壹封信的主題是寫信的目的。妳必須讓讀者清楚地知道妳想表達什麽，目的是什麽。如果妳的信混淆了讀者，讓他們不知道妳想說什麽，那麽這樣的信是不合格的。大多數信件在某些地方往往會走向這兩個極端，但遵循以下建議可以讓妳的信件走上成功之路。
澄清妳和妳的客戶之間的關系。盡快讓別人知道妳的客戶是誰是很重要的，也會帶來意想不到的效果。首先，它會告訴讀者妳的委托人有律師。事實上，大多數客戶都希望全世界的人都知道他們有律師，所以這會讓妳的客戶感到高興和自豪。其次，也讓讀者知道妳不是他的律師。如果妳不這麽做，那些實際上和妳沒有代理關系，卻認為和妳有代理關系的人就會起訴妳，所以這樣做也會讓那些不負責任的發送者感到壹點輕松。
理清妳和客戶之間的關系真的很重要。《佛羅裏達律師條例》專業行為規則第4-4.3節還規定:
律師在處理其代理的委托人與無代理人的當事人之間的事務時，不得聲稱或者暗示其處理是公正的
因此，妳應該寫“我代表_ _ _ _”在信的第壹部分。從現在開始妳每寫壹封信，都要重新確認妳所代表的客戶，稱之為“我的客戶”。
陳述這封信的要旨。為什麽讀者要自己猜？妳應該直接告訴我妳為什麽要寫這封信。下面是這種表達的壹些例子:
“本文旨在_ _ _ _ _。”
“本文通知您_ _ _ _ _。”
“我的客戶指示我_ _ _”
“這篇文章證實了_ _ _ _ _ _ _ _。”
“這篇文章確認了我們今天在電話裏交流的內容是_ _ _ _”
如果信中有附件，先列出來。附件清單應該放在信的開頭，這樣不僅可以方便妳的工作人員收集這些附件，還可以讓讀者確認是否都收到了。另外，這樣壹來，讀者就不需要在信的全文中尋找附件了，尤其是信太長的時候，更加方便。
為了避免以後關於附件的爭議，這些附呈的附件需要詳細說明。至少要列出這些附件的名稱和時間。如果附件已經註冊並存檔，還應列出存檔記錄信息。另外，無論附件文件是原件還是復印件，都要寫明。有關詳細信息，請參考以下示例:
“以下附件來自您於_ _年_ _月_ _日的交易，在此期間，您從位於佛羅裏達州彼得斯堡大道_ _的_ _處購買了壹套房屋:
《房產擔保合同》於年月日訂立，並於年月日在佛羅裏達州* * * *縣公開檔案首頁(原件)登記備案。
產權保險單，由_ _ _ _ _ _於_ _ _ _ _ _ _簽發，單號為_ _(原件)。
住房和城鄉建設部於* * * *發布的1號授予聲明(原件)”
用壹些獨立的段落來概括這封信。信函的每壹段最好只表達壹個獨立的意思、意見、觀點或概念。每段最多只有四五個短句。如果壹個段落太長，應該分成幾個小段。段落應該按照邏輯順序組織。當然，不需要壹次全部寫完，可以邊思考邊寫。另外，盡量在壹段或者相鄰的幾段把相關概念解釋清楚。本文附錄中有幾個這樣的例子供參考。
給每壹段加壹個標題並加下劃線，就像給新聞筆記加壹個標題壹樣，不僅可以讓讀者方便地瀏覽信件全文並決定如何繼續閱讀和消化信件內容，還可以讓妳方便地在文件中找到信件內容並回憶起當時為什麽要寫它。
每段只能圍繞壹個中心來談。這個道理很簡單。妳應該在小學學過。按照這個道理，妳應該把重點放在妳在大綱裏已經整理好的概念或者思路上。
如果這封信是寄給客戶的，那麽在寫作過程中出現的壹些想法也應該寫下來。是的，在寫作的過程中，很多好的想法經常會浮現在妳的腦海中，比如:交易中可能出現的壹些阻礙，未來可能發生的壹些事情，過去已經發生的壹些事情，讓事情向好的方向發展的方法等等。雖然這些想法不是嚴格意義上的法律意見，但最好是用書信寫出來。《佛羅裏達律師條例職業行為規則》第4-2.1節也有此要求:
律師向委托人提供咨詢時，不僅要提供法律意見，還要根據委托人的實際情況考慮道德、經濟、社會和政治因素
如果信是發給非客戶的，不要做任何評論。這種信只需要達到提供信息和提出要求的目的。換句話說，不要給接受者任何法律建議。在《佛羅裏達律師條例》的專業行為規則的第4-2.1節的評註中說:
律師在代理委托人的過程中，不得向非委托人提出任何建議，但應當聘請律師的建議除外
陳述妳的想法和依據。無論是意見還是非意見，都要詳細說明基於事實的觀點，並給出相關意見和建議所依據的法律。對於意見來說，()公約是要詳細說明意見所依據的事實以及相關的成文法和判例法。為了避免以後產生誤解，每封信在提供意見或建議時都會提供相關依據。陳述假設事實或相應的適用法律，不僅可以讓讀者知道作者是如何得出這些正確結論的，還可以讓讀者在發現這些假設事實不正確後，通知作者改正。
給顧客的說明應該用粗體字。這樣做會讓客戶很容易理解妳的信，並遵循妳的建議。
在信的末尾加上壹段結尾。以下是壹些結尾段落的例子:
結束語:“總之，我建議妳……”
采取措施:“因此，請采取以下措施……”
要求:“所以，我的當事人要求妳立即停止並終止……”
總的結論:“如果妳有任何問題，請打電話給我。”
範:律師函
深圳_ _公司:
我是廣東蛇口律師事務所的黃華律師。受深圳南山區公司委托，我就貴公司拖欠貨款壹事致函律師如下:
經核實，從_ _ _ _ _起至_ _ _ _ _ _ _ _ _止
_ _交付貨物後，貴公司未按約定支付貨款。經_ _公司多次催收，貴公司仍未支付欠款。這壹事實可以通過訂購單、交貨單、報表和其他證據得到證實。
請在收到律師函後三日內向_ _公司支付_ _元人民幣。如有疑問，可直接聯系我們的律師或回復律師函/傳真。
如果逾期不支付催款，我司律師將開始通過法律途徑處理，貴司將承擔逾期利息及可能擴大的經濟責任。
請慎重考慮！
順珠
湯琪
廣東蛇口律師事務所
律師:黃華
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
範:律師函
收件人:* * * * *
受* * * * * * * * *有限公司的委托，本律師就妳在向妳的委托人的貸款中違約壹事向妳寫信如下:
根據客戶提供的信息，確認您於* * * * * * *年* * * * * * *月* *日加入客戶公司，擔任銷售部經理，負責該地區的銷售業務。為了更好地開發市場，妳與客戶於* * * * * * * * * * *年月日達成《借款合同》和《貸款購車及抵押合同》，妳向客戶借款人民幣* * * * * *(大寫:* * * * * *萬元)用於購車，並約定了借款本息。自* * * * *月起，您擅自停止還款，且* * * * * * *日為最終還款日，但截至目前，您尚未足額償還貸款本金、利息、滯納金及違約金。根據中國法律的有關規定和借款合同的約定，妳
據此，委托人授權本律師鄭重通知您，僅允許您在收到本律師函之日起十日內償還尚未償還的貸款本金* * * * *元、利息* * * * *元、滯納金* * * * *元、違約金* * * *元、及* * * *元。否則，我們的律師將根據授權采取進壹步的法律行動。屆時，妳將承擔嚴重的法律後果和個人名譽損失。
希望您慎重考慮，盡快履行還款義務，避免訴訟。
我寫信通知妳。