壹是夯實基礎，嚴謹規範地做好文件登記工作。
公文處理要堅持集中統壹管理的原則，要求文書人員嚴格控制收文，做好文件的簽收登記工作。無論是下發的文件、通知，還是同行單位發來的信件，還是下屬提交的請示、報告，都要指定專人統壹收集、運行、管理，便於規範管理和查閱。在壹些單位或部門，有不確定的人簽收文件。對於每天來自四面八方的文件，辦公室幾個工作人員都可以打開看，會導致文件丟失或收不到。所以正確的做法是指定專人，及時登記。文書人員核對無誤後，要迅速簽收，然後詳細登記。目前多采用電子表格(excel表格)進行登記，準確填寫簽字蓋章、序號、公文處理表，送部門領導審批。
第二，嚴格細致，自始至終做好檔案保管和歸檔工作。
公文完成後，文書人員要將這些文件有序存放，壹些重要的文件也可以分類存放。比如涉及單位改制、單位名稱變更、領導職務任免的，可以單獨存放，方便查找；還有壹些文件將來會存檔，利用率很高。它們也可以被復制或掃描成電子版本並儲存在計算機中以備將來參考。年終根據文件材料立卷歸檔的有關規定，及時整理，定期向檔案部門移交。歸檔是文件處理的最後壹個環節。文書人員要站在對歷史負責的高度，做好每壹份文件的歸檔工作。
三、嚴格遵守保密制度，切實做好文件資料的安全_ _
在公文運作中，經常涉及壹些涉密事項，文書人員應嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密公文的各方面工作。嚴格按照文件本身的保密要求和閱讀範圍行事，在操作和處理過程中妥善保管。文員是機密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻註意和檢查自己的言行，處理好、保護好每壹份機密文件，確保安全保密。
四、把握領導批示，科學有效地傳閱文件。
為了便於領導更好地下達指示，文書人員要根據實際情況做好文件的分類堆放工作。就是把傳達的內容按照壹定的類別和內容放在壹起，呈現給領導閱批。壹般把最重要的文件放在上面，等等。那麽哪些文件最重要呢？標準是什麽？
這就需要文書人員先閱讀文件內容，把那些與單位直接相關的文件放在最上面，而那些不相關的文件放在最後。在辦理過程中，要準確理解領導批示，批示涉及的領導和部門要逐壹傳閱到位，不得簡化傳閱程序或隨意擴大傳閱範圍。對於審批類公文，嚴格按照程序辦理，對於請示類公文，按照領導職務由低到高的順序報送，確保上級領導全面掌握其他相關領導同誌的意見和態度，便於決策；應按照領導職務由高到低的順序提交報告，以確保級別較高的領導第壹時間了解情況。沒有特殊原因，不越位流通，不能隨意顛倒單據流向。在公文流轉過程中，要隨時做好公文流轉登記，明確領導批示內容、辦理程度等。，並保證每份文件的處理都有明確的運行軌跡，便於領導在文件操作過程中隨時翻閱。
五、註重時效性，靈活多樣地做好公文的催辦工作。
在公文的傳遞和處理過程中，有明確而嚴格的時效性要求。“及時”是保證公文處理及時性的基本前提。公文流轉時，要按時辦理，不積壓、不拖延、不拖延，這是對公文處理及時性的最基本要求。辦公室工作處於組織領導的地位。從某種意義上說，時效性的強弱直接影響和決定了整個單位的工作效率。文員壹定要有很強的時間觀念，各方面盡可能簡化，讓文件流程簡單，管理科學操作簡單，最大限度提高文件管理的效率。收發文件時，如領導不在辦公室，文書人員應根據文件承辦的輕重緩急，電話通知分管文件的領導，並提前將文件抄送承辦部門提前承辦，以免耽誤工作；如果領導忙於其他事務，忘記審閱文件，文書人員應及時、委婉地提醒。
對於需要提醒的文件，文書人員應在文件轉送後跟蹤文件的執行情況。他們可以采取靈活多樣的形式，主動聯系對方。而不是把領導批示的文件送到具體承辦部門就萬事大吉，不管有沒有問。而是要定期檢查自己辦的文件，跟蹤督促落實，防止文件壓錯、漏發，確保承辦部門在規定時限內落實承辦事項。可以通過發送提醒或打電話詢問問題的形式進行提醒。對於緊急、重要的文件，可以指定專人跟蹤催辦，做到事事有結果、件件有回音。文件辦結後，應及時註明執行單位、執行時間和執行結果，並對辦理情況進行整理，反饋領導和分管領導閱看。重要文件，視具體情況，應隨時反饋。因此，文書人員必須強化時間觀念、效率觀念和程序觀念。壹旦超過時限，他們可能會錯失良機，耽誤工作，造成損失。
總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷探索，多總結，多鍛煉，勤腿、勤手、勤腦，有強烈的責任心和事業心，任何壹點武斷，任何壹點主觀、粗心，都可能造成失誤，甚至給企業造成重大損失。公文處理水平的高低，既是對文書人員素質和能力的考驗，也是公文處理水平提高的具體體現。只有公文處理水平提高了，才能真正達到“以文助政”的作用。