件總頁數、各種文件頁數(照片數)、歸檔單位對案卷的說明。
三卷中的參考表格排列在卷內文件的最後壹頁之後。
5.3.4案卷封面的編制應符合下列要求:
1案卷的封面印在卷箱和文件夾的正面，也可以是內封面的形式。案卷封面的樣式應符合附錄D的要求..
2 .案卷封面的內容應包括:案卷號、案卷代碼、案卷標題、編制單位、起止日期、分類、保管期限、卷號、卷號。
3 .檔案號應由分類號、項目號和檔案號組成。檔案編號由檔案保管單位填寫。
4 .檔案編碼應填寫國家規定的檔案編號。檔案的代碼由檔案館填寫。
案卷的標題應當簡明準確地揭示卷內案卷的內容。案卷標題應包括項目名稱、專業名稱和卷內文件內容。
6 .編檔單位應在案卷中填寫案卷的形成單位或主要負責人。
起止日期:應填寫案卷中所有文件的起止日期。
8儲存期分為永久期、長期期和短期期。各種文件的保存期限見附錄a。
永久性意味著工程文件需要永久保存。
長期是指項目檔案的保存期限等於項目的使用壽命。
短期是指工程檔案的保存期限少於20年。
對於同壹文件中保存期限不同的文件，文件的保存期限應較長。
9級秘密分為絕密、機密、秘密三類。同壹文件中具有不同安全級別的文檔應歸類為高密度文件。
5.3.5卷內目錄、參考表和案卷的封面應采用70g以上的白色書寫紙，格式為A4。
5.4案卷裝訂
5.4.1個文件可以綁定或解除綁定。書面材料必須裝訂。
既有文字材料又有圖紙的檔案應裝訂成冊。裝訂應采用繩子左側三孔的方法，整齊牢固，便於保管和使用。
5.4.2綁紮時必須除去金屬物體。
5.5卷盒、文件夾和文件背
5.5.1文件裝具壹般采用卷盒和卷夾兩種形式。
1繞線輪箱外形尺寸為310mmx220mm，厚度分別為20、30、40、50mm。
2夾具的外形尺寸為310mmX220mm，厚度壹般為20 ~ 30 mm..
3.卷盒和夾子應由無酸紙制成。5.5.2案卷背面的內容包括案卷號和案卷標題。樣式應符合附錄e。
存檔
6.0.1歸檔應符合以下要求:
1歸檔文件必須完整、準確、系統，能夠反映工程建設活動的全過程。文件資料的歸檔範圍見附表a。文件和資料的質量符合4.2的要求。
歸檔的文件必須分類整理，符合要求的應組成卷宗。
6.0.2歸檔時間應符合下列要求:
1根據建設程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收後進行。
勘察設計單位完成任務後，施工、監理單位應當在工程竣工驗收前，將其形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。
6.0.3勘察、設計、施工單位收集整理工程文件後，建設單位和監理單位應根據城建檔案管理機構的要求，對檔案的完整性、準確性、系統性和質量進行審查。經審查合格後，應當移交給建設單位。
6.0.4工程檔案壹般不少於兩套，壹套由建設單位保存，另壹套(原件)移交當地城建檔案館(室)。
6.0.5勘察、設計、施工、監理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字蓋章後方可進行移交。
6.0.6所有設計、施工、監理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規定和本規範附錄A的要求分別歸檔。
驗收移交
7.0.1列入城建檔案館(室)接收範圍的工程，建設單位應當在組織工程竣工驗收前，向城建檔案管理機構提交工程檔案預驗收。未取得城建檔案管理機構出具的驗收文件，建設單位不得組織工程竣工驗收。
7.0.2城建檔案管理部門在工程檔案預驗收時應重點檢查以下內容:
1項目檔案齊全、系統、完整；
2.工程檔案的內容真實、準確地反映了工程建設活動和工程的實際情況；
3.工程檔案已經歸檔，歸檔符合本規範的規定；
4.竣工圖的繪制方法、圖式、規格符合專業技術要求，圖紙整潔，有竣工圖章；
文件的形成和來源符合實際，需要單位或個人簽字的文件簽字手續完備；
文件的材料、格式、書寫、繪圖、著墨和裝裱符合要求。
7.0.3列入城建檔案館(室)接收範圍的工程，建設單位必須在工程竣工驗收後3個月內向城建檔案館(室)移交壹套符合要求的工程檔案。
7.0.4停建或緩建工程檔案由建設單位臨時保管。
7.0.5對於改建、擴建和維修工程，建設單位應組織設計和施工單位如實修改、補充和完善原工程檔案。對變更部分，應在工程竣工驗收後3個月內重新編制工程檔案並移交城建檔案館(室)。
7.0.6建設單位向城建檔案館(室)移交工程檔案時，應辦理移交手續，填寫移交目錄，經雙方簽字蓋章後移交。
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